Maak ketenprocessen transparant

ketenprocessen

Succesvolle retailers als Bol.com, Action, Rituals en Suitsupply investeren in het transparant maken van informatie over de status en voortgang van ketenprocessen. Zij zorgen ervoor dat informatie over ketenprocessen voor alle ketenpartijen beschikbaar is. Informatie zoals: ‘Wat is de status van deze inkooporder?’ ‘Voldoen deze goederen aan de kwaliteitsnorm?’ of ‘Waarom vertraagt deze zending?’

Door Martin Swaters

Omdat ketenpartijen van elkaar afhankelijk zijn (ketenprocessen zijn voorwaardelijk aan elkaar), is het belangrijk dat alle ketenpartijen hetzelfde beeld over de status van de ketenprocessen hebben. Het helpt de ene partij adequaat te reageren op de processtatus bij een andere partij. Zorg dus voor ‘one version of the truth’ voor alle ketenpartijen. Vanzelfsprekend dient dit beeld juist, volledig en actueel te zijn.

Stop momentopnames

De status van processen in de supply chain wordt vaak via e-mail, Electric Data Interchange (EDI) en Excel van de ene naar de andere ketenpartij doorgegeven. E-mail is gemakkelijk en flexibel en we gebruiken het allemaal. Maar een nadeel van e-mail is dat de informatie zich bevindt in lokale mailboxen van (individuele) buyers, planners of merchandisers, of in de mailbox van een bepaalde afdeling. De informatie is niet breed beschikbaar. Hierdoor weet de één niet wat de ander al wel weet, terwijl supply chain-informatie meestal belangrijk is voor meerdere personen, meerdere afdelingen en meerdere ketenpartijen.

EDI kenmerkt zich door gestructureerde uitwisseling van informatie in simpele processen. EDI is daardoor uitermate geschikt om bijvoorbeeld de inhoud van een zending in de keten door te geven van het ene ERP, TMS of WMS naar het andere. Maar EDI is niet flexibel. Hierdoor is het minder geschikt voor informatieuitwisseling in complexere, minder gestructureerde processen. Als je een supplier vraagt om op 1 januari honderd rode jurken te leveren en het antwoord is ‘Het lukt me om op 3 januari negentig rode jurken te leveren en een week later kan ik nog vijf blauwe jurken leveren, en dan heb ik wellicht nog twee groene, is dat ook goed?’, dan zal dit antwoord je niet via EDI bereiken.

Typefoutje

Excel is fantastisch en iedereen gebruikt het. Je kunt gemakkelijk grote hoeveelheden gestructureerde informatie heen en weer sturen van de ene ketenpartij naar de andere, en dan weer door van de ene afdeling naar de volgende. Er landen nogal wat Excel-sheets in e-mailboxen in de supply chain. Sheets die worden ingevuld zonder controle op de ingevoerde data, terwijl een typefoutje snel gemaakt is, of sheets die worden gevuld met data uit andere systemen en dan later via e-mail worden doorgestuurd naar ketenpartijen en die dus nooit de actuele stand van zaken in de supply chain weergeven.

Bij veel ketenpartijen wordt periodiek het net opgehaald uit de e-mail-, EDI- en Excel-informatie om een beeld van de status en voortgang in de supply chain te krijgen. Het samenbrengen van deze informatie uit de verschillende data-eilandjes is vaak al een hele klus. Terwijl deze e-mail-, EDI en Excel-informatie voor iedere ketenpartij een verschillend beeld oplevert van de status van supply chain-processen, terwijl de processen van de ene ketenpartij afhankelijk zijn van processen van de andere ketenpartij.

Zichtbaar maken

Door alle ketenpartijen te voorzien van dezelfde (actuele, juiste en volledige) informatie, vergroot je de mogelijkheid om, over ketenpartijen heen, adequaat te reageren op de status of voortgang van de ketenprocessen. Bijvoorbeeld: een inkooporder dient binnen twee dagen te worden bevestigd door de leverancier, of de boekingsbevestiging van een container tot uiterlijk tien dagen voor de verschepingsdatum. Om dit te bereiken kan een webportal worden ingericht. In zo’n webportal kijken alle ketenpartijen naar hetzelfde beeld.

Om te bereiken dat ketenpartijen zo’n webportal ook daadwerkelijk gaan gebruiken, moet je ervoor zorgen dat iedere ketenpartij er iets mee opschiet. Dat is niet zo moeilijk, want bij leveranciers zit cruciale informatie ook vaak maar enkel in een e-mailbox van een bepaalde salesmedewerker en wordt de voortgang daarvan niet automatisch bewaakt of heeft de verlader maar weinig informatie over hoe goed of slecht zijn carrier presteert, terwijl zijn supplier-performance daar achteraf wel op wordt gebaseerd.

Niet alles tegelijk

Supply chain-processen raken vele ketenpartijen (buying agents, suppliers, carriers, customs et cetera) en vele interne afdelingen (Buying, Planning, Merchandise, Logistics, Finance, Quality, et cetera). Het KIDS-risico (Kind In De Snoepwinkel) is daardoor groot. Er is namelijk voor iedere stakeholder veel te winnen. Maar je kunt nu eenmaal niet alles in een keer realiseren. Knip je ambitie dus op in functionele breedte of diepte.

Martin Swaters is commercieel directeur bij softwareproducent Incor Software.