Ketensamenwerking begint met gesprek

We zijn aanbeland bij de laatste stap in onze reis naar optimale voorraden: ketensamenwerking. In mijn vorige columns zagen we hoe bedrijven hun assortimenten en masterdata gezond kunnen maken, hoe ze de servicegraad en andere tactische parameters inregelen om op basis van de juiste forecastingmethode tot de juiste bestellingen en, uiteindelijk, een optimale voorraad te komen.

Maar optimaal is een relatief begrip. Wat optimaal is voor de een, kan suboptimaal zijn voor de supply chain als geheel. Idealiter zou je bovenstaande stappen dan ook ketenbreed oppakken, en over de schakels heen bepalen waar welke voorraad moet liggen. Centrale coördinatie en volledige beschikbaarheid van informatie maakt besparingen mogelijk waar je als individueel bedrijf alleen van kunt dromen. In de praktijk is dit helaas uiterst lastig door te voeren.

Een maatregel die wel relatief eenvoudig is toe te passen, is het uitwisselen van vraag- en voorraadinformatie tussen twee schakels. Als bedrijven richting toeleveranciers wekelijks of maandelijks een forecast afgeven van wat ze in de toekomst verwachten te gaan inkopen, levert dit voor beide partijen direct (veel) winst op, is mijn ervaring. Opslingereffecten worden voorkomen, toeleveranciers kunnen efficiënter werken en ook betrouwbaarder leveren, waardoor afnemers op hun beurt weer de veiligheidsvoorraden kunnen verlagen.

Potentiële schaarste voorkomen

Het werkt ook de andere kant op. Als toeleveranciers informatie over voorraad en beschikbare capaciteit aanleveren, kunnen klanten hierop inspelen met hun bestellingen en potentiële schaarste in de toekomst voorkomen. Maar denk ook aan artikelintroducties en promoties die, door het tijdig delen van beschikbaarheid en inkoopverwachtingen, veel succesvoller verlopen.

Om te kijken waar in úw keten het verbeterpotentieel zit, adviseer ik om gewoon het gesprek eens aan te gaan met uw toeleverancier of uw klant. Door elkaars processen te begrijpen, kun je echt meedenken met elkaar en samen tot win-winsituaties komen. Zorg dan wel dat de juiste mensen met elkaar aan tafel zitten. Laat supply chain-mensen met supply chain-mensen over processen praten en laat verkopers en inkopers over de commerciële zaken praten.

Kwestie van lange adem

Helaas gaat ook deze laatste stap richting excellent voorraadmanagement niet vanzelf. Ketensamenwerking is een kwestie van lange adem. Denk als management niet dat als mensen eenmaal in gesprek zijn, het vanzelf goed komt. Blijf ketensamenwerking elke maand op de agenda zetten en maak het belangrijk. Het is het meer dan waard.

Stefan Kooijmans, Slimstock