Focus op win-winsituatie bij uitbesteding logistiek

‘Steeds meer bedrijven focussen op hun corebusiness en besteden hun logistieke diensten uit. Belangrijk is hierbij te focussen op een win-win situatie voor zowel opdrachtgevers als logistiek dienstverleners’, meent adviseur Dirk Dhaenens, die dertig jaar ervaring heeft in supply chain management. Tijdens de Supply Chain Innovations in het Belgische Lint op 27 maart benoemt hij de valkuilen en geeft tips waar bedrijven op moeten letten tijdens een uitbestedingstraject.

Door Sohrab Hosseinzadeh

Dhaenens maakt in zijn – overwegend informatieve – presentatie een onderscheid tussen vier logistieke diensten die verladers kunnen uitbesteden: fysieke distributie, warehousing, customer service en facturering. Eerstgenoemde dienst, fysieke distributie, begint met het versturen van de orderopdracht richting de logistiek dienstverlener met daarin het aantal goederen dat gedistribueerd dient te worden. ‘Er moeten goede afspraken worden gemaakt over de inhoud en wijze van aanlevering van de masterdata, ordefiles en labels’, zegt Dhaenens.

Daarnaast dienen opdrachtgevers te letten op de IT-systemen die worden gebruikt bij de het uitvoeren van logistieke diensten. Voldoen de ERP, WMS en TMS systemen van de logistiek dienstverleners aan de eisen die gesteld worden door de verlader? Hierbij is de omvang van het klantennetwerk en de capaciteit van de vervoerder een belangrijk aandachtspunt, aldus Dhaenens. Gebruik van extra diensten zoals track & trace van goederen, palletisering, gebruik van PDA’s door chauffeurs en zonodig temperatuurcontrole, dienen bedrijven ook mee te nemen in hun afspraken.

Naadloze gegevensuitwisseling

Bij uitbesteding van warehousing is net als bij fysieke distributie een naadloze gegevensuitwisseling door middel van EDI-berichten belangrijk. Deze EDI-berichten omvatten gegevens zoals ontvangst goederen, vrijgave goederen, voorraadaanpassingen, pick order, bevestiging pick and pack en retourgoederen. Dhaenens: ‘Verladers dienen afspraken te maken over het eigendom van de goederen indien deze bij de logistiek dienstverlener in opslag liggen, en over de KPI-rapportage betreft goederenontvangst, opslag, distributie en retour processen. Daarnaast moet in het uitbestedingstraject ook de picking methodes van de logistiek dienstverlener goed geëvalueerd worden.’

Customer Service

Het uitbesteden van customer service aan een logistiek dienstverlener betekent dat eindklanten rechtstreeks contact hebben met de dienstverlener en orders bij hen direct in het ERP-systeem aanmelden (dit is meestal gesynchroniseerd met het eigen ERP-systeem). Customer service is dan verantwoordelijk voor de juiste voorraadniveau‘s in het magazijn en voor de communicatie hierover richting de klanten.

In geval van complicaties dient de customer service dit zonder tussenkomst van de opdrachtgever rechtstreeks met de eindklant op te lossen. ‘De medewerkers van de customer service dienen daarom goede productkennis te hebben zodat zij de juiste service kunnen bieden aan klanten van de verlader’, zegt Dhaenens. ‘Verladers dienen met hun logistiek dienstverlener afspraken maken over de order template, oftewel de bestelmethodes door de eindklant, over de verpakkingseenheden en de beveiliging van klantgegevens die naar de eindklant worden verstuurd.’

Order-to-cash

Verladers besteden ook steeds vaker facturering van producten richting de eindklanten uit, het zogenoemde order-to-cash-proces. Hierbij hoort het opvolgen van betaling, het versturen van herinneringsfacturen en gedeeltelijk de financiële administratie. Zodra het product verpakt is, dient de verpakking een factuur te krijgen die voldoet aan de specifieke eisen van de opdrachtgever. Volgens Dhaenens dienen verladers hier vooral te letten op het opzetten van prijsstructuren en kortingsstructuren.

Tot slot concludeert Dhaenens dat verladers naar het totale proces dienen te kijken en dus niet alleen gefocust moeten zijn op de eigen processen. ‘Standaardiseer waar mogelijk de processen en stel u zo flexibel mogelijk op tijdens het uitbestedingstraject. Dat geldt voor beide partijen. Zo wordt een win-win situatie gecreëerd voor alle betrokken partijen’, aldus Dhaenens.