Hoe de supply chain te herstarten na Covid-19?

supply chain

De uitbraak van Covid-19 raakt de volksgezondheid en de economie hard. Nederlanders werken thuis, bedrijven sluiten, beurzen schieten op en neer. Europese overheden hebben noodmaatregelen getroffen. De huidige impact is echter wel compleet verschillend van de economische recessie in 2008. In dat jaar was er een grote daling aan de vraagzijde van de economie, te wijten aan kredieten die werden ingetrokken. De impact van corona is echter zowel aan de vraagzijde als aan de aanbodkant van de supply chain.

De prognose van het IMF is dat de Nederlandse economie met 7,5 procent zal dalen. Hoe groot de daadwerkelijke impact zal zijn, is zeer lastig te voorspellen. Op 22 april publiceerde het CBS een verlaging van het consumentenvertrouwen van -2 naar -20, de grootste daling ooit, maar gelukkig niet de laagste stand ooit. Deze combinatie zal de vraag- en aanbodschok op korte termijn waarschijnlijk nog verder versterken. De herstart van de supply chain zal dus langzaam en zeer onvoorspelbaar zijn.

De overheid kondigde op 6 mei een verruiming van de maatregelen in het openbare leven aan. Er werd een langer termijnperspectief gegeven waarmee de maatregelen stapsgewijs versoepelen en er steeds meer mogelijk wordt. Als gevolg hiervan zal de totale supply chain ook weer opstarten. Hoe de opstart zal verlopen, is echter nog onduidelijk. Wat wel te verwachten is, is dat er waarschijnlijk ongebruikelijk en onverwacht vraag- en aanbodgedrag gaat ontstaan. Dit betekent overigens niet dat hierop niet geanticipeerd kan worden.

Er zijn een aantal leiderschapsuitdagingen bij het herstarten van de supply chain, die we hieronder uiteenzetten. Door deze uitdagingen effectief te organiseren, kan een zo optimaal mogelijke positie gecreëerd worden om de onzekerheid op korte termijn weg te nemen. Hiermee zal de supply chain ook zo effectief als mogelijk weer in beweging gebracht kunnen worden.

Knelpunten in de supply chain

Normaalgesproken wordt de toekomstige vraag bepaald op basis van historische data, gecombineerd met prognoses voor de toekomst. Hierop kan dus niet meer worden vertrouwd. Een onderzoek naar knelpunten in de supply chain, uitgevoerd door The Supply Chain Movement, geeft aan dat ‘gebrek aan inzicht in de vraag van klanten’ als tweede knelpunt scoort met 60 procent. Er zal dus nog steeds gepland worden, maar dan zonder een voorspellend inzicht in wat de klanten nu daadwerkelijk nodig hebben, dus hoe dan…

Als de variantie niet verslagen kan worden door deze te voorspellen, moet de organisatie het real-time aankunnen. Normaalgesproken wordt bij een levering uit voorraad (Make-to-Stock) er direct uitgeleverd en bij levering op basis van een order (Make-to-Order) gebeurt dat op basis van een standaard levertijd. In deze onzekere tijden is het onmogelijk om deze vaste product/klant-specifieke strategie te hanteren. Er zal dus overgestapt moeten worden naar een werkwijze die normaal als uitzondering wordt gezien. Dit kan tijdrovend en complex zijn. Door het systeem, de organisatie en de werkwijze goed op elkaar af te stemmen, kan dit mogelijk worden gemaakt. Hiervoor zijn betrouwbare data nodig, in gewaarborgde systemen, duidelijke en expliciet gemaakte werkafspraken en een hoge mate van verantwoordelijkheid in de organisatie. Als dit alles goed is ingeregeld, is het goed mogelijk de supply chain af te stemmen op de daadwerkelijke en real-time vraag van de klant.

Op de langere termijn zou een verschuiving van traditionele, eendimensionale (toekomstige vraagverwachting) vraagmodellen kunnen worden vervangen door real-time voorspellende modellen (historische gegevens + toekomstige vraag + metadata). Hiervoor is een digitale transformatie nodig, zodat data en analytics efficiënt op elkaar afgestemd zijn. Daarnaast zal de organisatie transformeren om op basis van real-time data beslissingen te nemen en uit te voeren.

Aan de klanten zal duidelijk gemaakt moeten worden dat de normaal verwachte service nu niet gerealiseerd kan worden. Er kan niet meer van de normale gemiddelde levertijd uitgegaan worden. Werken en commitment aangaan op basis van gemiddelden zal altijd leiden tot teleurstelling van de klant. De overstap kan gemaakt worden naar ‘gewenste leverdatum’ als de echte vraag van de klant. Door deze vraag in het systeem te registreren, wordt inzicht verkregen in de wens van de klant.

Vanuit de huidige mogelijkheden van de supply chain dient daarna een echt aflever-commitment te worden afgegeven. Op orderniveau kan vervolgens de performance worden gemeten ten opzichte van dit commitment. Ook hier is een goed gewaarborgde datastructuur vereist. Op basis van deze betrouwbare data kan de daadwerkelijke performance worden getoond zoals de klant die ervaart. Dus niet een gemiddeld leverbetrouwbaarheidsgetal van ‘99,5 procent’, maar de echte beleving van de klant. Immers, die ene klant ervaart de order als op tijd, te laat of juist te vroeg geleverd.

Arbeidsproductiviteit

Naast onzekerheid rond de vraag, is er ook onzekerheid over de beschikbaarheid van medewerkers. Wat nu al blijkt, is dat mensen onverwachts afwezig zijn door ziekte, zorg voor familieleden of thuisquarantaine. In hoeverre de organisatie in staat is hiermee om te gaan, wordt bepaald door de veerkracht van de organisatie, de expliciet gemaakte afspraken en de daarnaast aanwezige informele regels. De wijze van meten van de effectiviteit wordt mede bepaald door de huidige wijze van evalueren van de productiviteit. Hoe wordt gekeken naar het plan en hoe wordt de afwijking ten opzichte van dit plan gemeten? De volgende vragen kunnen worden gesteld:

  • Is er expliciete duidelijkheid over de formele alsook de informele afspraken gemaakt voor zowel de bedrijfsprocessen als voor hoe de medewerkers de taken uitvoeren en onderling afstemmen?
  • Wordt de effectiviteit gemeten van hoe de klant de service, het product of de dienst ervaart?
  • Zijn er duidelijke doelen gesteld voor de meting vanuit klantperspectief en worden deze doelstellingen ook daadwerkelijk gerealiseerd?
  • Wordt de arbeidsproductiviteit gemeten op basis van real-time data vanuit het proces en de daadwerkelijk gemaakte arbeidsuren?
  • Worden hierover beslissingen genomen en opvolgende acties tijdig en volledig uitgevoerd?

Als het antwoord op bovenstaande vragen volmondig ‘ja’ is, complimenten, dan is de organisatie voorbereid om met de huidige onzekerheid om te gaan en daarnaast de productiviteit van de organisatie hoog te houden. Als het antwoord op een of meerdere vragen ‘nee’ is, dan zou nagedacht kunnen worden over welke verbeteringen nodig zijn voor een effectieve opstart van de supply chain.

Opslag en distributie

Door de onzekerheid over de voorkant van het proces, komen levertijden onder druk te staan. De neiging is dan ook om commitment af te geven naar klanten op basis van beschikbaarheid van grondstoffen. Als voor deze insteek wordt gekozen, wordt de daadwerkelijke vraag van de klant uit het oog verloren. Organisaties die de echte vraag van de klant vooropstellen, zullen in deze onzekere tijden de best mogelijke service bieden. Uit onderzoek van The Supply Chain Movement blijkt dat de daadwerkelijke tijdigheid van uitlevering op de derde plaats staat in de lijst met knelpunten in de supply chain.

Er zijn twee manieren om eersteklas service te bieden in onzekere tijden: leg een enorme hoeveelheid voorraad aan, wat niet ideaal is vanwege de negatieve impact op het werkkapitaal, of kies voor real-time voorspellende vraagmodellen gekoppeld aan een goed functionerende organisatie en dito processen. Dit kan worden aangevuld met inzicht in de daadwerkelijke variantie in de tijdige levering bij klanten, zodat de klant krijgt wat wordt gevraagd en wanneer het is gevraagd.

Er zijn momenteel veel leiderschapsuitdagingen. Waarschijnlijk staat bovenstaande al op de ‘to-do’-lijst. Mocht u nog niet overtuigd zijn van variantiegebaseerd sturen, weet dan dat bedrijven die werken op basis van data en variantiegebaseerde inzichten jaar-op-jaar gemiddeld 30 procent groeien en in staat zijn miljoenen extra om te zetten. Alle bovengenoemde leiderschapsuitdagingen hebben de behoefte aan beschikbare en gelinkte data gemeen, om zo inzicht te verschaffen voor het effectief omgaan met de additionele variantie veroorzaakt door de huidige variatie.

Frank Oudshoorn (foto) en Sam Clarke, beiden Senior Business Process Excellence Consultant bij R&G Global Consultants Nederland