Supply chain professionals komen zichzelf tegen in samenwerking

Verreweg de meeste supply chain professionals zijn het erover eens: de kern van supply chain management is samenwerking. BLMC organiseerde tijdens de finaledag van de verkiezing van Supply Chain Professional 2013 in samenwerking met Jack van der Veen van Nyenrode Business Universiteit een viertal workshops over dit thema. Ondanks de eensgezindheid over het belang ervan valt er over het vorm geven aan samenwerking nog genoeg te vertellen. ‘Je moet weten welke oorlog je wilt winnen.’

Ik- of wij-mens

Samenwerking begint met vertrouwen, en vertrouwen bestaat uit een aantal persoonlijke componenten: Ben je een ik- of een wij-mens? Kom je afspraken na? Is er een klik met de ketenpartner? Wat zijn je normen en waarden? ‘Met andere woorden: in samenwerking kom je jezelf tegen’, luidt de stelling die Michel van Buren van BLMC de deelnemers aan de workshops voorlegt. Het is een stelling die herkenning oproept. Eén van de deelnemers heeft de afgelopen jaren geleerd zijn ego thuis te laten. ‘Het is niet verkeerd om de beste te willen zijn, maar niet ten koste van anderen. Dat betekent dat je soms over je eigen schaduw heen moet stappen om ook anderen op weg te helpen.’ Dat lukt niet altijd, geeft een collega-supply chain professional aan. ‘Als een samenwerking niet tot succes leidt, grijp ik toch maar weer zelf in. Soms misschien wel te snel. Dat is een valkuil.’

Overigens is niet iedereen ervan overtuigd dat het mogelijk is het ego thuis te laten. ‘Alle mensen zijn in principe egoïstisch en dus ik-mensen, alleen moeten ze soms wij-gedrag vertonen om hun eigen doelen te bereiken’, is één van de opmerkingen tijdens de discussie.

Fight of flight

Samenwerking komt pas echt van de grond als in de relatie sprake is van gelijkwaardigheid. Wat doe je echter als het niet klikt en als de partner niets voelt voor je ideeën? ‘Accepteer je dat of ga je er tegenin? Fight or flight?’, vraagt Van der Veen aan de groep. Het antwoord is sterk afhankelijk van de situatie, blijkt uit de discussie. ‘Je moet weten welke oorlog je wilt winnen. Soms is de relatie belangrijker en moet je je verlies nemen’, stelt één van de deelnemers.

Een andere vraag is of de interne processen eerst op orde moeten zijn voordat je kunt gaan samenwerken met andere schakels in de keten. Volgens Van der Veen kan dat slechts in bepaalde mate. ‘Te veel concentreren op de eigen organisatie leidt tot suboptimalisaties. Je kunt en moet met interne optimalisatie wel een bepaald niveau bereiken, maar als je een stap verder wilt gaan is samenwerking vereist.’ Uit de discussie blijkt dat het in ieder geval belangrijk is om grip op de interne organisatie te hebben om tijdens samenwerking met andere partijen de gezamenlijke aanpak ook waar te kunnen maken.

Kwetsbaar opstellen

De vier workshops leverden een groot aantal tips voor een betere samenwerking op: stel gezamenlijke doelen vast, probeer je in te leven in de ander, leer elkaars taal te spreken, ga de dialoog aan en blijf altijd communiceren. Een belangrijke tip: durf je kwetsbaar op te stellen en durf te falen. Lukt samenwerken niet, stel dan als eerste je eigen rol ter discussie. Dat verleidt partners ertoe om ook hun rol ter discussie te stellen.

Ook Jack van der Veen adviseert om de samenwerking zelf bespreekbaar te maken. Stel bijvoorbeeld samen procedures en normen op, vooral voor situaties waarin er onenigheid en conflicten zijn. Mensen zijn best bereid om iets in te leveren, als het beslissingsproces maar eerlijk verloopt. Of zoals Van der Veen het verwoordt: ‘Proceseerlijkheid is vaak belangrijker dan resultaateerlijkheid.’