RHI Magnesita krijgt weer grip op transport met wereldwijd TMS

RHI Magnesita

De noodzaak om grip te krijgen op wereldwijde transportactiviteiten is groter dan ooit. Het Oostenrijks-Braziliaanse bedrijf RHI Magnesita nam al voor de uitbraak van Covid-19 de beslissing de transportorganisatie te centraliseren en moderniseren. Tijdens Supply Chain Media’s Webinar Wednesday legde de fabrikant van vuurvaste materialen uit welke rol daarin is weggelegd voor het Transport Management Systeem van Oracle. Nu de problemen in het internationaal transport blijven aanhouden, wordt snel duidelijk wat de voordelen van end-to-end transport management zijn. 

Door Marcel te Lindert

Als containers niet op tijd worden opgehaald en leeggemaakt, brengen rederijen extra demurrage- en detention-kosten in rekening. In de supply chain van RHI Magnesita resulteert dat in een flinke kostenpost. Het nieuwe Transport Management Systeem (TMS) moet daarin verandering brengen. In dit TMS is een ‘workbench’ ingericht die de planners van RHI Magnesita inzicht geeft in de status van alle containers. ‘Per container kunnen we zien hoeveel dagen resteren voordat de rederij start met het doorberekenen van extra kosten. Onze planners spelen daarop in door containers op tijd op te halen in de haven en eerder naar de eindbestemming te transporteren’, zegt Marc Jägers, manager global transportation management bij RHI Magnesita.

Het TMS in kwestie is geleverd door Oracle en gekoppeld aan de visibility-platformen van FourKites en Inttra. FourKites levert real-time statusinformatie over alle luchtvracht- en wegtransportzendingen, Inttra doet hetzelfde voor zeevracht. ‘Dit voorbeeld over demurrage- en detention-kosten laat zien wat de voordelen zijn van een geïntegreerde oplossing voor visibility en transport management. Die oplossing stelt ons in staat onze kosten en servicelevels onder controle te houden.’

Modernisering van de transportorganisatie

De supply chain van RHI Magnesita telt 28 productievestigingen in onder meer China en Brazilië die vuurvaste materialen leveren aan klanten in meer dan 150 landen. Om de supply chain naar een hoger niveau te tillen, opende het bedrijf drie jaar geleden een kantoor in Rotterdam met 120 supply chain-specialisten. Dit supply chain-team is de drijvende kracht achter een groot transformatieproject, met modernisering van de wereldwijde transportorganisatie als één van de zes speerpunten. Dat was geen moment te laat, gezien de pandemie die kort daarna uitbrak. ‘We opereren in een erg complexe logistieke omgeving. Gezien de huidige omstandigheden is het uiterst belangrijk dat we grip krijgen op onze transportoperatie. We zien de transportkosten uit de klauwen lopen, terwijl het nakomen van de afgesproken levertijden een steeds grotere uitdaging wordt’, aldus Jägers.

Van een volwassen transportoperatie was geen sprake. RHI Magnesita beschikte niet over een adequaat Transport Management Systeem. Gestandaardiseerde, uniforme processen ontbraken. ‘We zijn gestart met het in kaart brengen van de huidige en de gewenste situatie. We hebben een strategie geformuleerd die ons moet brengen naar een hogere mate van volwassenheid. Dan doen we door eerst stappen te zetten op het gebied van operational excellence en vervolgens op het gebied van service execellence.’

Alle stakeholders aan tafel

Voor modernisering van de wereldwijde transportorganisatie is meer nodig dan alleen een nieuw TMS, benadrukt Jägers. ‘Implementatie van nieuwe technologie zonder de processen, organisatie en strategie aan te pakken, is een vrij zinloze exercitie. Dan heb je weliswaar een nieuw systeem, maar nog steeds dezelfde slechte processen, organisatie en strategie. Daarom zijn we tijdens de implementatie aan de slag gegaan met het harmoniseren, vereenvoudigen en standaardiseren van processen. We hebben daarnaast een control tower opgezet voor beheer van de wereldwijde transportactiviteiten. En we hebben een duidelijke strategie geformuleerd, die is afgestemd op de bedrijfsstrategie.’

Het fundament van deze vernieuwde transportorganisatie wordt gevormd door het nieuwe TMS. RHI Magnesita heeft daarom veel aandacht besteed aan de selectie van het systeem, dat voor controle en overzicht over alle transportactiviteiten stroomopwaarts en stroomafwaarts moet zorgen. ‘Een dergelijk systeem schaf je aan voor de lange termijn. Daarom hebben we alle drie TMS-leveranciers op de shortlist samen met hun implementatiepartners uitgenodigd voor een tweedaagse workshop. Uit ons eigen bedrijf hebben we mensen uitgenodigd van alle afdelingen die op enige wijze te maken krijgen met het TMS. Dus ook mensen van IT, logistiek, inkoop en de financiële afdeling. Dat alle stakeholders aan tafel zaten, was cruciaal.’

Koppelen met externe platforms

Twee dagen lang hebben de drie TMS-leveranciers demonstraties gegeven en twee dagen lang konden de mensen van RHI Magnesita hen over alles bevragen. Alle stakeholders hadden tijdens de tweedaagse workshops een digitale scorekaart op hun scherm waarop ze hun eigen oordeel konden geven. Het systeem Oracle Transportation Management scoorde uiteindelijk als beste. ‘Een belangrijke reden is het gemak waarmee we dit TMS kunnen koppelen met externe platforms voor bijvoorbeeld real-time visibility. FourKites en Inttra zijn voorbeelden van dergelijke platforms waarmee Oracle een standaardkoppeling heeft. Daarnaast is het belangrijk dat we de data uit het TMS kunnen gebruiken om onze klanten via een portal inzicht te geven in de status van hun orders. Ook willen we de enorme hoeveelheid data in een data warehouse stoppen en toegankelijk maken voor onze business intelligence-tools.’

RHI Magnesita gebruikt het TMS om vrachten en routes te optimaliseren en voor elke route de juiste vervoerder te selecteren. Door de koppeling met FourKites en Inttra kan het team van Jägers zien of zendingen op tijd arriveren en notificaties met verwachte aankomsttijden versturen. Het facturatieproces is geautomatiseerd met behulp van self-billing. De data die al deze processen genereren, wordt weer gebruikt als input voor tenderprocedures en prijsonderhandelingen. ‘Alle transportmedewerkers werken met het TMS van Oracle. Ze hoeven niet in te loggen op de platformen van FourKites en Inttra, maar ontvangen alle relevantie informatie direct in het TMS. En in de toekomst kunnen we eenvoudig koppelen met andere platformen, zoals Uber Freight of Xeneta.’

Proactief ingrijpen

Op dit moment heeft het nieuwe TMS nog niet geleid tot drastisch andere keuzes. ‘De reden is dat we nog bezig zijn met implementatie’, stelt Jägers. ‘In december zijn we in China gestart met de uitrol van het systeem. We kunnen dus nog niets zeggen over concrete verbeteringen en besparingen. Maar als we het systeem een jaar eerder in gebruik hadden genomen, hadden we een groot deel van de huidige problemen kunnen voorkomen. Waarom? Omdat we dan meer zicht hadden op de operatie en proactief hadden kunnen ingrijpen. Dat het nieuwe systeem waarde gaat genereren, staat voor ons vast.’