‘Geef supervisors de juiste tools in handen’

Supervisors spelen een uiterst belangrijke rol in het realiseren van een efficiënte en effectieve operatie in het warehouse. Die rol kunnen ze alleen goed invullen als ze beschikken over de juiste informatie. Probleem is dat die informatie – als die al voorhanden is – alleen beschikbaar is via het beeldscherm in hun kantoor. Met tablets en smartphones kunnen ze zich nu echter ook op de warehousevloer toegang verschaffen tot alle relevante informatie op het moment dat die het meest gewenst is.

 

‘Supervisors of teamleiders spelen een cruciale rol in het warehouse. Ze moeten verstand hebben van de operatie, maar ook sociaal vaardig, flexibel, assertief en klantgericht zijn. Ze zijn verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de logistieke processen en moeten daarnaast handen en voeten geven aan het beleid van het logistiek management. Op piekmomenten moeten supervisors onder hoge werkdruk en met de nodige improvisatie kunnen werken, zonder daarbij de nauwkeurigheid van het werk uit het oog te verliezen. Tegelijkertijd moeten ze hun medewerkers stimuleren, coachen en motiveren, ook als de druk om nog goedkoper te werken toeneemt.’

Bovenstaande omschrijving komt uit het kwalificatiedossier dat de ROC’s hanteren om inhoud te geven aan hun mbo-opleidingen tot logistiek supervisor. Vanuit de wetenschap wordt bevestigd dat een goede invulling van deze functie bepalend is voor de prestaties op de werkvloer. Onderzoek van de Erasmus Universiteit toont bijvoorbeeld aan dat de wijze van leiding geven van grotere invloed is op de veiligheid in een warehouse dan alle pogingen om veilige werkprocedures op te stellen en een hoog veiligheidsbewustzijn te creëren. Steeds meer bedrijven hebben dan ook ervaren dat veel mensen die vanaf de warehousevloer zijn doorgestroomd, niet op hun taak berekend zijn. Het leiding geven aan medewerkers in het warehouse is een vak apart.

Bedrieglijk

Informatie speelt een sleutelrol in het functioneren van supervisors, vooral informatie over de individuele prestaties van medewerkers. Welke medewerkers maken onnodig veel fouten? Wie realiseert de meeste schades? Wie scoort ondermaats als het gaat om productiviteit? In een warehouse zonder enige vorm van automatisering zijn supervisors voor antwoorden op deze vragen aangewezen op hun buikgevoel. Zoals we allemaal weten, is dat echter niet altijd even betrouwbaar.

In een warehouse met een modern Warehouse Management Systeem (WMS) beschikt de supervisor over veel meer informatie. Dankzij technieken als barcodescanning, voicepicking of pick-to-light wordt elke activiteit realtime geregistreerd, zodat het WMS exact antwoord kan geven op de vraag hoeveel orders, orderregels of stuks een orderpicker heeft verwerkt. Ook deze cijfers kunnen echter bedrieglijk zijn. Het maakt immers veel verschil of een orderregel twee of tien stuks omvat en of het artikel vooraan of achteraan in het warehouse ligt. In elk warehouse lopen bovendien medewerkers rond die erg bedreven zijn in het laten schieten van onaantrekkelijke orders. Van een eerlijke vergelijking kan dan geen sprake meer zijn.

Buikgevoel

Aanvullend op een WMS geeft een labour management-systeem informatie over de prestaties van individuele medewerkers op basis van precieze data over de uitgevoerde activiteiten. Met dit systeem wordt elke activiteit van alle medewerkers vergeleken met een normtijd die voor die specifieke activiteit is vastgelegd. Die normtijd houdt dus rekening met aantal stuks en/of verpakkingseenheden per orderregel, met de locatie van artikelen, het type product en met de afstanden tussen de picklocaties, zodat medewerkers op volstrekt eerlijke wijze met elkaar kunnen worden vergeleken.

Het probleem is dat supervisors op dit moment alleen toegang hebben tot die informatie als ze in hun kantoor achter een beeldscherm kruipen. Dat betekent dat ze waardevolle informatie moeten missen op het moment dat ze die het meest nodig hebben: als ze op de vloer rondlopen en een probleem signaleren. Een supervisor kan dan toch op zijn buikgevoel afgaan om een beslissing te nemen of moet weer terug naar kantoor om het systeem te raadplegen of bij te werken.

Opmars

De opmars van tablets en smartphones op de werkvloer brengt daarin verandering. Alle informatie uit het labour management-systeem kan vandaag de dag via apps worden ontsloten, zodat de supervisor op de vloer over alle informatie beschikt om direct de juiste beslissingen te nemen. Hij kan van elke medewerker bijvoorbeeld de productiviteit opvragen en zien of hij onder of boven de norm presteert. Als de prestaties ondermaats zijn, kan hij op zijn tablet of smartphone doorklikken naar de order die de problemen heeft veroorzaakt. Het labour management-systeem maakt het zelfs mogelijk om met behulp van de tablet of smartphone een tijdsmeting uit te voeren en elke activiteit direct te benoemen. Ook is het mogelijk om de norm voor bepaalde medewerkers te verlagen, bijvoorbeeld vanwege lichamelijke beperkingen.

De implementatie van een labour management-systeem vereist speciale aandacht. Het hoofddoel is het meten van de prestaties van medewerkers, en dat kan weerstand onder het personeel oproepen. De praktijk wijst echter uit dat de meeste vakbonden en ondernemingsraden na een gedegen uitleg allesbehalve afwijzend staan tegenover een labour management-systeem. Het klopt dat medewerkers worden gemeten en vergeleken, maar dat gebeurt dan wel op een eerlijke manier.

Kortom, een labour management-systeem levert waardevolle informatie, maar vereist wel supervisors die deze informatie op de juiste wijze inzetten voor het verbeteren van de prestaties. Daarvoor zijn niet alleen competente en sociaal vaardige supervisors nodig die medewerkers kunnen coachen, stimuleren en motiveren, maar ook de juiste tools die hen op elk moment de informatie bieden die ze nodig hebben. Geef hen die tools in handen.

Urban van Loon
Senior Solutions Consultant