Rollenspel noodzakelijk voor structurele verbetering S&OP

Sales & Operations Planning (S&OP) draait om interne communicatie voor de afstemming tussen demand en supply. Het vervullen van andersmans functie in een rollenspel is de enige manier om echt begrip te krijgen voor elkaars positie en (bedrijfspolitieke) barrières in S&OP te doorbreken. Dat was de stelling die Supply Chain Magazine poneerde binnen de gelijknamige LinkedIn-groep.

Alle deelnemers aan de discussie onderschrijven de stelling en geven aan dat een rollenspel zeker bijdraagt om begrip te krijgen voor elkaars positie bij een S&OP-proces. Edwin Kock van adviesbureau PA Consulting Group vertelt dat hij bij de invoering van S&OP bij een grote internationale producent en retailer gebruik heeft gemaakt van een game om het begrip van de volledige keten tussen de oren te krijgen van alle betrokken functiegebieden, waaronder ook de board. ‘Deze game heeft veel reacties opgeroepen en het begrip enorm doen toenemen’, weet Kock. ‘Het wordt nu standaard onderdeel van het trainingstraject in dit bedrijf.’

Naast inzicht in de inhoud van elkaars rol, is het volgens Paul Vervoort van adviesbureau Conquaestor essentieel te snappen hoe de verschillende functionarissen worden afgerekend. Metrics bepalen in hoge mate ieders gedrag. ‘Inzicht in en aanpassing van die metrics tot een set die de gezamenlijke S&OP-uitkomsten bevordert, is een belangrijke voorwaarde voor succes’, meent Vervoort, die al jaren divers samengestelde groepen traint met een werkkapitaaloptimalisatiegame.

Integrated Business Planning

Peter Bol van AkzoNobel, spreekt liever niet over S&OP, maar over Integrated Business Planning. ‘Sales & Operations Planning klinkt als afstemming tussen twee partijen’, vindt Bol. Bij Integrated Business Planning loopt het planningsproces over de gehele keten: van consument naar intermediair (distributeur) naar fabrikant en grondstoffenleverancier.  Deze ketens bestaan vaak uit heel veel verschillende partijen.

De functionele owners van de verschillende disciplines binnen de ketens, bijvoorbeeld verkoop, logistiek of productie, kijken allemaal op hun eigen manier naar dit planningsproces en denken in verschillende eenheden, zoals stuks, euro’s, verkoopwaarde of winst. ‘Een rollen- of simulatiespel is een heel goede manier om deze problematiek te doorgronden. De werkelijkheid is complex en zeer dynamisch’, aldus Bol.

Niet voldoende

Eenmalig een rollenspel organiseren is echter niet genoeg. ‘Na enige tijd kijkt iedereen weer naar zijn eigen doelstellingen en vooral ook naar de door hem of haar niet te beïnvloeden redenen waarom die doelstellingen niet werden gehaald’, is de ervaring van Irene Meeuwissen, die lange tijd trekker was in een zogenoemd Production Sales Balancing-proces. ‘Daarom is het zaak vaste regelmaat te houden in het overleg en naast de inhoud ook het proces en de rollen die ieder kiest te bespreken. Hoe vaker je dat doet, hoe effectiever en efficienter de vergadering.’

Daarnaast is S&OP een consensusmodel: op basis van dialoog en begrip komen managers gezamenlijk tot een oplossing. ‘We kunnen wel iets overeenkomen, maar weten we zeker dat er geen alternatief beter plan bestaat dat tien procent extra kosten bespaart?’, stelt Christophe Frère van Paragon Decision Technology retorisch. Een consensusmodel heeft volgens hem altijd onderhandelingsbuffers. ‘Tel de verschillende buffers van alle deelnemers bij elkaar op en je hebt een erg interessante business case. Anders gezegd: je concurrent heeft een voordeel. Met een rollenspel verander je dit niet’, zegt Frère.

Kortom, een rollenspel helpt dus niet in het maken van efficiëntere plannen waarmee bedrijven meer cash uit hun organisatie kunnen halen. Het begrip voor elkaar is volgens Frère dus niet het belangrijkst, maar het begrijpen van de impact van elkaars voorstellen en beslissingen op de bedrijfsdoelstellingen. ‘Pas dan kom je echt tot inzicht, zie je de afhankelijkheden en werk je samen aan de doelstelling om competitief voordeel te creëren, in plaats van het maken van gezamenlijk plan.’

Rollenspellen in de supply chain

•Dinalog Supply Chain Inspiration Game  van Dinalog
•Ketensimulatie van MVO Loont
•The Fresh Connection van Involvation
•The Leagile Game van PwC
•Werkkapitaaloptimalisatiegame van Conquaestor