Niemand weet wat een order echt kost

De focus van de meeste bedrijven is vooral beperkt tot inkomsten. Ze hebben prachtige tools om de vraag en de daaraan gerelateerde omzet te voorspellen, maar geen flauw benul van de kosten die ze moeten maken om aan die vraag te voldoen. Natuurlijk weten ze iets over totale kosten, maar dat geeft geen antwoord op de vraag welk item of welke order wel of niet winstgevend is.

 

Door Pieter van den Broecke, Managing Director Central Europe, Manhattan Associates

 

Het is wrang, maar de meeste dcmanagers zijn verantwoordelijk voor kosten waarover ze maar ten dele controle hebben. Ga maar na in uw eigen organisatie. Het is inkoop die bijvoorbeeld afspraken maakt met leveranciers over de frequentie waarmee artikelen worden aangeleverd. Het is verkoop die klanten toestaat spoedorders te plaatsen. En het is klantenservice die extra eisen inwilligt van die ene klant waarmee een akkefietje was

Dat zijn allemaal beslissingen waarop dcmanagers niet of nauwelijks invloed hebben. Beslissingen die leiden tot extra werk en dus tot extra kosten. Kosten die onder druk staan in deze economisch lastige tijden, iets waarmee juist dc-managers worden geconfronteerd. Uit onderzoek van het Amerikaanse Warehousing Education and Research Council (www.werc.org) blijkt namelijk dat 53 procent van de ondervraagde dc-managers ‘cost leadership’ noemt als belangrijkste bedrijfsstrategie. Het is onmogelijk om invulling te geven aan deze bedrijfsstrategie als dc-managers blijven toestaan dat hun collega’s uit andere disciplines beslissingen nemen die een kostenopdrijvend effect hebben.

Geen inzicht in kosten

Wat dc-managers missen, is inzicht in de ‘cost to serve’: de kosten die ze moeten maken om klanten te bedienen. Natuurlijk weten ze op week-, maand- of jaarbasis hoeveel producten ze verwerken en wat ze aan kosten maken. En natuurlijk kunnen ze op basis van die cijfers uitrekenen hoeveel logistieke kosten ze gemiddeld per verzonden item maken. Een gemiddelde kostprijs zegt echter nog niets over de werkelijke kosten van elk item. En niets over de vraag welk item wel en welk item niet winstgevend is.

Inzicht in de cost to serve is van essentieel belang om de logistieke kosten onder controle te kunnen houden. Het verschaft dcmanagers het instrument om aan collega’s duidelijk te maken wat de impact van hun beslissingen op de logistieke kosten en op de winstgevendheid van het bedrijf is. Met dergelijke instrumenten in handen verandert de toon van discussie met collega’s. In plaats van de vraag ‘Wanneer ga je deze order uitleveren?’ luidt de vraag dan ‘Hoe kunnen we deze order uitleveren?’Als de cost to serve bekend is, kan niemand die met goed fatsoen negeren.

Data allang voorhanden

De data om de cost to serve te voorspellen, zijn vaak allang voorhanden. Het enige wat in de meeste bedrijven ontbreekt, zijn goede systemen die het rekenwerk doen. Dat zijn systemen die automatisch data uit allerlei systemen trekken over kosten van individuele producten of handelingen. Denk aan onder meer inkoopkosten, importheffingen, ontvangstkosten, orderverzamelkosten, verpakkingskosten en verzendkosten.

Vervolgens is het zaak om deze kosten toe te rekenen aan alle items die verzonden zijn. Transportkosten kun je bijvoorbeeld op basis van het aandeel van een item in het totale volume van een vracht toerekenen aan elk item in een vrachtauto. Ook de arbeid die gepaard gaat met goederenontvangst kun je op basis van het volumeaandeel toerekenen aan alle ontvangen items.

Tot slot is het de kunst om op basis van deze historische cost to serve te voorspellen hoe de cost to serve verandert voor elke nieuwe inkoop- of verkoopbeslissing. Daarvoor kan het noodzakelijk zijn om ook rekening te houden met veranderingen in kosten, denk aan stijgende dieselprijzen, structurele loonsverhogingen of groeiende importheffingen.

Impact op winstgevendheid

De meeste bedrijven focussen louter op inkomsten. Ze beschikken misschien over tools om te voorspellen hoeveel omzet ze gaan scoren, maar vergeten te kijken naar de kosten die ze daarvoor moeten maken. Bedrijven die wel weten wat de cost to serve is, kunnen doorrekenen wat de impact op de winstgevendheid is voordat een inkoper of verkoper een nieuw contract met leverancier of klant afsluit.

Er zijn hier en daar al bedrijven die investeren in systemen waarmee ze inzicht krijgen in de cost to serve. Dat zijn bedrijven die snappen dat een dergelijk inzicht een strategisch voordeel biedt en leidt tot betere beslissingen in de hele supply chain. Dat leidt niet alleen tot minder kosten, maar ook tot minder onzekerheid binnen bedrijven over de impact van beslissingen.