Over-de-top-leanfans: vul de lege voorraadkast

Voor onverwacht bezoek, gisteren nog, heb ik graag koffie, thee, suiker en melk in huis. En het liefst ook nog wat lekkers voor erbij. ‘Nee’ verkopen aan mijn gasten, doe ik niet graag. Leanfans hebben daar blijkbaar geen last van. Hun voorraadkast thuis is vermoedelijk leeg. Tenminste dat lijkt zo, want ‘Gij zult geen voorraad hebben’, is het mantra van leanfans dat ik binnen veel organisaties beluister. Dat is mijns inziens absolute onzin. Mijn advies: wat je thuis aan voorraadbeheer doet, doe dat ook in je bedrijf. Je wilt toch geen ‘nee’ verkopen aan je klanten?

Een voorbeeld van hoe te vergaande voorraadminimalisatie tegen je kan werken, trof ik pas nog aan bij een producent van vrachtwagens. Tijdens mijn bezoek vertelt de plant manager mij trots dat de productievestiging een maximale voorraad van bumpers voor twee productie-uren aanhoudt, wat de opslagkosten mooi beperkt. Wat als zich onverhoopt een griepepidemie, stroomonderbreking of staking voordoet?, bedenk ik me als ik dit hoor. Deze onheilspellende gedachtegang houd ik diplomatiek voor me. Wel vraag ik de fabrieksmanager of het wel eens voorkomt dat de toeleverancier van bumpers te laat levert.

Ik krijg te horen dat de productielijn één à twee keer per week een half uur stilligt door een net te late levering. Tel uit je verlies als je je bedenkt dat dagelijks tachtig vrachtwagens van de band rollen. Op mijn opmerking: ‘Goh, dan zou ik toch voor een uurtje veiligheidsvoorraad aanhouden om die onzekerheid op te vangen’, krijg ik het ongenuanceerde antwoord: ‘That’s not done in the automotive industry’.

De productiemedewerkers van de vrachtwagenproducent kijken nu nog altijd reikhalzend en nerveus uit naar de bumperleverancier. Gaat ie het halen of net niet? Aan de drukte op de weg zal het niet liggen, want de toeleverancier is gevestigd naast de fabriek.

Kapitaalvernietiging

Dit voorbeeld van een over-de-top-leanfan illustreert hoe een te lage voorraad kapitaal kan vernietigen. Maar te veel voorraad is ook niet goed. Dat weten we thuis allemaal, want dan bederft de boel of puilt je voorraadkast uit. Dus hoe bepaal je de ideale voorraad? Welke veiligheidsmarge houd je aan? En wat is het beste bestelmoment?

Het antwoord is simpel: combineer en analyseer gegevens uit verschillende bedrijfsprocessen. Als basis gebruik je de gegevens die ERP-systemen genereren. Zij geven inzicht in onder andere beschikbare voorraden, geplaatste orders, productieplanning, gemiddelde vraag, bestelhistorie en afspraken met leveranciers. ERP-gegevens zijn standaard verpakt in afzonderlijke modules, zoals Order-to-Cash, Procure-to-Pay of Productieplanning. Voor voorraadoptimalisatie is het zaak ze uit te pakken en met elkaar te combineren.

Gelukkig bestaan er tools die de gegevens van de afzonderlijke ERP-modules met elkaar kunnen verbinden. Met deze tools kun je de ideale voorraad en het beste bestelmoment benaderen. Dan zal blijken dat voorraadoptimalisatie geen kwestie is van minder is meer, wel van verstandiger is beter. Zelfs de allergrootste leanfan zal hiervan overtuigd raken. Daarvan ben ik zeker. Leanfans die hierover met mij van mening verschillen, nodig ik uit langs te komen. Dan zorg ik voor een kop koffie of thee met lekkers, want mijn voorraadkast is optimaal gevuld.

Jacques Adriaansen
Director Every Angle Academy en mede-oprichter Every Angle