Plascontracten zitten ons dwars

‘Plascontract’ greep in 2016 net naast de titel ‘Woord van het Jaar’. Plascontract. Misschien weet u het nog wel. Nederland sprak er schande van. De schriftelijke afspraak tussen verpleeghuis Grootenhoek en een van haar bewoonsters dat ze om 11.00, 14.00 en 18.00 uur naar de wc mocht. ‘Moet zij vaker, dan wordt er moeilijk gedaan’, aldus haar familie.

Plassen op afspraak? Dat verzin je toch niet. Hoe kunnen ze nou verwachten dat mevrouw Gerritsen zich aan de afspraak houdt? Dat ze altijd en alleen om 11.00, 14.00 en 18.00 uur aandrang voelt? Dat lijkt vragen om een natte broek. Zijn ze bij verpleeghuis Grootenhoek gek geworden?

Het heeft er alle schijn van dat verpleeghuis Grootenhoek het plascontract heeft ingevoerd als efficiencymaatregel. Een goedbedoelde poging om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen. Voorwaarde is echter wel dat alles en iedereen zich exact aan de afspraak houdt. Verrassingen zijn immers uit den boze. Zij zouden het plan maar verstoren.

Hadden ze bij verpleeghuis Grootenhoek maar geluisterd naar Eli Schragenheim. In het boek ‘Supply chain management at warp speed’ stelt hij: ‘Planning means making decisions ahead of time. In an uncertain environment making decisions ahead of time opens the door for Murphy.’ Als er sprake is van onzekerheid kun je volgens Schragenheim in afwachting van betrouwbare informatie dus beter je beslissing uitstellen. Logisch toch? Om dezelfde reden plan ik komende zomervakantie wel de dag van vertrek en de rijroute, maar niet waar en wanneer we stoppen om te tanken en te eten, laat staan onze plaspauzes. Hoe konden ze zo stom zijn bij verpleeghuis Grootenhoek?

Planbare wereld

Opmerkelijk genoeg doen we het bij het besturen van onze bedrijfsprocessen regelmatig niet veel beter dan verpleeghuis Grootenhoek. Ook daarbij lijken we een voorkeur te hebben ontwikkeld alles en iedereen in te willen plannen. De plascontracten vliegen je om de oren. Zo stellen voorraadplanners ondanks onzekerheid in vraag en aanbod, afhankelijk van de levertijd, vaak al weken tot maanden van tevoren de optimale bestelhoeveelheid en exacte leverdatum vast. In MRP berekenen we weken vooruit exact wanneer elke processtap mag beginnen en klaar moet zijn. En projectmanagers leggen bij voorkeur weken van tevoren exact vast wie later wat moet gaan doen. Willens en wetens gaan we ervan uit dat de onzekerheid mee zal vallen en onze buffers voldoende zullen zijn om deze het hoofd te bieden. Heerlijk, zo’n planbare wereld.

Helaas is de praktijk nogal eens weerbarstig. Vaak blijken onze voorspellingen onbetrouwbaar, levertijden te kort en voorraden te laag of juist te hoog. Met onbetrouwbare plannen als resultaat. Niet zelden gevolgd door maatregelen om de discipline te verhogen en de planning te verbeteren. Nog meer, nog langer vooraf en in nog groter detail. Over het algemeen met teleurstellende gevolgen.

Het plascontract de wereld uit

Om dezelfde reden dat we onze plaspauzes niet plannen, maar gewoon plassen als we aandrang voelen en de gelegenheid zich voordoet, zouden we in onze bedrijfssituatie kunnen overwegen onzekere beslissingen uit te stellen tot een beter moment. In plaats van alles en iedereen vooraf in te plannen, zouden we orders en taken kunnen toekennen en vrijgeven op basis van actuele behoefte en prioriteit zodra capaciteit beschikbaar komt. Beslissen op basis van wat je ziet in plaats van vooruitplannen in de hoop dat het uitkomt. Observe & Respond in plaats van Plan & Execute. Voorwaarde is natuurlijk een korte reactietijd. Ervaring leert echter dat die verrassend vaak beschikbaar blijkt zodra je er maar actief naar op zoek gaat.

Moeten we dan maar gewoon stoppen met plannen? Nee, zolang er beslissingen blijven met een reactietijd van weken, maanden of langer zullen we moeten plannen. Zo zullen we S&OP ook keihard nodig blijven hebben, al was het maar om op middellange termijn voldoende capaciteit beschikbaar te kunnen stellen. Maar ook als het risico dat onze planningmakers er naast zitten beperkt is, kan het verstandig zijn wel te plannen. Denk aan de autoproducent, maar ook aan uw lokale kapper die dankzij hun procesbetrouwbaarheid en uw tolerantietijd ongestoord weken vooruit mogen en kunnen plannen ten gunste van hun efficiëntie.

Dankzij wijdverbreide toepassing van ‘plascontracten’ in onze procesbesturing, verspillen we een hoop tijd en moeite met het maken, verbeteren en naleven van doodgeboren plannen. Met alle gevolgen van dien. John Lennon wist het al: ‘Life is what happens to you while you’re busy making other plans.’ Mocht dit u bekend voorkomen, overweeg dan eens uw ‘plascontracten’ op te zeggen.

Alex Tjalsma, partner/consultant Involvation