Plannen bij onzekerheid

Voordat je met je gezin op je vakantiebestemming bent, heb je een serie beslissingen te nemen. Sommige neem je al vroeg, zoals periode, bestemming en vervoer. Andere neem je pas laat, zoals waar en wanneer je stopt om te tanken, te eten en voor toiletbezoek. De reden dat je met name deze laatste beslissing pas laat neemt, is helder. De blaas laat zich niet plannen. Plaspauzes vooraf plannen is dus vragen om een natte broek, of uit voorzorg een verplichte stop bij elk benzinestation. Niet doen dus. Echter, wat op reis zo voor de hand ligt, gaat in de bedrijfspraktijk vaak hopeloos mis.

Door Alex Tjalsma

Beter worden maar duurder, of goedkoper maar slechter, is niet zo moeilijk. Het wordt pas lastig als de uitdaging is tegelijkertijd beter én goedkoper te worden. Veel bedrijven worstelen dan ook al jaren met deze zogenaamde schijnbaar onbreekbare serviceparadox. De laatste tijd weet echter een select, maar groeiend aantal bedrijven deze paradox te doorbreken. Hun geheim is verrassend eenvoudig. Ze leggen zich simpelweg niet langer neer bij hun afhankelijkheid van chronisch onbetrouwbare voorspellingen en plannen. In plaats daarvan weten ze dankzij elimineren van onnodige variatie en onzekerheid én vervroegen van risicoloze beslissingen, risicovolle beslissingen uit te stellen om zodoende succesvol te ontsnappen aan de ‘planningsmismatch’.

Alignment randvoorwaardelijk

Om de serviceparadox te doorbreken, is alignment – onderlinge afstemming, intern en in de keten – essentieel. Immers, om tegelijkertijd beter én goedkoper te worden, moet iedereen altijd en overal het gewenste gedrag vertonen en de juiste beslissingen nemen. Niet in eigen lokaal belang, maar in het belang van het geheel. Dat wil zeggen: om als keten te leveren wat de eindklant nodig heeft en wanneer de eindklant dat wil, maar zonder verspilling, ofwel Demand Driven Alignment.

De grote vraag is natuurlijk hoe Demand Driven Alignment te realiseren is. Vanzelfsprekend spelen goed gestelde doelen en Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) hierbij een belangrijke rol. Goede doelstellingen en KPI’s stimuleren gewenst gedrag en juiste keuzes en ontmoedigen ongewenst gedrag en verkeerde keuzes. In de praktijk blijkt dit echter nog niet zo eenvoudig. Doelstellingen en KPI’s, zeker extern, bevinden zich immers niet zelden buiten de invloedssfeer. Gelukkig blijkt er nog een knop om aan te draaien. Die knop heet ‘beslismoment’.

Het beslismoment is het moment waarop de beslissing wordt genomen. Dit kan vroeg zijn of laat. Dat wil zeggen: lang voordat de keuze effect moet hebben of kort daarvoor. Bij voorkeur wordt vroeg beslist als de informatie al vroeg betrouwbaar is, maar laat als de informatie pas laat betrouwbaar is. In de praktijk blijkt dit echter nogal eens niet het geval en is sprake van de ‘planningsmismatch’.

De beslismatrix

Beslissingen zijn in te delen in een matrix met op de verticale as de vroege of late beschikbaarheid van betrouwbare informatie en op de horizontale as het vroege of late moment van beslissen. Deze beslismatrix laat zien dat de planningsmismatch in twee varianten voorkomt. Allereerst in een situatie van te vroeg beslissen; wanneer een beslissing moet worden genomen terwijl betrouwbare informatie ontbreekt. Een tweede situatie is die van te laat beslissen; wanneer de beschikbare informatie onbenut blijft waardoor beslissingen onnodig uitblijven.

In de eerste variant van de planningsmismatch zal de beslisser er uit eigenbelang begrijpelijkerwijs al snel voor kiezen eerst zijn eigen risico te mitigeren. Zo zal een productiemanager, geconfronteerd met variabele vraag en onbetrouwbare forecasts, teneinde efficiënt én betrouwbaar te zijn geneigd zijn lange levertijden af geven en capaciteit conservatief te plannen. Terwijl om tekorten te voorkomen commercie de forecast wat zal aandikken en een voorraadplanner iets eerder en iets meer zal bestellen. … … …

Meer lezen?

Download hier het volledige artikel.