Procurement Control Room voorkomt verspilling van vele euro’s

Een Procurement Control Room van waaruit een organisatie inkoopprocessen onder de loep kan nemen, in het verleden, real time met dashboard alerts en in de toekomst. ‘Dit is een nieuwe benadering om inkoopprocessen, zoals purchase-to-pay processen, te optimaliseren en effectiever te managen.’ Dat zegt Martin Putters, Principal Consultant van Lakran Procurement Professionals, tijdens ‘Purchasing Intelligence: op weg naar business gedreven inkoop’ op 14 april 2015. Het seminar was een initiatief van Software AG en Lakran Procurement Professionals is een initiatief van Software AG en Lakran.

Door Ingrid Essenburg

Putters noemt olieconcern Shell als inspiratiebron voor de ontwikkeling van de Procurement Control Room. Shell heeft volgens hem de input, througput en output van de processen in de raffinaderij volkomen in de vingers. ‘Shell kent de processen door en door. Net zoals Shell willen we allemaal wel weten wat in een proces gebeurt, want vaak gebeuren er andere dingen dan je verwacht had. In de control room kijken we naar het proces aan de hand van Process Performance Indicators (PPI’s). Denk hierbij bijvoorbeeld aan PPI’s als het aantal bestelaanvragen dat wordt afgewezen of goedgekeurd, het aantal gewijzigde inkooporders, leadtime van purchase request tot purchase order en het aantal mensen dat betrokken is bij een inkoopproces dat begint bij een aanvraag en eindigt bij een factuur’, aldus Putters.

Verspilling

Door gebruik te maken van PPI’s met alerts ontstaat een steeds beter proces doordat sprake is van structurele monitoring en naar aanleiding van alerts procesverbeteringen worden doorgevoerd. Putters geeft een voorbeeld: ‘Stel dat veel bestelaanvragen worden afgekeurd. Als we mensen op grond van deze alert beter gaan instrueren, gaat de kwaliteit van de aanvragen omhoog. Hierdoor worden aanvragen vaker in één keer goedgekeurd en matchen ze beter met de facturen. Het hele proces verloopt zodoende een stuk efficiënter. Meten is weten. Weten is de basis voor managen, wat weer leidt tot beheersing van het proces.’

Putters besluit zijn betoog met een kwantificering van het belang van de Procurement Control Room: ‘Stel er is sprake van 5.000 wijzigingen op inkooporders per maand. Stel verder dat het doorvoeren van elke wijziging een kwartier kost en het uurtarief € 70 is. Tel uit de verspilling: één miljoen euro per jaar.’