Visualiseer stuurvariabelen

operate local

De meeste bedrijven weten op zich wel dat je zaken zichtbaar moet maken om een verandertraject in beweging te krijgen of om de stabiliteit, kwaliteit en output van processen te monitoren. Visualiseren maakt het allemaal wat tastbaarder vergeleken met het vaak acteren op gevoel en meningen. ‘Numbers and facts don’t lie’, zeggen we dan. Toch is dit zichtbaar maken nog best lastig, omdat niet alle gewenste informatie in systemen beschikbaar is, waardoor er veel handwerk bij komt kijken. Dat leidt tot onbetrouwbaarheid en discussies over de ‘version of the truth’.

Visualiseren van processen betreft niet alleen het maken van een procesplaat en deze up-to-date houden, hetgeen ook een kunst op zich is, maar het gaat vooral om het kunnen sturen op variabelen die de stabiliteit in de output en kwaliteit van processen laten zien. Jammer alleen dat veel bedrijven dit niet doen, terwijl anderen hierin doorslaan. Ik kom bij bedrijven waar wel tien KPI’s worden getoond om één proces zichtbaar te maken. Dan sla je natuurlijk door. Visualiseren is namelijk een middel om de proces-output te verbeteren. Als je op een KPI niet kunt (bij)sturen, heb je er niets aan. En meten is weten, maar als je geen invloed hebt op de uitkomst van de meting, kun je alleen maar hopen dat een KPI het gewenste resultaat laat zien. Hoe vaak ik dit – KPI’s die geen stuurvariabelen zijn – niet tegenkom, is eigenlijk onvoorstelbaar. Visualiseren gebeurt dan wel, maar eigenlijk heb je er niets aan, omdat je niet op resultaat kunt sturen.

Ownership

Een flatscreen die near realtime drie relevante KPI’s laat zien, is vaak al voldoende. Directie volgt of de KPI’s groen of rood zijn en het management krijgt de opdracht om rood (onvoldoende resultaat) proactief te vermijden. Management beïnvloedt de KPI’s zelfstandig door, daar waar nodig, bij te sturen. Klinkt wellicht allemaal te simpel, want dat werkt natuurlijk niet bij ‘jouw’ bedrijf omdat dat toch echt anders is dan andere bedrijven. Ja ja, denk ik dan maar. Natuurlijk werkt dit bij elk bedrijf, maar het leidt er wel toe dat resultaten niet alleen zichtbaar worden gemaakt in mooie graphics, maar er wordt ook een actie aan verbonden als de targets niet worden gehaald. Tja, dat is natuurlijk spannend, want je kunt je dan niet meer zomaar verschuilen achter een plaatje waarop je zelf geen invloed hebt. Dit vraagt om ownership, verantwoordelijkheid nemen en vooral om leiderschap. Neem als manager je verantwoordelijkheid, visualiseer, stuur op resultaat en stop met het blijven roepen van KPI-getallen die nauwelijks zichtbaar worden gemaakt.

Edward Heijnen, zelfstandig interim-professional supply chain-procesverbeteringen