Sales & Operations Planning scherpt discussies aan

 De hype rond Sales & Operations Planning (S&OP) lijkt een beetje achter de rug. Maar ondertussen zijn bedrijven er nog volop mee bezig en kan er nog veel worden verbeterd. Dat bleek wel tijdens de eerste dag, speciaal over Demand Planning, van het driedaagse congres Logicon op Schiphol op 1 februari 2011.

‘Een succesvol S&OP proces begint bij een gezamenlijk begrip wat het precies betekent’, stelde Philippe Meouchy, Supply Chain director Europe bij Campbell. Een belangrijke keuze is de te kiezen praktische horizon in het planningsproces. ‘De reden dat de Titanic is gezonken is niet zozeer het raken van de ijsberg, maar meer dat de bemanning deze niet tijdig heeft zien aankomen.’
Campbell had al een S&OP proces, maar deze was verre van perfect. ‘Het opstellen van een business plan voor een bestaande S&OP proces is moeilijk’, erkende Meouchy. Maar nadat de financiële afdeling was overtuigd omdat in het verleden daar forecasting goed is toegepast, heeft Campbell alle planners in Europa een training gegeven. Volgens Meouchy heeft reductie in doorlooptijden heeft een enorme multiplier effect op voorraden. Uiteindelijk heeft het hele project een voorraadbesparing van twintig procent opgeleverd.

De financiële afdeling bij Campbell is overall verantwoordelijk voor het S&OP proces en synchroniseert de financiële en volumecijfers. Meouchy: ‘We hanteren een financiële buffer in het rapporteren naar het hoofdkantoor in de VS, maar niet twee verschillende getallen. De volumes zijn altijd eenduidig.’
Het succes van S&OP hangt voor een groot deel af wat precies tijdens de periodieke meetings wordt besproken. ‘Discussieer niet over de getallen, maar uitsluitend de aannames waarop ze zijn gebaseerd’, waarschuwde Meouchy ‘Het S&OP proces moet daar plaatsvinden waar de discussies moeten worden gevoerd.’

Differentiatie naar klanten

De sleutel tot succes in Forecasting ligt volgens Henning Reihe, Supply Chain Planning Manager Europe bij Mars, in een gedifferentieerde aanpak naar product- en klantclassificatie. ‘Je kunt niet “one size fits all” benadering toepassen voor alle productlijnen’, aldus Reihe. ‘Besteed daarom niet evenveel aandacht aan alle producten. Focus op een bepaald aantal klanten en bedien de rest met veiligheidsvoorraad. En neem de forecasting over van een retailer, vooral als het om de niet-heldhaftige producten gaat.’

Alles draait voor Reihe om het afstemmen op klantenperspectief: ‘Klanten betalen onze salarissen. Het is belangrijk om naar de standaarddeviatie versus de Sales Forecasting Accuracy per klant te kijken. Richt je op tien a twintig procent van de item/klantcombinaties.’

Een essentieel onderdeel om Forecasting binnen het S&OP proces op orde te krijgen is gebruikersvriendelijke software. ‘Laat supply chain planners software voor het statistisch voorspellen gebruiken om menselijke fouten kwijt te raken’, adviseerde Reihe. Ook Erik Brouwer, Director Supply Chain Management North-West Europe bij de snoepproducent Perfetti Van Melle, onderschreef dit advies: ‘Geef medewerkers de verantwoordelijkheid hun werk te doen; empower ze om resultaten te bereiken. Dat hebben we gedaan door de software van Every Angle te implementeren bovenop ons Enterprise Resource Planning van SAP. Een paar jaar geleden draaide we wekelijkse analyses met deze gebruikersvriendelijke tool; nu kunnen de planners dagelijks hun prestaties bekijken.’

5 tips voor Forecasting

Henning Reihe, Supply Chain Planning Manager Europe bij Mars, heeft vijf praktische tip om het proces van Forecasting te verbeteren:
1. Gebruik alleen handjes wanneer je waarde kan toevoegen.
2. Automatiseer delen van de forecasting om werklast te reduceren.
3. Differentieer om efficiency van de planner te verbeteren.
4. Communiceer: verbeter samenwerking met interne en externe accounts
5. Focus op vooroordelen (‘bias’) in forecasting om  voorraad te verlagen en cash vrij te maken.