Operatie versus Sales

Tijdens gesprekken met klanten in de boardroom, die ik vaak samen met mijn collega Peter Bol voer, stel ik meestal dezelfde vraag: ‘Wie is verantwoordelijk voor de voorraad?’ Lang blijft het dan stil. Uiteindelijk is het vaak de COO die zegt: ‘Ja, dat zal ik dan wel zijn.’ Sales en Finance houden wijselijk hun mond. Bij veel bedrijven is het onduidelijk wie de voorraadhoogte van een artikel bepaalt.

Deze onduidelijkheid bevreemdt mij, omdat iedereen aan tafel uiteindelijk hetzelfde, gezamenlijke doel heeft: maximale winstgevendheid voor de onderneming. Hier ben je dan ook samen verantwoordelijk voor. Om dit gemeenschappelijke doel te bereiken, is het van belang dat processen van verschillende afdelingen op elkaar worden afgestemd. Sales & Operations Planning kan voor deze afstemming zorgen. Hierbij zijn immers twee afdelingen betrokken, sales en de operatie (lees: voorraadbeheer).

Naar mijn mening begint het voorraadbeheerproces bij Sales. Zij hebben een bepaalde ‘hoge’ verwachting van de verkoop. Deze verwachting, ook wel forecast genoemd, is erg belangrijk. De praktijk leert dat het grootste risico op incourantie zit in de introductiefase. Hier gelden dan ook andere KPI’s dan bij producten die zich in de volwassenheids- of end-of-life-fase bevinden. In de introductiefase is afstemming tussen sales en operatie cruciaal. Is de werkelijke afzet in lijn met de door Sales afgegeven forecast? Wat gaan we doen bij sterke afwijkingen? Waar worden deze afwijkingen door veroorzaakt? Wordt de forecast aangepast? Blijft het artikel een voorraadgestuurd artikel of juist ordergestuurd, enzovoort?

Operations is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de voorraad. Zij moeten zorgen dat het juiste product op het juiste moment beschikbaar is. Communicatie is hierbij cruciaal. Uiteindelijk gaat het over communiceren en een continue afstemming tussen forecast en werkelijke afzet. Belangrijk onderdeel van deze communicatie zijn de juiste cijfers of KPI’s. IT dient er voor te zorgen dat zowel de Sales als de Operatie-afdeling de juiste informatie tijdig krijgt. Daarnaast kan IT op basis van historische verkoopcijfers een indicatie geven van de verwachte vraag.

Er is dus niet één afdeling aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de voorraad, dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Sales bepaalt, Operations voert uit en S&OP zorgt voor de afstemming. Het is dus niet Operatie versus Sales, maar Operatie samen met Sales.

Michel Winter, Business Manager Slimstock Nederland