Waking up sleeping beauty

Onder de titel ‘The problem with procurement’ verscheen recent een blog van Remko van Hoek (PwC) op de website van Harvard Business Review (HBR). In zijn blog stelt Van Hoek dat de inkoopfunctie sinds de introductie van de inkoopportfolio in HBR (Kraljic, 1983) niet veel is opgeschoten in haar ontwikkeling terwijl er toch zoveel potentieel is! Ik noem dit het sleeping beauty-syndroom.

Het strategische potentieel van de inkoopfunctie is dan niet duidelijk binnen de organisatie en de inkoopafdeling wacht passief tot de prins op het witte paard de organisatie wakker kust. Van Hoek stelt dat dit scenario met name te wijten is aan de inkopers zelf. Zij moeten initiatief nemen en de manier veranderen waarop ze leveranciers, management en interne stakeholders benaderen. De inkoopfunctie is te belangrijk om alleen aan de inkopers over te laten en ik zie hier dus ook een verantwoordelijkheid voor het management en andere stakeholders.

Een inkoopafdeling dient zorg te dragen voor ‘business impact’. Er moet waarde worden toegevoegd voordat men gezien wordt als businesspartner. Daarnaast moet ook worden gewerkt aan het ontwikkelen van de inkoopfunctie (‘functionele impact’). Daarmee doel ik niet alleen op de inkoopafdeling, maar juist ook op de rest van de organisatie. De inkoopfunctie is veel breder dan alleen de inkoopafdeling! Aardige bijkomstigheid hierbij is dat de mate van businessimpact sterk afhangt van de functionele excellence van de inkoopfunctie.

Als we nu de businessimpact afzetten tegen de functionele impact ontstaan er vier scenario’s. Zoals gezegd is er het sleeping beauty-scenario waarin weinig spannende dingen gebeuren en de inkoopafdeling een passief bestaan leidt. Het tegenovergestelde scenario is dat waarbij de inkoopafdeling zowel business als functionele impact weet te realiseren. In aanvulling op het low hanging fruit worden in nauwe samenwerking met de rest van de organisatie èn de leveranciers (!) ook de hooghangende gouden appels geplukt.

Op weg naar die gouden appels zijn er twee valkuilen. De eerste betreft te veel focus op businessimpact en te weinig op functionele impact. Ik noem dit het vuurwerkscenario. Hierbij draait inkoop alleen om het realiseren van (prijs)besparingen. Vaak via agressieve sourcingprojecten ondersteund door een leger aan consultants. Het ironische is dat als dit succesvol is, het management om meer besparingen zal vragen en voordat je het weet ben je een savings-machine geworden. De tweede valkuil betreft het omgekeerde scenario. Hier ligt te veel nadruk op het opbouwen van de perfecte inkoopfunctie. Er wordt flink geïnvesteerd in mensen, inkoopsystemen, trainingen, best practices, maar dit vraagt zoveel aandacht dat men de concrete businessimpact uit het oog verliest.

Kijk nog eens goed naar de inkoopafdeling in uw organisatie. Zijn ze klaarwakker? Doe me een lol en kus deze sleeping beauty wakker! Ook u bent verantwoordelijk voor de inkoopfunctie.

Frank Rozemeijer is NEVI hoogleraar Purchasing & Supply Management aan Maastricht University.
f.rozemeijer@maastrichtuniversity.nl