Operational Agility – Data als concurrentievoordeel

In mijn vorige blog gaf ik aan dat in de huidige markt het snel en effectief reageren op gewijzigde marktomstandigheden steeds belangrijker is. ‘Sense and Respond’ moet het nieuwe credo zijn, maar helaas zijn traditionele bedrijfssystemen (ERP, CRM, SCM etc.) hier niet op ingericht. Het ouderwetse planbord is een voorbeeld van een agile systeem omdat je hierop heel snel inzicht krijgt in de situatie en ook direct ziet welke acties je kunt nemen. Operational Agility is dus niet iets nieuws, maar wel iets dat we uit het oog hebben verloren in onze drive naar ‘Operational Efficiency’.

Gezien de toegenomen complexiteit van bedrijfsprocessen, markten en de supply chains is het ouderwets planboard helaas niet langer toereikend om snel inzicht te verschaffen. De complexe samenhang van leveranciers, onderdelen, producten, klanten, concurrenten bepalen het succes van de organisatie. Dit is niet langer eenvoudig te tonen op het planbord. En deze complexiteit neemt alleen nog maar toe vanwege globalisering, opkomst van nieuwe markten en technologieën zoals social media, die het traditionele speelveld herdefiniëren. Maar juist hierdoor is Operational Agility nu belangrijker dan ooit en de ‘1 million dollar question’ is dan ook hoe dit als organisatie voor elkaar te boksen is.

Veel bedrijven zijn al jaren bezig om op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis te rapporteren hoe de vlag erbij hangt. Hiervoor zijn systemen ingericht die veel data verzamelen en deze vervolgens op een logische manier tonen aan de gebruiker. Vaak worden deze traditionele dashboards gezien als het stuurmiddel voor de organisatie en worden strategische beslissingen genomen op basis van de ‘informatie’ die hierin is te vinden. Echter, deze rapportages hebben als grote nadeel dat ze alleen informatie uit het verleden tonen. En dan vaak nog eens die data waarvan men tijdens de implementatie dacht dat hij zinvol was, zonder continu te bekijken of andere/nieuwe data elementen misschien in de huidige omstandigheden beter zijn. Dit blijkt in de praktijk vaak tot problemen te leiden.

Een goed voorbeeld hiervan is de grote multinational die al jaren zijn S&OP proces laat sturen op basis van een vraagvoorspelling gebaseerd op trends en seizoenen. Dit ging goed zolang de marktomstandigheden vergelijkbaar waren, maar tijdens de economische crisis in 2008/2009 blijkt dat zij, ondanks een perfect georganiseerd S&OP proces, toch substantieel teveel produceerde. Dit vertaalde zich direct naar lagere winsten en de noodzaak tot een winstwaarschuwing. Voor een beursgenoteerd bedrijf niet iets waar het bestuur blij van wordt. Om het traditionele denken te doorbreken heeft men Business Analytics toegepast om te kijken of er ook andere manieren van voorspelen mogelijk waren. Men verrijkte de interne productie- en verkoopgegevens met niet-traditionele data zoals economische cijfers en analyseerde hiermee het verband tussen macro-economische cijfers voor de bouwmarkt en het productieverloop binnen de organisatie. En nog belangrijker, men kon dit verband kwalificeren en daarmee inzichtelijk maken dat er 6  maanden vertraging bestond tussen deze economische indicatoren en de vraag. Met dit nieuwe inzicht is men nu in staat om ook op langere termijn toch accuraat te plannen en de organisatie hierop te sturen.

Dit is slechts één voorbeeld waarbij het gebruik van data en Business Analytics tot vernieuwd inzicht heeft geleid. Dit inzicht stelt organisaties in staat op tijd veranderingen in de markt te zien (sense), en ook te weten hoe hier het beste op te reageren (respond) op basis van de geschetste scenario’s. Deze aanpak is toepasbaar op allerlei bedrijfsprocessen, variërend van marketing, productie, inkoop tot supply chain. Vragen zoals; ‘hoe kan ik mijn marketing campagnes effectiever maken’, ‘kan ik onderhoud aan machines uitstellen zonder de kans op downtime te vergroten’,’wat is de beste productie-mix gezien de schaarste van bepaalde grondstoffen’. Het gebruik van alle beschikbare data en Business Analytics kunnen hier verbeterd inzicht in geven en leiden tot de juiste beslissingen.

In de huidige omgeving is data een nieuwe asset die bedrijven dienen te gebruiken om concurrentie voordeel te behalen. Er is veel informatie verborgen in deze data wat tot concurrentievoordeel kan leiden en waarmee omzetverlies voorkomen kan worden. Het probleem is echter dat men vaak door de bomen het bos niet meer ziet en ‘verdrinkt in een zee van data’. Als marktleider op het gebied van Data-Management en Business Analytics helpt SAS bedrijven om snel juist die pareltjes van informatie uit deze data te halen zodat men inzicht kan krijgen om de juiste beslissingen te maken. Door onafhankelijk te zijn van de onderliggende operationele systemen kan SAS data uit allerlei verschillende interne en externe bronnen halen en hierover inzicht verschaffen. Door Business Analytics als een vaardigheid in te bouwen in het DNA van de organisatie (en dus niet te beschouwen als het eenmalig gebruik van een hulpmiddel) kan men Operational Agility creëren, zonder dat dit ten koste gaat van de Operational Effiency in de operationele systemen. Beide hebben hun plaats in de nieuwe organisatie.