Silo’s zijn zo slecht nog niet

Het implementeren van een geïntegreerd IT-systeem kan uitkomst bieden wanneer afdelingen te intern gericht zijn. In de praktijk blijken ze vaak binnen hun eigen silo te opereren, waardoor het delen van informatie bemoeilijkt wordt. Helaas wordt tijdens het implementatietraject de mate waarin afdelingen intern gericht zijn nogal eens onderschat en slaat ambitie om in zelfoverschatting. Het bedroevend lage slagingspercentage van omvangrijke IT-projecten is al bijna de norm tegenwoordig, dus toen ik laatst over een geslaagd project hoorde werd ik toch wel nieuwsgierig naar de achtergrond.

Incremental functionality strategy
Ik liep tijdens een evenement in september Eduard de Vries tegen het lijf, een oud-klasgenoot van Nyenrode. Eduard werkt voor IDEXX, de wereldwijde marktleider voor innovatieve producten en diensten voor de veterinaire-, voedingsmiddelen- en waterindustrie met ruim 1 miljard dollar omzet in 2010. IDEXX opereert op ruim zestig locaties wereldwijd en bij de laboratoriumdivisie (omzet zo’n 350 miljoen dollar) werd geconstateerd dat de huidige IT-omgeving niet optimaal was. Door een reeks van overnames was het een lappendeken van organisaties en systemen geworden en er werd besloten een nieuw geïntegreerd systeem wereldwijd te implementeren.

Vanuit Boston is Eduard mede verantwoordelijk voor de IT-strategie voor deze divisie en daarmee ook voor dit project. De implementatie loopt voorspoedig, de uitrol over de wereld gaat land voor land. Het project wordt niet alleen als een belangrijke drijver gezien voor verbeterde productiviteit, maar beter toegankelijke informatie stelt IDEXX in staat om zijn klanten een hoger niveau van dienstverlening te bieden. Opvallend is dat de uitrol van dit project op de agenda staat van analisten die het bedrijf volgen. Bij analistenbijeenkomsten komt het project ter sprake, in positieve zin. Volgens Eduard is een deel van het succes niet zozeer het totaal wegnemen van alle verschillen tussen de betrokken afdelingen, maar juist het onderkennen ervan. Succes kan alleen bereikt worden als de gebruikers van het systeem de veranderingen accepteren en omarmen.

Eduard en zijn team passen daarvoor een incremental functionality strategy toe. Het doel is niet om al voor aanvang alle mogelijke functionaliteit te bedenken en te beschrijven. Met de incremental functionality strategy focust het team op de behoeftes van het land dat aan de beurt is voor implementatie. Ze omarmen hierbij de bestaande organisatie en processen en zorgen voor tenminste dezelfde functionaliteit. Vervolgens beperken ze zich tot twee of drie grote wins. Wanneer één of meerdere van deze wins nieuw zijn in het project, worden ze direct ook geïmplementeerd in de landen die al op de applicatie draaien.  Op deze manier wordt, naarmate het het systeem in omvang groeit, op een natuurlijke wijze standaardisatie uitgevoerd. Bovendien vormt dit proces een goede basis om continu de strategie te verrijken.

De business van IDEXX verandert zo snel dat lange implementatietrajecten op een gegeven moment niet meer actueel zijn. De gekozen aanpak vormt de basis voor acceptatie bij zowel aandeelhouders, management en gebruikers. Het is tegelijkertijd een springplank voor verdere integratie en verbetering in de toekomst. Op deze manier weet Eduard tijdens dit langlopende project iedereen aan boord te houden en keer op keer succes te boeken.

Vergeet je silo’s niet
Pleit Eduard hier nu om wat minder ambitieus te zijn? Zeker niet. Zijn pleidooi richt zich wel op het zetten realistische doelen. In grote complexe organisaties is het een enorme taak om een wereldwijd project te laten slagen. De roep om ‘disruptieve’ verandering leidt vaak tot torenhoge verwachtingen, die de organisatie niet kan bijbenen.

Greg Smith, Industry Director Transportation and Logistics bij Oracle, verwoordde het laatst als volgt: ‘Silo’s zijn zo slecht nog niet, ze hebben ons gebracht waar we nu zijn.’ Met andere woorden, vergeet niet dat de organisatie is gekomen waar ze nu is; mét haar silo’s, IT-systemen en medewerkers. Als je dit niet onderkent, negeer je in feite de huidige organisatie. Een slechte start om acceptatie te verkrijgen, funest voor ambitieuze plannen en schadelijk voor de organisatie.

Dit heeft Eduard onderkend en hij past die wetenschap toe, zonder daarmee minder ambitieus te zijn. Als je silo’s binnen de looptijd van één project volledig wil slopen, dan heb je kans dat je organisatie ook instort. Begin eens met het plaatsen van wat ramen en deuren, dan komen de mensen misschien vanzelf naar buiten.

Jeroen Bolt is interim manager en consultant bij Bolt Consultancy