Handeldrijven op toegestane en verantwoorde wijze

Wie kent het broodjeaapverhaal over het ‘hondje in de magnetron’ niet? ‘Er stond hier toch niets over in de handleiding van de magnetron?’ Ook de te hete koffie die geserveerd zou zijn door een bekende hamburgerketen en geresulteerd zou hebben in een enorme schadeclaim is zo’n verhaal. Deze verhalen benadrukken echter wel het belang van voorschriften, regelgeving, protocollen en zelfs disclaimers. Het naleven hiervan wordt compliance genoemd. Ook een begrip dat in de supply chain met kapitalen wordt geschreven.

Inmiddels weten we allang dat non-compliance kan leiden tot imagoschade en omvangrijke boetes. Eén van de hoofdstukken uit het ‘Grote Compliance Boek’ heet ‘Handelscontrole en Douanezaken’. Die is tegenwoordig in menig Code of Conduct opgenomen. Maar degene die vraagt wat het inhoudt, wordt vaak verrast met een nauwelijks te volgen lezing over complexe interne nalevingsprogramma’s, douaneveiligheidsprogramma’s en ‘(on)betrouwbare handelswegen’. En zoals Einstein al zei: ‘Als je iets niet eenvoudig kunt uitleggen, dan begrijp je het niet goed genoeg.’

Wie, wat, waar, hoe, waarom

Met wie kun jij zakendoen en wat wil je waar (ver)kopen? Hoe moet je dat doen en waarom wil je dat doen? Dat is waar het om draait. Als je dit procesmatig hebt geborgd binnen je organisatie ben je eigenlijk al goed op weg.

Met wie doe je zaken? Je wilt zakendoen met bonafide (rechts)personen, zoals kopers, agenten en leveranciers. Wordt een persoon in verband gebracht met gevoelige werkzaamheden? Dan wil je goed weten wat er wel of niet kan om op basis daarvan te beoordelen wat je doet. Met sommige gesanctioneerde personen mag je namelijk, onder bepaalde voorwaarden, wel degelijk zakendoen.

Wat (ver)koop je? Bijzondere, gevaarlijke of (export)gevoelige goederen? Zijn er aanvullende beperkingen, of juist (fiscale) voordelen op grond van het land van vervaardiging of oorsprong? Heb je voldoende productinformatie om tot een goederencode te komen? Productinformatie in de vorm van documenten zoals een certificaat van oorsprong en conformiteitscertificaat kan ook een vereiste zijn. In de sfeer van milieuregelgeving is eveneens kennis van de goederen nodig.

Waar (ver)koop je? Betreft het een land waartegen een embargo is overeengekomen of juist een land waar de EU een vrijhandelsovereenkomst mee heeft afgesloten? Betreft het een veilig land? Hoe zit het met de geopolitieke ontwikkelingen? Bedenk dit goed voordat je een markt betreedt. Zoals nu bijvoorbeeld, nu de VS zich heeft teruggetrokken uit het Iran-atoomakkoord en dreigt bedrijven die zaken blijven doen met Iran de toegang tot de VS-markt te ontzeggen.

Hoe voer je de transactie uit? De goederen moeten bij de douane worden aangegeven. Moet je dit zelf doen of wordt dit voor je gedaan? Hoe zit het met de indirecte belastingen?

Waarom doe je het? Is het echt in het belang van jouw organisatie en ethisch verantwoord dat je met deze partij/dit land handelt? Bij twijfel: niet doen!

Gezond verstand

In een persoonlijke situatie volg je dit compliance-proces meestal automatisch vanuit gezond verstand. Als je een voedselallergie hebt, neem je minutieus de ingrediënten van de etenswaar door die je koopt. Qua vakantiebestemmingen zijn er landen waar je liever niet naartoe wilt. En als iemand op straat je handelswaar aanbiedt, vertrouw je dat waarschijnlijk niet zomaar.

Buikgevoel en gezond verstand worden ‘Ethiek en gepaste zorgvuldigheid’ genoemd in het ‘Grote Compliance Boek’. Maar zodra we dat proberen toe te passen op een internationale supply chain-keten waar bedrijven handel met elkaar drijven, lijkt dat plots allemaal wat lastiger. Een paar voorbeelden uit de praktijk: weet je wat de handelsoorlog tussen de VS en China voor jouw distributieketen in China betekent? Waarom wil een potentiële klant bij jou goederen bestellen die helemaal niet in diens portfolio passen? Hoe kun je goederen op een juiste wijze aan Iran leveren en betaald krijgen? Waarom wil je klant per se dat de goederen op basis van DDP Incoterms worden geleverd? Dat laatste is de internationale standaard over de rechten en plichten van de koper en verkoper bij internationaal transport, waarbij de verkoper verantwoordelijk is voor het afleveren van de goederen in het land van de koper en alle kosten betaalt, inclusief invoerrechten en belastingen.

Er zijn tal van data-applicaties, hulpmiddelen en professionals op de markt te vinden om je hierbij te ondersteunen. Specifieke screening-software helpt je bij het wie-vraagstuk. Tooling, expertise en vertegenwoordiging vind je op de markt om je te ondersteunen met het wat-, maar ook het hoe-vraagstuk. Online informatieplatformen kunnen je helpen met het waar-vraagstuk.

Blijft het waarom-vraagstuk over. Dat moet je altijd zelf kunnen beantwoorden. Anders dan ‘de gouden cirkel’ van Simon Sinek bevindt het waarom zich in dit geval overal in het supply chain compliance-proces (SCC). Zorg daarom dat je continu weet wat je doet om op toegestane, verantwoorde wijze handel te drijven.

Yuri Florentinus is Customs Compliance Manager bij compliance-expert Pincvision