Uitbesteding beste optie voor realisatie van groeiambities Loavies

Een snelle omzetgroei stelt e-tailer Loavies in het voorjaar van 2017 voor een dilemma: moet de logistiek worden uitbesteed of is zelf doen de beste optie? Adviesbureau Groenewout helpt de online fashionstore bij het maken van een keuze. De conclusie: uitbesteding verdient vooralsnog de voorkeur. Loavies-oprichter Jorn van Klooster: ‘Een goede fulfilmentpartner maakt het gemakkelijker om over de grens te groeien.’

Online fashionstore Loavies maakt en produceert kleding onder eigen label. De werkwijze is volledig gebaseerd op de principes van ‘fast fashion’. Binnen een maand na ontwerp is een nieuwe ‘style’ al online verkrijgbaar. Is de verkoop boven verwachting? Dan kan de voorraad binnen tien dagen worden aangevuld. ‘Wij opereren volledig ‘on the trend’. Dat betekent bijvoorbeeld dat we niet werken met collecties die volgens vaste tijdschema’s wisselen. Artikelen blijven verkrijgbaar zolang ze populair zijn. Op die manier bieden we altijd 1200 tot 1500 verschillende styles aan in onze webshop’, zegt Jorn van Klooster, die Loavies vijf jaar geleden oprichtte.

De formule slaat aan bij de doelgroep, die bestaat uit vrouwen tussen de achttien en 28 jaar. In 2017 koerst Loavies af op een omzetgroei van 105 procent. En ook voor dit jaar rekent Van Klooster op een verdubbeling van de omzet. Die groei moet dan vooral uit het buitenland komen. ‘Op dit moment halen we ongeveer 25 procent van onze omzet uit het buitenland. Voor een groot deel betreft dat andere Europese landen, maar we verzenden ook naar klanten in de Verenigde Staten en Australië’, licht Van Klooster toe.

Logistieke uitdagingen

Het succes stelt Loavies voor logistieke uitdagingen. ‘Aanvankelijk hebben we de logistiek zelf opgepakt, maar na een jaar was het aantal orders al zo groot dat we dat niet meer konden bijhouden. We zijn toen op zoek gegaan naar een fulfilmentpartner en hebben die gevonden in Active Ants’, stelt Van Klooster. De samenwerking met Active Ants beviel goed, maar duurde desondanks maar kort. Loavies liet zich verleiden door een financieel erg aantrekkelijk bod van een concurrent, maar ontdekte al snel dat goedkoper niet altijd beter is. Integendeel.

‘Voor een online fashionstore als Loavies is retourenverwerking een tijdrovend en kostbaar, maar uiterst cruciaal proces. Deze fulfilmentpartner slaagde er onvoldoende in om teruggestuurde artikelen weer geschikt te maken voor verkoop. Ook lukte het niet altijd om orders op tijd te verzenden.’ De ervaringen met uitbesteding stellen Loavies voor een belangrijke vraag. Hoe kan de snelle groei het beste worden gefaciliteerd? Door de logistiek opnieuw uit te besteden of door daarvoor zelf een logistieke organisatie op te zetten?

Voor het antwoord schakelde Loavies de hulp van adviesbureau Groenewout in. ‘Toen we in 2015 de finale haalden van de verkiezing van Logistieke Webshop van het Jaar en de publieksprijs wonnen, zijn we in contact gekomen met jurylid Paul Haagh, senior consultant van Groenewout. We hebben sindsdien regelmatig met elkaar gebeld om even te sparren. Op het moment dat we externe logistieke deskundigheid nodig hadden, was Groenewout een logische keuze.’

Inschatting van de kosten

Het antwoord werd gevonden met hulp van twee klankbordsessies. In de eerste brachten Loavies en Groenewout samen de logistieke processen in kaart. Daarnaast verstrekte Loavies de benodigde data over de operatie: hoeveel orders komen er per dag binnen? Hoe groot is het retourenpercentage? Hoe groot is het assortiment? Hoeveel ligt er op voorraad? En, gezien de groei misschien wel de belangrijkste vraag: wat zijn de verwachtingen voor de toekomst?

Op basis van deze data maakte Groenewout een inschatting van de logistieke operationele kosten. Ook werd een schets gemaakt van de benodigde ruimte voor het opslaan, verzamelen en verpakken van artikelen. Op basis daarvan berekende Groenewout wat Loavies moest investeren om de logistiek weer in huis te kunnen halen. Ondertussen voerde Loavies zelf gesprekken met verschillende fulfilmentspecialisten.

In de tweede klankbordsessie werden de uitkomsten besproken. Dat leidde al snel tot de conclusie dat het vooralsnog interessanter was om de logistiek te blijven uitbesteden. Zelf de logistiek verzorgen zou – mede gezien de grote investeringen – leiden tot te hoge kosten per order. Uitbesteding bood daarnaast voordelen op het gebied van schaalbaarheid.

‘De volumes zijn nog niet groot genoeg om het opzetten van een eigen logistieke operatie te rechtvaardigen. Dat heeft voor een deel ook te maken met de verzendkosten. Een fulfilmentspecialist die voor meerdere webshops werkt, kan betere verzendtarieven bedingen dan wij zouden kunnen. Dat geldt met name voor zendingen naar het buitenland, aangezien onze aantallen op dat vlak nog niet zo groot zijn. Een goede partner maakt het gemakkelijker om over de grens te groeien.’

No-nonsense mentaliteit

Uiteindelijk besloot Loavies de logistiek opnieuw neer te leggen bij Active Ants. ‘Een vooruitstrevende partner die voortdurend op zoek is naar innovatieve technologieën om de processen te verbeteren en meer in te spelen op de wensen van klanten. Wat ons daarnaast aanspreekt, is de no-nonsense mentaliteit van Active Ants. Ze doen wat ze beloven. Uit eigen ervaring weten we inmiddels dat dat erg belangrijk is in de logistiek.’

Van Klooster sluit niet uit dat de vraag over wel of niet uitbesteden op termijn weer ter tafel komt. ‘Zelf doen heeft als voordeel dat we meer in de hand hebben welke toegevoegde waarde we kunnen bieden. Nu zijn we daarvoor afhankelijk van de mogelijkheden van de fulfilmentpartner. Maar op dit moment geniet uitbesteding de voorkeur. Dat verschaft ons de ruimte om alle aandacht te focussen op marketing en het waarmaken van onze groeiambities. Een volledig nieuwe, logistieke organisatie had ons op dit moment te veel afgeleid van onze doelstellingen.’

Snel schakelen

Van Klooster kijkt met veel voldoening terug op het project, met name gezien de korte doorlooptijd. Het hele traject – inclusief de twee klankbordsessies – duurde niet langer dan anderhalve maand. ‘Belangrijk, want wij wilden gezien de ervaringen met onze vorige fulfilmentpartner graag snel schakelen. In augustus hebben we de hele voorraad met dank aan alle medewerkers in één weekend verhuisd. Op maandag kon Active Ants de operatie weer opstarten zonder dat onze klanten iets hebben gemerkt’, aldus Van Klooster, die ook de rol die Groenewout daarbij speelde, prijst.