Kijk naar wat je hebt

carpe diem

Het valt mij op dat veel (mkb-)bedrijven bezig zijn met zaken als procesoptimalisatie, right people, right job, nieuwe systemen, een cultuur die eigenlijk anders zou moeten zijn, etc. Allemaal onderwerpen die als rode draad hebben dat het besef dat er iets moet veranderen aanwezig is. Ik zie óók dat het ondanks die toenemende bewustwording vaak nog niet echt van de grond komt. Hoe komt dat nou, vraag ik mij dan af.

Er zijn simpelweg nog veel bedrijven waar het gewoon erg goed gaat. Het geldt klotst er over de plinten, om het maar zo te zeggen, en dan is er weinig drang om echte veranderingen door te voeren. Zolang het nog goed genoeg gaat en de verschillende doelstellingen gehaald worden, is er eigenlijk niets aan de hand. Lekker zo doorgaan, is dan vooral voor management de gekozen aanpak. En dan maar hopen dat je op enig moment niet tot de conclusie komt dat je eigenlijk te laat bent met echt fundamentele (proces)aanpassingen. De voorbeelden hiervan uit de retailwereld kennen we allemaal wel. Juist als het goed gaat, moet je wat mij betreft aan de slag, zodat je voorbereid bent op moeilijkere tijden. Regeren is immers vooruitzien.

Koudwatervrees

Veel bedrijven zijn bang om te starten met procesaanpassingen of het implementeren van systeemaanpassingen. Dit komt vooral omdat bij tal van bedrijven de mogelijkheden van een systeem als ERP en WMS simpelweg niet bekend zijn. Medewerkers hebben we als aapjes een kunstje geleerd, maar daarmee wordt de werking van dergelijke systemen nog niet doorgrond. Ook zie je vaak dat kennis van processen en systemen bij bedrijven erg versnipperd aanwezig is. Je hebt al snel zo’n vijf personen nodig om een integrale blik te kunnen werpen op een specifiek probleem. Regelmatig moeten er dan externe consultants worden ingehuurd om de (on)mogelijkheden van systemen uit te leggen. We zijn dan vaak bewust onbekwaam: het gevoel bij de azijnpissers heerst dat het systeem in drie letters is samen te vatten, en de believers zien dat systemen veel meer mogelijkheden bieden dan vandaag de dag worden gebruikt.

Dat processen ook prima efficiënter ingericht kunnen worden, is vaak wel bekend, maar de stap zetten om er dan ook echt mee aan de slag te gaan, is nog wel een dingetje. Totdat uiteindelijk langer uitstellen niet meer kan, omdat bijvoorbeeld systemen niet meer door leveranciers ondersteund worden of omdat je concurrenten wel heel veel sneller ziet groeien. Dan moeten we wel, met als gevolg dat de koudwatervrees alleen maar toeneemt. Door maar uit te blijven stellen, wordt het alleen maar moeilijker, omdat kennis intussen is weggelopen, technieken sterk veranderd zijn en de organisatie zelf ook niet stil heeft gestaan. Iedereen weet dit wel, maar we laten het toch gebeuren.

Onvolwassenheid

Ik zie ook te vaak dat bedrijven de oplossing voor problemen graag in nieuwe systemen en technieken leggen, terwijl het basisproces nog onvoldoende op orde is. Het heeft dan veel weg van wishfull thinking, want ja, een nieuw systeem lost alle problemen wel op. Word wakker, denk ik dan maar.

Bedrijven die bijvoorbeeld vandaag de dag nog steeds met A4’tjes werken voor het verzamelen in een magazijn, moeten vooral niet de illusie hebben dat zij efficiënter gaan werken als ze overgaan naar volledige mechanisatie en een WMS-systeem. Sterker nog, dit wordt een drama als aan randvoorwaarden zoals goed ingericht masterdata-management, visie en leiderschap niet wordt voldaan. Als medewerkers nog onvoldoende volwassen zijn en systemen niet stabiel en robuust genoeg, is de stap naar verdere automatisering niet verstandig. Kijk in dat geval eerst maar eens naar de mogelijkheden die het huídige systeem biedt, want daar is vaak nog zoveel meer te halen. Een externe software-oplossing aanschaffen kan altijd nog, maar je krijgt er dan vrijwel zeker allerlei interface-problemen voor terug.

Wat heb je al in huis?

Kortom: hoewel ik een groot voorstander ben van het automatiseren van ‘doe-werk’, zie ik bij veel bedrijven dat zij graag inzetten op nieuwe en complexe oplossingen. Dit verkoopt namelijk relatief gezien gemakkelijk, want je kunt schermen met de verbeteringen die nieuwe systemen en procesinrichtingen met zich meebrengen. Vaak is het echter beter om eerst eens goed te bekijken wat je eigenlijk al in huis hebt.

Een ERP heeft zijn voor- en nadelen, denk ik dan maar, maar dramatisch kan het niet zijn, want anders waren deze leveranciers al lang van de kaart geveegd. Kijk vervolgens naar wat er in de dagelijkse processen beter kan, stel een zogenaamde requirements list op en bepaal dan pas of je echt naar iets volledig nieuws moet, met bijkomende kosten, of dat beter gebruik maken van bestaande functionaliteiten ook voldoende soelaas biedt. Kijk dus vooral naar wat je al hébt, in plaats van te dromen van wat allemaal wel niet zou kunnen.

Edward Heijnen, zelfstandig interim professional supply chain-procesverbeteringen

Hoe vaak kijk jij naar wat er al wél is in plaats van dat je droomt van nieuwe dingen? Reageer gerust via e.heijnen@supplychaininsight.nl.