Stuurvariabelen

Vandaag de dag kan met big data en verschillende analyse-tools zo ongeveer alles worden gemeten wat bedrijven wensen. Maar is meer meten ook altijd goed? Ik zie bedrijven met tientallen grafieken die uiteenzetten hoe een proces verloopt. Ik vraag mij dan af wat er gebeurt met deze rapportages. Hanteren de personen die er iets mee moeten doen niet gewoon het ‘piepsysteem’?

Door Edward Heijnen

Ik zie het piepsysteem regelmatig in de praktijk: zolang er niemand komt klagen, doen de ontvangers niets met al die grafieken. En zodra er wél iemand komt, hebben zij nog geen tijd gehad om alle informatie door te akkeren. De reactie van de maker van al die rapporten – ‘ik heb niets gehoord, dus het zal wel goed zijn’ – is wat mij betreft daarom te voorbarig. Meer data is op zich goed, maar zeker niet altijd.

Bedrijven moeten in mijn ogen veel meer toe naar een handjevol stuurvariabelen. Dit zijn KPI’s die direct beïnvloedbaar zijn en waarvan realisatie een voorspelbaar effect heeft. Zo leidt een forse prijsverhoging vaak tot minder verkopen. KPI’s voor afdelingen die niet zelf te beïnvloeden zijn, leiden tot frustraties, maar nog belangrijker: zij zorgen er ook niet voor dat de supply chain-processen structureel worden verbeterd en geborgd. Als een productiemanager op productiviteit wordt afgerekend maar geen beeld heeft over marktvraag, dan is het lastig om efficiënt te produceren, terwijl hij er wél op wordt beoordeeld.

Veel KPI’s en geen stuurvariabelen leiden ook tot ongewenst gedrag. Mensen gaan handelen om aan KPI’s te voldoen, maar dat kan zomaar eens niet het algemene bedrijfsbelang dienen. Bovendien leidt de hoeveelheid grafieken en tabellen snel tot vluchtgedrag. Er is er altijd wel één groen om het maar zo te zeggen, dus daar wil je het wel over hebben. Nadenken en acties uitvoeren om KPI’s die onder de norm zitten bij te sturen, is lastig. Constateren dat een proces nog niet goed genoeg gaat en dit met data-analyses zichtbaar maken, is prima. Het gaat er alleen om dat er ook structureel iets wordt gedaan met deze analyses.

Mijn advies zou zijn om een verbeterplan op te stellen, de voortgang te volgen en ervoor te zorgen dat er ook concrete verbeteringen worden gerealiseerd. Dit voor tien of meer KPI’s doen, werkt niet. Stop met nog meer details van details meten, omdat het nu eenmaal met verschillende analyse-tools mogelijk is. Bepaal waarom een bepaalde KPI relevant is, hoe je vervolgens de uitkomst moet interpreteren en stuur daarna met concrete acties zodanig bij dat de KPI verbetert. Richt je daarbij op de belangrijkste KPI’s die je inzet als stuurvariabelen. Big data zijn goed, maar stuurvariabelen zijn beter.

Edward Heijnen is zelfstandig interim-manager supply chain-procesverbeteringen