Integrated Business Planning strategisch wapen in crisistijd

‘Nu is echt iedereen overtuigd van de waarde van ons nieuwe IBP-proces’, vertelde de manager van een klant waar we afgelopen jaar een Integrated Business Planning-proces hebben opgezet. Door nu slimme keuzes te maken op het gebied van marktsegmenten, klantfocus, productiecapaciteit en voorraadmanagement voor het komende half jaar én een inschatting voor daarna gaat dit bedrijf het verschil maken. ‘Een jaar geleden hadden we dit nooit gedaan, toen waren we alleen brandjes aan het blussen en liepen we altijd achter de feiten aan. Dat had ons in deze coronatijd flink kunnen opbreken.’

Een herkenbaar verhaal. In deze crisistijd zitten veel bedrijven in de overlevingsmodus. De focus ligt op kortetermijnschakelen en snel actie ondernemen. Terecht natuurlijk, want vaak gaat het letterlijk om overleven. Dit zogenaamde Opportunity Management waarbij op korte termijn gezocht wordt naar kansen, opties en risicobeperking in vraag, aanvoer, productie en logistiek is cruciaal in crisistijd.

Helaas laten veel organisaties in deze hectische en onzekere tijd de tactische planning varen of verslappen. Er is immers toch te veel onzekerheid en niemand weet hoe het de komende tijd gaat verlopen. Daarnaast is er zo veel stress en druk dat er geen tijd is om wat verder vooruit te kijken. Dat is jammer, want juist nu is het belangrijk om – naast Opportunity Management – ook integraal naar tactische planning en de financiële consequenties te kijken. Met Integrated Business Planning kijkt een bedrijf drie tot twaalf maanden vooruit, ook in deze crisistijd. Uiteraard verschilt deze horizon per markt.

Integrated Business Planning vergt andere manier van kijken

IBP in crisistijd vergt wel een andere manier van kijken; traditionele plannings- en forecasting-methodieken werken onvoldoende. Met alleen gedetailleerde analyses gebaseerd op historie ga je de wedstrijd natuurlijk niet winnen. Slimmer is om op een ander en hoger aggregatieniveau je analyses te maken en deze vervolgens in scenario’s te verwerken. Hierbij worden bijvoorbeeld markttrends, klantontwikkelingen, macro-economische ontwikkelingen, regionale risico’s, capaciteiten en het handelen van concurrentie en partners inzichtelijk gemaakt. Op basis van aannames kun je dan een aantal berekeningen en scenario’s maken. Deze vormen dan weer de basis voor het nemen van betere, cross-functionele beslissingen. Denk hierbij aan beslissingen over vraagpatronen, aanvoer, capaciteiten, voorraden, alternatieven en werkkapitaal.

Significant beter presteren

Dit vergt uiteraard wel kennis en inzicht in markten, in ontwikkelingen en in de capaciteiten, risico’s en mogelijkheden van je keten. Een effectief en efficiënt IBP-proces is daar bij uitstek geschikt voor. Door de juiste inzichten te geven in de aannames achter de scenario’s kunnen Sales, Finance, Operations, Supply Chain en Inkoop veel beter gefundeerde trade-off beslissingen nemen en kan de organisatie significant beter presteren in de crisis dan de concurrentie. Er zijn genoeg voorbeelden van organisaties die dit bewijzen. Dus zeg ik: Integrated Business Planning; nu belangrijker dan ooit!

Jeroen Scheepers, Principal Consultant Involvation