Scenarioplanning als tool om risico’s om te zetten in kansen

Bedrijven zijn op zoek naar manieren om hun supply chains bestand te maken tegen disrupties, maar die disrupties bieden ook kansen. Tijdens Webinar Wednesday vertelt Ruud Verstegen van John Galt, specialist in supply chain planning software, hoe scenarioplanning kan helpen die kansen te verzilveren. ‘De ontwikkelingen gaan te snel om je beslissingen te baseren op giswerk.’

Door Marcel te Lindert

Soms kan een disruptie een positieve impact op de bedrijfsvoering hebben. Een onverwachte aanbeveling van je product door een influencer als David Beckham kan van de ene dag op de andere leiden tot een piek in de vraag. ‘En zelfs een disruptie met een aanvankelijk negatieve impact kan uiteindelijk positief uitpakken. De kunst is om disrupties om te zetten in kansen, en die te verzilveren’, stelt Ruud Verstegen, sales executive EMEA bij softwareleverancier John Galt. Hij wijst op een uitspraak van de verongelukte Formule 1-coureur Ayrton Senna. ‘Hij zei ooit dat je geen vijftien auto’s kunt inhalen als de zon schijnt, maar wel als het regent. Max Verstappen zou dezelfde uitspraak gedaan kunnen hebben. Veel coureurs zien regen als een risico, maar die regen biedt ook kansen.’

Maar hoe maak je als bedrijf het verschil door risico’s om te zetten in kansen? Met scenarioplanning, luidt het antwoord van Verstegen. ‘Scenarioplanning helpt je allereerst om je besluitvormingsprocessen te versnellen. Als het uren of dagen duurt om het antwoord op een vraagstuk te vinden, is de kans groot dat concurrenten je te snel af zijn. Een trage en inefficiënte besluitvorming belet je om snel te schakelen’, legt Verstegen uit. ‘Daarnaast stelt scenarioplanning je in staat om te stoppen met gissen. Soms zegt je onderbuikgevoel of je intuïtie dat je maatregelen moet nemen, maar de ontwikkelingen gaan te snel om je besluiten te baseren op giswerk. Scenarioplanning levert je datagedreven inzichten op.’

Stratenboek versus Google Maps

Om duidelijk te maken wat scenarioplanning betekent, maakt Verstegen de vergelijking met Google Maps. Voordat we die tool hadden, waren we aangewezen op snel verouderende wegenkaarten en stratenboeken om de weg van A naar B te vinden. Enige verbetering ontstond met de opkomst van de eerste online routeplanners, waardoor we altijd verzekerd waren van actueel kaartmateriaal. ‘Met Google Maps krijgen we vandaag de dag drie scenario’s voorgeschoteld. Bij het berekenen van de verschillende routes wordt rekening gehouden met een groot aantal datapunten, zoals files, wegafsluitingen of grenscontroles. We kunnen zelf kiezen of we gaan voor het snelste of het meest duurzame scenario.’

De online routeplanner uit vroegere tijden genereerde op elk moment van de dag dezelfde route met dezelfde rijtijd, of het nu zondag- of dinsdagochtend was. De drie routes die Google Maps laat zien, houden rekening met onzekerheden en laten zien wat de meest waarschijnlijke rijtijd is. ‘Dat is ook wat je als bedrijf wilt. Je moet rekening houden met de volatiliteit, onzekerheid en complexiteit in de supply chain om te voorkomen dat je wordt verrast. Met artificiële intelligentie wordt het eenvoudiger om grote hoeveelheden data te analyseren, daarin patronen te ontdekken en die vervolgens te vertalen naar bruikbare inzichten. Met interne data, maar ook externe data van leveranciers en klanten. En bijvoorbeeld ook data van crawlers die social media afstruinen om te checken of je product wordt genoemd.’

Zwakke plekken in de supply chain

Verstegen benadrukt dat scenarioplanning een evolutie is. Die begint vaak met het draaien van ‘what-if’-scenario’s. Wat is de impact op mijn bedrijfsvoering als een leverancier een probleem heeft in zijn fabriek en niet kan leveren? Wat zijn de mogelijkheden om aan de vraag te voldoen als die door een aanbeveling van David Beckham opeens met 50 procent stijgt? ‘Maar je kunt ook scenarioplanning gebruiken als stresstest om te ontdekken wat de zwakke plekken in je supply chain zijn. En wat de beste maatregelen zijn om die zwakke plekken te versterken. Dan ben je niet reactief, maar proactief bezig om de weerbaarheid van je supply chain te versterken.’

Op het scherm is het voorbeeld van een draaiboek te zien, waarin staat voor welke strategieën scenarioplanning kan worden ingezet. Wil je de impact van handelstarieven minimaliseren? Of wil je analyseren wat de impact van verplaatsing van productie naar een andere regio is? ‘Een dergelijk draaiboek laat je zien wat je binnen een bepaald tijdbestek kunt bereiken. Sommige acties kun je vrij snel uitvoeren, terwijl andere meer tijd en meer investeringen vergen.’

Drie scenario’s tegelijkertijd

Tijdens het webinar komen verschillende praktijkvoorbeelden aan bod. In het eerste praktijkvoorbeeld staat een disruptie in het leveranciersnetwerk centraal. Wat als de inkoopprijs van een grondstof opeens stijgt? Of als een onderdeel niet meer beschikbaar is door uitval van een productielijn? ‘Het is zaak om niet alleen te analyseren wat de impact is op kosten en doorlooptijden, maar ook op de servicelevels richting je eigen klanten’, zegt Verstegen. ‘Een mogelijkheid is om drie alternatieve leveranciers te zoeken, voor elke leverancier een scenario te draaien en de resultaten daarvan met elkaar te vergelijken. Maar dat kost zeeën van tijd. Het is veel beter als je beschikt over een tool waarmee je die drie scenario’s tegelijkertijd kunt evalueren.’

Een tweede praktijkvoorbeeld betreft de verhuizing van een fabriek van China naar Vietnam. Dat kan op het eerste gezicht een kostenbesparende optie zijn, maar wat is de impact op doorlooptijden en servicelevels? En wat betekent dat voor je leveranciers? Moeten die meeverhuizen of moet je op zoek naar nieuwe leveranciers in Vietnam? ‘Met traditionele ‘what-if’-scenario’s kan het weken of maanden duren voordat je antwoord hebt. En als je het antwoord hebt, zijn de aannames waarop dat gebaseerd is alweer achterhaald. Met geavanceerde tools kun je al die scenario’s binnen enkele minuten draaien en daarmee kansen en risico’s identificeren’, stelt Verstegen. ‘Het systeem neemt geen beslissingen, maar rekent wel alle opties door en geeft inzicht in de uitkomsten daarvan.’

Wel of geen hogere prijs?

En wat als David Beckham je product aanbeveelt? ‘Misschien moet je overuren maken of in meer ploegen werken om aan de vraag te voldoen. Dat levert extra omzet op, maar ook extra kosten’, legt Verstegen uit. ‘Maar een stijgende vraag biedt je misschien ook de ruimte om de prijs van het product te verhogen. Daarvoor is het belangrijk om inzicht te krijgen in de prijselasticiteit. Dan is het ook weer handig om te weten wat de prijzen van concurrenten zijn. Met hulp van onder meer machine learning stelt scenarioplanning je in staat om te analyseren of het inderdaad zinvol is de prijs te verhogen of dat je beter de hogere kosten voor lief kunt nemen.’