Workshop S&OP: simultaan schaken op vier borden

Een succesvolle S&OP vraagt om een integrale benadering. Daarmee gepaard gaat vaak een verandertraject. Iets waarmee Willemien Broeders van Perfetti Van Melle ervaring heeft. Op 24 januari organiseerden Supply Chain Media en Involvation daarom samen met haar een workshop S&OP: blijvende gedragsverandering bewerkstelligen.

Door Marieke Lenstra

Willemien Broeders is naar eigen zeggen groot geworden bij Perfetti Van Melle. Als ‘broekie’ begonnen, werkte ze zich op tot Director Supply Chain. Haar standplaats is de snoepfabriek in Breda, een van de 31 fabrieken wereldwijd. Jaarlijks produceert Perfetti Van Melle hier 32.000 ton Mentos in 38 smaken en elf verpakkingsvormen, 17.000 ton Dummies in dertien smaken en twee verpakkingsvormen en 27,3 miljoen units Frisk in vijf smaken. Vanuit Breda levert het bedrijf wereldwijd aan 78 verschillende landen. ‘We zijn met name in Afrika nog ondervertegenwoordigd. Sinds 2014 hebben we een fabriek in Nigeria om dichter bij de Afrikaanse consument te komen’, zegt Broeders.

Twee jaar geleden riep Broeders de hulp in van adviesbureau Involvation voor het implementeren van een Sales & Operations Planning-proces (S&OP). Omdat verschillende functies moeten gaan samenwerken en communiceren, is een veranderaanpak van groot belang voor succesvolle S&OP. Er zijn vier kritieke elementen in deze veranderaanpak, die – als ze in samenhang worden bekeken – de succeskans en actiegerichtheid van S&OP aanzienlijk vergroten: meaning, willingness, logic en ability.

Meaning omvat het stellen van heldere doelen; willingness gaat over commitment en actiebereidheid; logic zorgt ervoor dat het proces en de structuur logisch in elkaar steken en ability houdt in dat de mensen de juiste vaardigheden en competenties moeten hebben. De S&OP-trekker moet als verandermanager dus simultaan kunnen schaken op deze vier borden. ‘Met de meaning en willingness zat het wel goed. Maar hoe kun je structuur aanbrengen als je zoveel klanten hebt?’, zegt Broeders. ‘We zijn daarom gestart vanaf de markt. We hebben in een aantal verschillende workshops met Involvation de klantbehoefte per segment in kaart gebracht en vervolgens bepaald wat de juiste supply chain-strategie is.’

Resultaten

Perfetti Van Melle heeft inmiddels een lopend S&OP-proces in Noordwest-Europa en dat wordt nog steeds iedere maand een stap beter. Broeders: ‘Het wordt intussen snel opgepakt in andere regio’s. Wereldwijd is er het besef dat S&OP een essentieel proces is om de groeiambities van het bedrijf waar te maken. Door S&OP neer te zetten als een bedrijfsproces dat tot doel heeft de commerciële strategie te kunnen realiseren, creëer je buy-in.’

Na de rondleiding in de snoepfabriek die Broeders had geregeld, gingen de deelnemers onder leiding van Involvation aan het werk met de vier aspecten die de S&OP-trekker moet adresseren in ieder S&OP-initiatief. Hans van der Drift gaf eerst een korte inleiding op de vier elementen. ‘Er staat bewust een vermenigvuldigingsteken tussen de vier elementen, want iedereen weet wat de uitkomst is als er ook maar één nul is. De standaard valkuil is dat er te veel focus ligt op de logica, maar het ‘waarom’ is het belangrijkst. Bij Perfetti zat dit goed. Maar dat garandeert geen actiebereidheid’, verklaart Van der Drift. Ook benadrukt hij dat het instandhouden en effectief houden een onderhoudsgevoelig proces is. ‘Het gaat niet vanzelf.’

Vervolgens gingen de deelnemers in kleine groepen uiteen om een aantal vragen te beantwoorden en koppelden ze hun bevindingen plenair aan elkaar terug. Na afloop gingen ze naar huis met een effectieve veranderaanpak en uiteraard een leuk pakket snoep.

Bekijk hier de foto’s van de workshop S&OP bij Perfetti Van Melle.