Intelligent spend belangrijke stap in vraaggestuurde keten

Wie zijn supply chain demand driven wil maken, ontkomt niet aan verregaande digitalisering van processen. Niet alleen het handwerk moet worden geminimaliseerd, ook zul je intelligentie moeten toevoegen zodat de meer eenvoudige beslissingen volledig automatisch worden genomen. Tijdens de internationale gebruikersconferentie SAP Ariba Live in Barcelona lieten diverse bedrijven zien hoe ver zij zijn.

Door Mirjam Hulsebos

Tijdens het event werden de resultaten bekendgemaakt van een onderzoek door de University of Mannheim onder 460 CPO’s en COO’s van grote bedrijven naar de digitale transformatie van inkooporganisaties. Daaruit bleek dat 84 procent digitalisering een topprioriteit vindt om de prestaties van inkoop te verbeteren. SAP noemt dit ook wel intelligent spend en trekt de vergelijking met de autonoom rijdende auto. Bij een traditionele auto levert de mens alle intelligentie, terwijl een autonome auto zelf alle beslissingen neemt: hoe hard mag ik hier rijden? Wanneer kan ik veilig invoegen? De mens voert alleen nog de bestemming in, de auto regelt de rest.

Demand driven supply chain

Dit is ook voor inkoop een mooie stip aan de horizon. Lisa Gonzalez Smith van Ford Motor Company vertelt over de reis die zij de afgelopen anderhalf jaar aflegde om inkoop voor te bereiden op zo’n toekomst. ‘We hebben eerst bij allerlei bedrijven in verschillende sectoren gekeken naar ‘what does good look like?’ Op basis daarvan hebben we veertien standaardprocessen ontworpen voor purchasing die we nu wereldwijd gebruiken. Let wel, voorheen hadden we naar schatting wereldwijd zo’n 25.000 verschillende processen. De nieuwe processen hebben we vergaand geautomatiseerd en waar mogelijk voorzien van intelligentie door middel van AI. Daarbij was de technologie niet het probleem, maar de adoptie van de technologie en de nieuwe processen des te meer. De rol van mensen in de processen is behoorlijk veranderd. Het is de kunst om mensen enthousiast te maken over deze veranderingen. Daarom hebben we honderden change agents aangewezen die inkopers trainen en begeleiden in de nieuwe manier van werken.’

Touchless orders

Binnen de standaard blijven, is uitermate belangrijk als je op termijn wilt toegroeien naar intelligent spend. Dat realiseert zich ook Pia Kupka Persson van Tetrapak. ‘Wij willen toegroeien naar vrijwel 100 procent touchless orders. Dat lukt alleen als iedereen zich houdt aan de standaardprocessen. Zo is het nu voor alle producten met een vaste prijs een harde voorwaarde dat leveranciers hun catalogi digitaal beschikbaar stellen. Een andere verandering is dat we zo min mogelijk gebruik willen maken van vrije tekst, want ook dit staat een automatische verwerking in de weg. Voor veel mensen is dit wennen, ze waren veel meer vrijheden gewend. Maar als je niet vasthoudt aan rigide processen, dan bereik je je doel nooit.’

GlaxoSmithKline (foto) kiest als startpunt Vendor Managed Inventory (VMI) en startte met leveranciers van verpakkingsmaterialen. Bruno Palacios Serra, director Supply Chain Collaboration and Demand Planning: ‘Technisch is volledig geautomatiseerde VMI niet zo complex. De complexiteit zit in het maken van afspraken met leveranciers. We werken nu volledig touchless samen met acht leveranciers voor 2000 SKU’s, die worden geleverd aan zes fabrieken. Het duurt nog wel even voordat we met alle leveranciers op deze manier werken.’

Verandermanagement

Als de conferentie in Barcelona één ding duidelijk maakte, dan is het wel dat de stip aan de horizon – een volledig autonome supply chain – technisch al kan worden bereikt. Wat in de weg staat, zijn de veelal onvolwassen processen en een bedrijfscultuur die verandering nog niet echt omarmt. Wie te hard wil gaan met de technologie en te weinig aandacht besteedt aan verandermanagement, komt van een koude kermis thuis.