Leveranciers douanesoftware luiden noodklok

douanesoftware

Het Nationaal Douanecongres heeft duidelijk gemaakt dat alle importerende en exporterende bedrijven voor een grote uitdaging staan. De reden is niet de brexit of de handelspolitiek van Trump, maar de verplichte overstap op het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Wie niet op tijd klaar is, loopt kans op verstoringen in de supply chain.

Door Marcel te Lindert

De Alliantie Douane Software (ADS) telt zestien softwareleveranciers die samen 60 tot 70 procent van alle douaneaangiften in Nederland faciliteren. Die softwareleveranciers volgen nauwlettend de ontwikkelingen rondom het Douaneaangiften Management Systeem (DMS), dat de douane vanaf begin volgend jaar in gebruik neemt. DMS vervangt niet alleen het huidige Aangiftesysteem (AGS), maar ook de bestaande regelingen voor onder meer periodieke aangiften en plaatsing van goederen in douane-entrepots. Dat vergt grote aanpassingen aan de oplossingen van de zestien leveranciers, waarmee ze graag een start willen maken. Er is echter één probleem: het is nog niet helemaal duidelijk welke aanpassingen nodig zijn. ‘Door die aanhoudende onduidelijkheid kunnen softwareleveranciers niet starten met het ontwikkelen van nieuwe of aangepaste software’, stelt Richard Groenendijk, general manager van AEB Nederland en voorzitter van ADS (foto).

Nieuw datamodel

Aanleiding voor de introductie van DMS is het Douanewetboek van de Europese Unie dat op 1 mei 2016 van kracht is geworden. Hierin is vastgelegd hoe alle aangiften binnen de douane-unie digitaal moeten worden uitgewisseld met de douaneautoriteiten. Er is een nieuwe dataset die is gebaseerd op het EU Customs Datamodel. ‘Dit datamodel is in mei van dit jaar gepresenteerd, maar moet nog altijd worden goedgekeurd door het Europees Parlement. Het is dus nog steeds mogelijk dat er wijzigingen komen’, verklaart Groenendijk, die eraan toevoegt dat 163 van de 222 datavelden zullen veranderen. Sommige datavelden verdwijnen helemaal, andere komen ervoor in de plaats. ‘Neem een dataveld als ‘incoterms plaats’. Dat is nu nog een tekstveld, maar wordt straks een codeveld.’

Op termijn zal iedereen gebruik moeten maken van DMS, ook de bedrijven die geen gebruik maken van AGS. Dat zijn bijvoorbeeld de bedrijven die nu hun aangiften verzamelen om ze één keer per maand te verzenden via de geautomatiseerde of schriftelijke periodieke aangifte (GPA/SPA). Op 1 juli 2021 houdt die mogelijkheid op te bestaan en moeten ze hebben gekozen voor één van de twee scenario’s die DMS ondersteunt. Bedrijven met douane-entrepots hebben zelfs de keuze uit drie scenario’s. De vraag is of ze kiezen voor een nieuwe vergunningenprocedure met zware administratieve last of overgaan op normale aangifteprocedures met een grotere kans op controles. ‘Bedrijven zullen eerst goed moeten nadenken. Wat betekent deze vernieuwing voor mij?’, stelt Jan Akkermans, de douaneadviseur die namens ADS met de Nederlandse Douane overlegt. ‘Ga dan pas overleggen met de douane. En neem de softwareleverancier daarin mee.’

Tien werkdagen

Een deadline van 1 juli 2021 klinkt nog ver weg. Dat duurt nog anderhalf jaar. Maar schijn bedriegt, wordt duidelijk als Groenendijk en Akkermans de deelnemers aan het Nationaal Douanecongres meenemen door de wirwar van procedures en scenario’s. Groenendijk rekent voor hoe een categorie van 250 bedrijven straks een half jaar de tijd heeft om de douanesoftware aan te passen of te vernieuwen. ‘Dat betekent dat de softwareleveranciers per bedrijf niet meer dan tien werkdagen hebben om de overstap op DMS te regelen’, aldus Groenendijk, die bijval krijgt van Akkermans. ‘We moeten in zes maanden tijd overstappen van iets dat in twintig jaar tijd is opgebouwd. Dat is een extreem kort traject waar veel spanning op staat.’