Scrum of waterval: wat past bij jouw organisatie?

Digital planning staat hoog op de agenda van veel IT en supply chain directors. Wat is de volgende stap, welke tooling hoort erbij en hoe gaan we de implementatie aanpakken? Vaak zijn dat de vragen die op tafel liggen, en in die volgorde ook. Ik denk dat het zinvol is de volgorde om te draaien: dus je eerst afvragen welke implementatie-aanpak het beste past bij de organisatie om daarna te bekijken welke tooling daarbij hoort. Grofweg zijn er twee benaderingen in de aanpak van een implementatie: waterval versus scrum. Laten we deze twee benaderingen eens vergelijken voor implementatie van een nieuwe planning tool.

Bij de waterval-methode wordt verwacht dat er een blueprint klaarligt voor de toekomstige demand en supply planning. Op basis van deze blueprint worden de benodigde planning-functionaliteiten bepaald en het projectplan en -budget vastgesteld. Dit soort trajecten wordt meestal gekenmerkt door een lange doorlooptijd, veel inspanning van key-users, met veel configuratie en testen als voorbereiding op de ‘go-live’.

Deze aanpak stelt hoge eisen aan de stabiliteit en de conceptuele vermogens in de organisatie: het moet de projectleden van tevoren duidelijk zijn hoe nieuwe planning-concepten zich vertalen naar de toekomstige manier van plannen. En de ontwerpbeslissingen mogen niet tijdens het project ingehaald worden door aangepaste inzichten.

Scrum

De scrum-methode is meer iteratief in het opleveren van planning-functionaliteit. Voor iedere sprint van een aantal weken wordt de ambitie vastgesteld. Het is goed mogelijk om tussentijds live te gaan met steeds nieuwe planning-functionaliteiten. Hierdoor krijgt het project snel feedback vanuit de gebruikers. Er kan gauw worden bijgestuurd om in te spelen op veranderde inzichten of wijzigende omstandigheden buiten het bedrijf.

Deze aanpak stelt hoge eisen aan de methodiek, maar geeft meer ruimte aan de projectleden en het management om onderweg de prioriteiten voor de planning-functionaliteit te bepalen. Stap voor stap groeit de tool mee met de professionaliteit en nieuwe behoeftes vanuit de planning-organisatie. Het risico van een mislukte implementatie is hierdoor veel kleiner.

Niet iedere tool geschikt

Bij deze twee implementatie-methodes horen over het algemeen andere typen tools. De waterval-planning tools hebben meestal een ‘template’ van standaardoplossingen, waar supply chain planning van kan profiteren. Via configuratie kunnen deze functionaliteiten worden toegepast en ingericht. Vaak moet het hele configuratie-traject doorlopen worden voordat men live kan gaan.

De scrum-planning tools maken meestal gebruik van een toolbox van (low coding-)technieken om snel functionaliteit te ontwikkelen. Bij deze tools kan men minder leunen op ‘industry best practices’ of standaardoplossingen. Maar er is veel flexibiliteit om functionaliteit snel in gebruik te nemen en weer aan te passen.

Wat past?

Het is verstandig om eerst te bedenken wat het beste past bij de eigen organisatie. Is de organisatie stabiel, met veel hoogopgeleide mensen en consensus over de gewenste manier van werken, dan passen de waterval-methode en -tooling waarschijnlijk het best. Is de omgeving dynamisch, is er nog veel onduidelijk over de toekomstige manier van plannen en heeft de organisatie een historie van mislukte implementaties? Dan passen de scrum-methode en tooling ongetwijfeld beter.

Deze keuze bepaalt vervolgens welke leveranciers en tools in aanmerking komen voor de shortlist van de selectie.

Dennis Pronk, senior supply chain consultant bij Involvation