Professionaliseer S&OP

duurzame supply chains

S&OP en IBP zijn begrippen binnen supply chain management die iedere professional in ons vakgebied inmiddels wel kent. Voor die enkeling die er toch nog nooit van heeft gehoord: de oudere studieboeken staan er vol van, net als de recent verschenen achtste druk van ‘Werken met Logistiek – Supply chain management’ (Visser & Van Goor). Het amateurisme waarmee sommige bedrijven met S&OP aan de slag gaan, verbaast mij dan ook enorm, ondanks de prima intenties.

S&OP is natuurlijk bedoeld als middel om met een integrale aanpak capaciteitsproblemen proactief te voorkomen doordat vraag en aanbod beter op elkaar aansluiten. Toch zie ik bij bedrijven dat zij wel een S&OP-proces zeggen te hebben, maar dat dit toch eigenlijk vooral neerkomt op terugkijken. Het verdedigen van waarom de productie-output niet is gehaald, neemt veruit de meeste tijd in beslag van de wekelijkse S&OP-meeting. De redenen zijn overigens altijd gelijk, namelijk: technische storingen, te weinig personeel of de spullen zijn door leveranciers of logistiek niet geleverd. Maar de belangrijkste reden is toch wel dat management in een salesgedreven organisatie – en waar is dat nu niet – het toch nodig vindt om klantbestellingen ondanks alle procedures en (productie)doorlooptijden steeds maar weer eerder te willen laten produceren. Capaciteit is nooit oneindig.

Ook zie ik regelmatig dat niet alle stakeholders betrokken zijn bij het S&OP-proces. Want ja, we vergaderen toch al genoeg, dus een paar mensen minder is prima. Marketing en productie zijn vrijwel altijd van de partij, maar logistiek en finance ontbreken regelmatig. Hetzelfde geldt voor HRM, humanresourcesmanagement. Onvoorstelbaar, want hoe kun je dan bepalen wat wanneer nodig en beschikbaar is om aan de klantvraag te voldoen?

Hygiënefactor

Het is natuurlijk te simpel om te stellen dat S&OP een proces (of manier van werken) is, waarbij de ondersteuning van ICT-systemen vandaag de dag een hygiënefactor is – dat zou het althans moeten zijn – maar ook hier zie ik nog vaak Excel als hét systeem. En dat terwijl er professionele software, zoals bijvoorbeeld Arkieva, beschikbaar is.

Kortom: ga professioneel aan de slag met S&OP en zorg dat alle stakeholders en overige randvoorwaarden zijn ingevuld. Kijk vooruit in plaats van terug. Mocht de kennis in het bedrijf onvoldoende zijn, duik dan de literatuur in voor meer kennis, maar laat je ook begeleiden door iemand die al vaker met het S&OP-bijltje heeft gehakt. De businesscase hiervoor is niet zo ingewikkeld, maar het vraagt wel discipline om vooruit te blijven kijken in plaats van het verklaren van het verleden. Daar los je namelijk niets mee op.

Edward Heijnen, zelfstandig interim-professional supply chain-procesverbeteringen