Realtime inzicht in pakketverwerking bij PostNL

PostNL Pakketten, een business unit van PostNL en gespecialiseerd in pakkettendistributie, ontwikkelde in samenwerking met ADA ICT een control room-applicatie, om realtime inzicht te krijgen in de performance van de transport- en sorteerprocessen bij PostNL.

AANLEIDING

Helen Verschoor: ‘De behoefte aan een nieuw control room-systeem vloeide voort uit een verandertraject dat reeds in 2006 is ingezet. De ontwikkelingen op het gebied van e-commerce hebben bij PostNL Pakketten de afgelopen jaren voor enorme volumestijging gezorgd. Om mee te kunnen gaan met de marktgroei was meer capaciteit nodig en dat vereiste een nieuwe logistieke infrastructuur. Om de volumestijging te kunnen faciliteren en aan veranderende klantwensen te voldoen, gaan we van vier naar achttien sorteerlocaties. We krijgen een zogeheten hub-en-spoke-netwerk.’

PROBLEEM

De nieuwe logistieke infrastructuur verhoogt de complexiteit en vereist meer afstemming binnen de keten zodat PostNL adequaat kan omgaan met afwijkingen in het proces, bijvoorbeeld afwijkende volumes, files op de weg, eventuele Uitval van een sorteermachine of andere bottlenecks. Er was geen standaardoplossing voorhanden dat aan de eisen voldeed. Zo ontstond de behoefte aan een nieuw maatwerksysteem voor het plannen, monitoren en bijsturen van de dagelijkse processen.

PROJECTTEAM

Helen Verschoor, ADA ICT,externe projectleider, zes projectmedewerkers van het Operational Control Center en van de IT-afdeling

EXTERNEN

De externe projectleider, rapporterend aan Helen Verschoor, introduceerde de zogenoemde Scrum-methodiek. ADA ICT had hier ervaring mee. PostNL had al ervaring met ADA ICT als leverancier.

OPLOSSING

Verschoor: ‘De functionaliteiten die het nieuwe systeem moest hebben, waren bekend. Omdat we iets ontwikkelen waar we nog geen praktijkervaring mee hebben, kun je de applicatie nog niet precies op papier ontwerpen. Je hebt Voortdurend voortschrijdend inzicht. Een iteratieve aanpak, zoals de Scrum-methodiek, waarbij je steeds stukjes van het IT-systeem ontwerpt, past hierbij.’

LEIDERSCHAP

Verschoor: ‘De ambitie was hoog. Bij de Scrum-methodiek koop je vooraf programmeeruren in. Dat dwingt je tot het maken van keuzes en maakt je scherp op de prioritering. Je bouwt alleen wat toegevoegde waarde heeft. Dat was intensief en af en toe pijnlijk omdat je continu keuzes moet maken en daarin soms mensen moet teleurstellen. Daarom bleef ik de gemaakte keuzes steeds onderbouwen aan alle betrokkenen.’

SUCCESFACTOREN

‘De methodiek en de keuze voor een leverancier met kennis over onze processen zijn de juiste geweest. Alle partijen hebben resultaatgericht samengewerkt. De gedrevenheid vanuit PostNL in combinatie met de klantgerichtheid van ADA ICT maakte dat het meer een samenwerking was, dan een klant/leverancierrelatie. Daardoor hebben in zeer korte veel neer kunnen zetten.’

MIJLPAAL

Op 1 juli 2011 ging het eerste depot, depot Waddinxveen, dat volledig voldoet aan de specificaties van de nieuwe logistieke infrastructuur open en operationeel live.

TOEKOMST

Verschoor: ‘De eerste fase is nu afgerond. We kunnen nu doorontwikkelen. Er ligt een wensenlijst voor volgend jaar. De focus zal liggen op alerts en ondersteuning bij omgaan met afwijkingen.’ De reorganisatie moet eind 2014 zijn afgerond.