Roerige tijden vragen om ander voorraadbeheer

Traditionele methoden voor voorraadbeheer schieten tekort in tijden van grote veranderingen. De vele lege schappen bij de start van de pandemie laten dat zien. Met multi-echelon inventory management realiseren bedrijven als Kraft aanzienlijk betere prestaties. Dat toonde softwareleverancier Logility tijdens de derde aflevering van Webinar Wednesday.

Door Marcel te Lindert

Maar liefst 45 procent van de bedrijven wil investeren in software voor sales & operations planning (S&OP) en 40 procent in end-to-end supply chain visibility. Niet verwonderlijk, is de reactie van Jonathan Jackman na een blik op deze cijfers van Supply Chain Media. ‘Wij snappen waar dat vandaan komt. Bedrijven willen graag meer grip op hun supply chain en meer intelligentie in hun besluitvorming’, zegt de vice president EMEA van Logility.

Multi-echelon inventory management is een vakgebied dat hier naadloos op aansluit. Traditionele voorraadbeheersoftware is gefocust op optimalisatie van de voorraad op één locatie in de supply chain. Maar in het ideale geval is het optimale voorraadniveau op die locatie afhankelijk van de voorraden die elders in de supply chain aanwezig zijn. Multi-echelon inventory management kijkt naar de end-to-end supply chain en berekent optimale voorraadniveaus voor alle locaties.

Slechte afstemming

De eerste stap op weg naar beter voorraadbeheer betreft meteen een grote uitdaging: hoe leg je uit waarom multi-echelon inventory management nodig is? Hoe krijg je daarvoor bij het topmanagement de handen op elkaar? De traditionele aanpak werkt niet meer, stelt Jackman, terwijl hij wijst naar het bekende citaat van Darwin: niet de sterkste of de slimste soort overleeft, maar de soort die zich het best aanpast. ‘Een slecht servicelevel is niet alleen een gevolg van een fout in de forecast, maar vaak ook het resultaat van een slechte afstemming tussen de productie- en distributiestrategieën. Daardoor hebben bedrijven moeite om adequaat te reageren op veranderingen. Als de vraag uit de markt, de levertijden van leveranciers of de inrichting van de supply chain verandert, moeten we onze voorraadstrategie aanpassen.’

Bedrijven hebben grote moeite om hun servicelevels overeind te houden in deze volatiele en onzekere tijden. De traditionele reactie is het verhogen van veiligheidsvoorraden, maar dat levert steeds minder vaak het gewenste resultaat op. ‘Daarnaast zien we dat het lastig is om overtollige voorraden snel weg te werken. Het stoppen van productie is vaak geen optie. De huidige ERP-oplossingen bieden geen uitkomst, omdat die niet kunnen omgaan met veranderingen in de supply chain. Met multi-echelon voorraadbeheer kunnen we duidelijke verbeteringen realiseren.’

Overlevingskans

Logility laat zien hoe productie- en distributieprocessen op elkaar ingrijpen. Aanpassing van de frequentie waarmee de voorraden in warehouses worden aangevuld, heeft impact op de beschikbaarheid stroomafwaarts en de vraagpatronen stroomopwaarts in de supply chain. ‘Veel bedrijven kijken vooral naar de voorraad eindproducten, maar niet naar processen die daaraan voorafgaan’, vertelt Gokhan Usanmaz, product owner bij Logility.

Usanmaz legt uit hoe bedrijven met complexe distributienetwerken opereren. ‘Eerst bepalen ze met een netwerkstudie waar de warehouses moeten staan, vervolgens rekenen ze uit hoeveel voorraad in elk warehouse moet liggen. Bedrijven met een bredere blik die ook hun fabrieken als voorraadpunt beschouwen, strooien vaak overal wat voorraad neer: een kostbare oplossing. Maar in het optimale geval hoeft niet per se op elke locatie voorraad te liggen. Andere afwegingen spelen dan een rol: waar moet ik mijn voorraad differentiëren? Hoe stel ik de aanvoer veilig? Hoe minimaliseer ik de tijd die nodig is om te herstellen van een verstoring? Of: hoe vergroot ik mijn overlevingskans in omstandigheden zoals we die nu beleven? Het antwoord op deze vragen verlangt een andere opbouw van voorraden en een nauwere samenwerking tussen inkoop, productie en distributie.’

Mac & Cheese

Om multi-echelon inventory management van de grond te krijgen, is alleen een goede businesscase niet voldoende. Meerdere disciplines binnen het bedrijf moeten meedoen. Het is niet eenvoudig om hen mee te krijgen, want de principes van multi-echelon inventory management druisen soms in tegen de intuïtie. Dat blijkt onder meer uit een praktijkvoorbeeld van Kraft, producent van Mac & Cheese, een populair gerecht in Amerika. ‘Een lang houdbaar product met een hoog en stabiel vraagpatroon en tientallen jaren historische data. Het was één van de producten waaraan planners de meeste aandacht schonken. Een typisch geval van overplanning. Het voorstel voor een andere aanpak kon rekenen op veel tegenstand van de planners’, stelt Usanmaz.

Door in te zetten op multi-echelon voorraadbeheer is Kraft erin geslaagd de pandemie relatief goed te doorstaan. Vóór de pandemie lag de focus op efficiëntie, maar meteen na uitbraak van de pandemie verschoof dat naar het herstel van servicelevels. ‘Terwijl veel andere merkfabrikanten hun servicelevels zagen zakken tot onder de 90 procent, scoorde Kraft rond de 95 procent, ondanks alle verstoringen. Nu ligt de focus op het reduceren van de risico’s als gevolg van veranderingen in vraag en aanbod. Al die tijd bleven planners vertrouwen houden in het systeem, omdat het zich aanpast aan veranderende omstandigheden.’