TotaalBED vervangt 45 oplossingen voor 5 ERP-oplossingen

Door Paula van Doorn, editor Next Enterprise

Slaapkamerspecialist TotaalBED werkte met ongeveer 45 verschillende systemen. Hierdoor was weinig inzicht in voorraad en de kassasystemen. Niet alleen weerhield dit de onderneming van groei, ook konden beloftes aan klanten niet waargemaakt worden. Om hier een verbeterslag in te realiseren koos het slaapkamerbedrijf voor de ERP-oplossing Profit van softwareleverancier AFAS. Adriaan Jonker, manager ontwikkeling en projecten bij TotaalBED, vertelt tijdens de studiedag ERP in 1 Day op 11 oktober 2012 waarom ze bij TotaalBED geen slapeloze nachten meer hebben.

TotaalBED, winkelketen voor slaapkamermeubilair, focust op groei en een goede klantbediening. Om verder te groeien moesten echter stappen gezet worden rondom het automatiseren van de verschillende processen, zoals voorraden, logistiek en klantenservice. De onderneming werkte met ongeveer 45 losse systemen en in elk systeem stond weer andere data. Zo ontstonden verschillende onjuiste waarheden.

Adriaan Jonker, manager ontwikkeling en projecten bij TotaalBED, vertelt tijdens de studiedag ERP in 1 Day in Nijkerk dat beloftes aan klanten vaak niet waargemaakt konden worden: ‘We hadden te weinig inzicht in de voorraad om een goede inschatting te kunnen maken van de levertijd. Zo deden we voorspellingen die vaak niet uitkwamen.’ Daar moest volgens Jonker een einde aan komen. Er werd gezocht naar een ERP-systeem dat de processen kon stroomlijnen.

Een doelstelling die werd opgezet bij de zoektocht naar een ERP-oplossing, was dat het systeem de organisatie kan ondersteunen bij het handelen vanuit de klant. De onderneming stelde vier pijlers op waar het bedrijf aan wil kunnen voldoen; een goede prijs/kwaliteit verhouding, levering uit voorraad, het kunnen geven van deskundig advies en het realiseren van een hoge servicegraad.

Inzicht in voorraad
Er is gekozen voor de ERP-oplossing Profit van softwareleverancier Afas. Jonker zegt met dit systeem al een enorme stap te kunnen zetten richting het verbeteren van inzicht in voorraden. ‘Voorheen werkten we in Excel en kochten we in op basis van gevoel. Door inzicht te krijgen in klantdata, kunnen we acties veel beter voorspellen. Zo kopen we gerichter in en voorkomen we dat ons magazijn vol staat met matrassen die we niet meer gaan verkopen’, aldus Jonker.

Naast inzicht in de voorraad vindt TotaalBED service ook heel belangrijk. Ook al is de voorraad nog zo goed op orde, de klantenservice moet daar wel op aansluiten. Door het nieuw verkregen inzicht wil de partij klanten dan ook gaan bellen met de mededeling dat het matras binnen een week geleverd gaat worden. Jonker: ‘Zo moet voorkomen worden dat de klant naar ons belt met de vraag wanneer hun bestelde product nu eindelijk geleverd wordt. Als ze dat toch doen, moet nu wel iedere medewerker de status van de levering in het ERP kunnen terugvinden.’

Door de ERP-oplossing zegt Jonker ook beter de route van leveranciers te kunnen plannen. ‘Het moet natuurlijk niet zo zijn dat een leverancier eerst een matras in Limburg aflevert en daarna ergens bovenin Nederland. Door inzicht in waar producten geleverd moeten worden, kunnen we leveranciers inzetten per gebied. Ook kunnen planners zien waar problemen zijn, waar het bijvoorbeeld extra druk is. Op dat drukke gebied kan dan een extra leverancier gezet worden.’

Het begint pas na de live gang
Volgens de manager ontwikkeling en projecten bij de slaapkamerspecialist is het traject nu zover af dat gegevens in het systeem gezet kunnen worden. Jonker: ‘De basis ligt er, daarna was het zaak dat we gingen bekijken hoe we die data konden gebruiken. Aan de hand van verschillende dashboards, voor bijvoorbeeld de voorraad, sales en service, moet precies gezien kunnen worden wat binnen ons bedrijf wel en niet goed loopt.’

Jonker sluit zijn verhaal af met een aantal tips die organisaties volgens hen in gedachten moeten houden wanneer ze een ERP-implementatie aangaan. Zijn eerste tip draait om het bepalen van basisprocessen. Bekijk welke processen belangrijk zijn en vereenvoudig ze zo nodig. Tip twee is het vrij maken van de juiste mensen. ‘Er gaat veel tijd zitten in het gehele project, dus iemand binnen de organisatie moet daar fulltime mee aan de slag kunnen.’

Een derde tip is zorgen voor een testscenario. Volgens Jonker wil je niet dat klanten iets merken van de wisseling van systemen van het bedrijf. TotaalBED heeft daarom de ERP-oplossing drie weken naast de bestaande processen laten draaien, om pas live te kunnen gaan als alles werkte. Tip vier draait om de ict-afdeling, hun rol moet volledig meegenomen worden in het proces.