Onvrede over status digitalisering inkoopproces

Van een kostenbespaarder pur sang ontwikkelde de inkoper zich de afgelopen jaren steeds meer naar een strategische partner voor de business. De voortschrijdende digitalisering ligt daaraan ten grondslag. De inkoopdigitalisering laat echter te wensen over. Dat blijkt uit een nationaal onderzoek onder inkoopmanagers naar de status van inkoopdigitalisering binnen de top van ondernemend Nederland. Het onderzoek werd gedaan door Conclusr Research in opdracht van softwareleverancier SynerTrade.

De tijden dat inkopers vooral werden afgerekend op het bedingen van de laagste inkoopprijzen bij toeleveranciers, lijken volgens het rapport definitief voorbij. De afdeling Inkoop ontwikkelt zich momenteel tot een strategische partner voor de business. Inkopers houden zich volop bezig met het beheer van de juiste strategische leveranciers en het monitoren van bijbehorende verbeterplannen. Een toeleverancier die een gezonde winst maakt, zorgt immers voor meer garantie op de continuïteit van het eigen bedrijfsproces dan het uitsluitend sturen op de laagste inkoopprijs. Het terugdringen van proceskosten lijkt dan ook belangrijker dan het verlagen van de (nu al scherpe) inkooprijzen.

Als gevolg daarvan hecht het inkoopmanagement – mede onder druk van de directie – steeds meer waarde aan het verkrijgen van actuele en inzichtelijke managementrapportages, bijvoorbeeld voor meer inzicht in de kwaliteit van ingekochte producten en diensten, voorspellende analyses over toekomstige (aan)bestedingen, etc. Het rapport maakt echter duidelijk dat structuur én middelen ontbreken om adequaat te handelen op basis van nieuwe inzichten. Meten en handelen sluiten daardoor in veel gevallen niet op elkaar aan.

Onvrede over het digitale gereedschap

Het takenpakket van de Inkoopafdeling neemt doorgaans toe zonder dat er substantieel meer collega’s worden toegevoegd aan de organisatie, aldus het onderzoeksrapport. Het verlagen van proceskosten, meer en betere controle-informatie, strakker geformuleerde richtlijnen, het reduceren van foutmarges tijdens inkoopprocessen en het efficiënt en effectief beheren van het leveranciersnetwerk maken digitalisering van inkoopprocessen noodzakelijk, zegt het merendeel van de inkopers. Het overgrote deel van de inkoopmanagers (82%) is echter ontevreden over het digitale gereedschap om de gewenste dienstverlening waar te maken.

Zo blijken papieren processen of applicaties die voor het digitaliseren van het inkoopproces worden ingezet, vaak niet meer te voldoen. De ondervraagden laten weten dat de afdeling Inkoop de juiste systemen mist om aan de toenemende vraag van interne klanten te kunnen voldoen. Het ‘procure-to-pay’-proces lijkt redelijk geautomatiseerd, maar digitale tenderprocessen, geautomatiseerd beheer van leveranciers en realtime inkoopanalyses zijn nog heel ver weg. Daarbij voelen inkopers zich niet of onvoldoende gesteund door het management. De investerings-bereidheid en kennis over hoe digitalisering kan bijdragen aan een beter inkoopproces, lijken te ontbreken.

Lagere inkoopkosten door optimale digitalisering

Volgens de respondenten levert optimale digitalisering van inkoopprocessen minimaal 7,5 procent lagere inkoopkosten op. Meer digitaal gereedschap zou volgens hen bovendien zorgen voor minder druk op de afdeling, omdat er dan sprake is van een beter onderbouwd beleid waarbinnen de juiste leveranciers met de juiste prijs/prestatieverhouding geselecteerd en beheerd worden. Bijkomend voordeel is volgens de inkopers dat daarmee ook nog onbekende leveranciers met mogelijk betere proposities niet over het hoofd worden gezien. Ook dat vergroot volgens hen het succes van de inkoopafdeling.