Laat verkoop uw voordeel niet weggeven

Ik leg momenteel de laatste hand aan een set tenderdocumenten voor mijn klant, een wereldwijde groothandel in industriële benodigdheden. De tender betreft het pakketvervoer in Europa en zal naar verwachting tot een aardige besparing leiden. In het laatste overleg, bedoeld om het Request-for-Quotation-document door te spreken, stelde de klant een interessante vraag: ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat Verkoop onze besparing niet weggeeft?’ Immers, door de verwachte kostenbesparing zou de verkoopprijs voor geleverde producten verlaagd kunnen worden, zonder te hoeven toegeven op marge. Het is echter maar de vraag of prijsverlaging dan ook tot meer omzet leidt.

Mij werd verteld dat de afdeling Verkoop prima inzicht heeft in de kostenstructuur van het bedrijf. Tarievenstaffels worden heel transparant op een intranet gepubliceerd, zodat daarover geen onnodige e-mailcorrespondentie nodig is. Openheid en eerlijkheid is altijd goed, zou je zeggen – ‘Ultimate Transparency’ staat niet voor niets als slogan op mijn visitekaartje. Maar in dit geval zou de goedbedoelde openheid kunnen leiden tot een ongewenst effect: namelijk dat de kostenverlaging op transport niet gerapporteerd kan worden als besparing, maar wordt gebruikt als lokkertje voor de klanten van mijn klant.

Interne aangelegenheid

Mijn gesprekspartner had zelf al een creatieve oplossing voor dit probleem in gedachten. ‘Als we nu de vervoerders eens verzoeken de oude prijzen te factureren en maandelijks een creditnota vragen voor het verschil met de nieuwe tarieven?’, stelde hij voor. Ik liet mijn gedachten al gaan over een formulering voor deze constructie voor het Request-for-Quotation-document, maar tegelijkertijd bekroop me het gevoel dat je een dergelijke interne aangelegenheid niet moet proberen op te lossen in een contract met leveranciers.

Het publiceren van transporttarieven op een intranetsite is op zich niet vreemd. Bij Nutreco was ik als inkoper Logistiek onder andere verantwoordelijk voor de Sharepoint-website van Inkoop. Als key-user publiceerde ik tarieven en contracten, ontwikkelingen in de sector en de geldende dieseltoeslagen. Het werd mij echter verboden collega’s van de afdeling Verkoop toegang te verschaffen tot ‘onze’ site. En nu weet ik dus waarom.

Elegante oplossing

Maar wat is dan wél een elegante oplossing? Naar mijn mening moet Logistiek bepalen welke ‘dekking voor transport’ er wordt opgenomen in de verkoopprijs. Dit leg je vast in het ERP-systeem. Zorg ervoor dat de vastgestelde dekking iets hoger ligt dan de werkelijke transporttarieven, zodat je de dekking niet steeds hoeft te corrigeren bij een gewijzigde dieseltoeslag. Ook bouw je hiermee een klein spaarpotje op voor onvoorziene kosten. Iedereen weet dat dat wel eens handig kan zijn.

Misschien gemakkelijker gezegd dan gedaan. Een ERP-systeem inregelen en tarieven afschermen lukt vaak nog wel. Maar ga de discussie met Verkoop maar eens aan dat ze geen openheid van zaken meer krijgen en, erger nog, hun collega’s van Logistiek moeten vertrouwen, opdat er een marktconform tarief wordt betaald voor transport. Toch is het de moeite waard. Een vaste dekking van transportkosten geeft intern rust, én duidelijkheid voor de klant. Dat is toch ook wat waard?

Rinze Bredschneijder is zelfstandig adviseur in inkoop en logistiek
rinze.bredschneijder@winninc.nl