Voorraadbeheer onder extreme tijdsdruk

Voorraadoptimalisatie van ‘gewone’ artikelen is al lastig, bij artikelen met een ultrakorte houdbaarheid is dit nog veel complexer. De uitdaging wordt compleet als diezelfde artikelen ook nog eens een grillig vraagpatroon vertonen. Hoe zorg je dan voor de juiste beschikbaarheid zonder dat je de helft moet weggooien?

Normaal kijkt een voorraadplanner een paar weken of maanden vooruit, genereert een forecast en maakt, op basis van wat er nog op voorraad ligt, een nieuwe bestelling. In de food, of andere sectoren met kort houdbare artikelen, ligt de kloksnelheid veel en veel hoger en moeten voorraadplanners op dagniveau kunnen sturen.

Bij verse waren zoals vis, vlees, gesneden groente, salades en verse maaltijden is de balans tussen beschikbaarheid en houdbaarheid uiterst precair. Margekillers als derving of gedwongen afprijzingen liggen constant op de loer. Alles moet kloppen om het juiste artikel, in de juiste hoeveelheid, precies op tijd in de schappen te krijgen.

In de foodsector kent iedere dag zijn eigen vraagprofiel. Consumenten doen op maandag andere boodschappen dan op zaterdag. Ook het weer, feestdagen en vakanties hebben hun invloed; bij mooi weer schiet de vraag naar barbecuevlees en salades van de ene dag op de andere omhoog. Het op dagniveau kunnen forecasten en ingrijpen is bij kort houdbare artikelen een absolute basisvoorwaarde.

Ketensamenwerking is cruciaal

Ook ketensamenwerking is cruciaal. Iedere dag tijdwinst in de toevoerketen heeft direct effect op de versheid in de winkelschappen en verhoogt daarmee de omzet en leidt tot minder derving. Ketenpartners moeten informatie uitwisselen en afspraken maken over bestelhoeveelheden en leverschema’s. Ik zie soms leveranciers een minimale bestelhoeveelheid hanteren die retailers niet eens binnen de houdbaarheidsperiode verkocht krijgen!

Mijn belangrijkste tip: zorg dat planners kunnen focussen. Het operationeel voorraadbeheer van vers kan voor 80 procent geautomatiseerd verlopen. Het gros van de artikelen is namelijk wél goed te voorspellen en kan door een softwaresysteem prima worden aangestuurd. Laat uw planners zich volledig richten op die 20 procent die wél speciale aandacht nodig heeft, dus op artikelen die in de promotie zijn, die worden in- of uitgefaseerd of die sterk weersafhankelijk zijn.

Geef kort houdbare artikelen op het juiste moment de juiste aandacht en de balans tussen beschikbaarheid en derving zal sterk verbeteren.

Bart van Meulenbroek, retail consultant Slimstock