Houd de motorkap dicht!

Deze week bracht ik mijn auto naar de garage voor de jaarlijkse grote onderhoudsbeurt. Op weg er naar toe bedacht ik me dat het me eigenlijk nauwelijks interesseert wat er zich onder de motorkap afspeelt. Het is eenvoudig: mijn auto moet altijd starten, vlotjes rijden en op de juiste momenten PK’s leveren. En de monteurs in de garage moeten het zo regelen dat ik daar geen zorgen over heb. Zo denken gebruikers van ERP-systemen er natuurlijk ook over: Als het ERP-systeem maar doet wat ik wil.

De ERP-gebruikers van nu willen analyses uitvoeren op de beschikbare ERP-data en betekenisvolle rapportages genereren. Alleen zijn de standaard ERP-systemen hiertoe onvoldoende uitgerust. Ze hebben een metamorfose nodig. Dit vergt fors en slim gesleutel onder de motorkap. Vermoei daar in geen geval de ERP-gebruiker mee. Mijn visie is: maak gewoon mogelijk wat de ERP-gebruiker van nu wil, zonder dat hij het gebruik als complex ervaart. Dat voorkomt dat alle organisaties Excel-groen kleuren. Laat ERP-gebruikers in hun eigen jargon en op simpele, snelle wijze antwoord krijgen op vragen als: Welke inkooporders genereren te veel voorraad? Of: Welke openstaande inkooporders kunnen problemen opleveren voor Sales. En: Welke verkooporders gaan te laat komen door productieproblemen? In mijn visie moeten ERP-gebruikers binnen een paar minuten antwoord krijgen op 95 procent van hun (al dan niet gestelde) vragen.

Dan bots je al snel op de gruwelijke complexiteit van ERP-systemen, waar je met de Wet van William Ashby te maken krijgt. Deze Britse psychiater en pionier op het gebied van systeemtheorie stelde dat de complexiteit van een besturingssysteem, zoals een ERP-systeem, nooit minder kan zijn dan de complexiteit van het bestuurde systeem (processen en medewerkers).

Ter illustratie van wat hij bedoelde gaf hij het voorbeeld van een toneelgezelschap, waarbij de regisseur verantwoordelijk is voor het budget. Om een uitmuntende show neer te zetten, wilde hij zijn gezelschap laten optreden in prachtige kostuums. Maar hieraan hing een stevig prijskaartje. Dus wat deed hij om deze kosten te verlagen? Het aantal rollen verminderen. Hij vereenvoudigde het bestuurde systeem in plaats van het besturingssysteem.

Hiermee wil ik maar zeggen: aan het feit dat ERP-systemen complex zijn, ontkom je niet. Ze vormen immers een afspiegeling van de realiteit en die is per definitie complex. Om in de analogie van autorijden te blijven: een verkeerslicht met drie lampen kun je ook niet met één bit besturen. Daarom is mijn devies: verberg die complexiteit. Houd de motorkap dus dicht. Maak informatiesystemen net zo makkelijk als autorijden. Bijkomend voordeel: het geheim van het slim data smeden blijft van de smid.

Jacques Adriaansen
Director Every Angle Academy/Mede-oprichter Every Angle