Een S&OP-huwelijk draait niet om functionaliteit

S&OP

Sales & Operations Planning (S&OP) is een harde noot om te kraken. Dat stelt de gerenommeerde Amerikaanse analist Lora Cecere van Supply Chain Insights. Uit recent onderzoek blijkt dat de helft van de S&OP-projecten de investeringen in de business case terugverdient, één op de drie op tijd wordt opgeleverd en slechts één op de tien binnen het budget blijft. Dat zijn echt forse cijfers. Waar gaat het dan eigenlijk fout? Cecere signaleert een gebrek aan begrip bij directies en moeizame aanlevering van de juiste data binnen de deadline.

Op de S&OP Vendor Day van Supply Chain Media afgelopen oktober vroeg ik het bij mijn presentatie aanwezige publiek naar de belangrijkste hindernissen. Obstakels bij S&OP werden vooral gevoeld wat betreft steun van de directie en verandermanagement, gevolgd door duidelijke organisatie en processen, beschikbare data, vaardigheden van medewerkers en de businesscase. En tenslotte, helemaal onderaan, de ondersteunende software.

Een recente poll op LinkedIn met 184 respondenten geeft eenzelfde beeld. Daar krijgt management buy-in de helft van de stemmen, gevolgd door verandermanagement en vaardigheden met samen 40 procent. De resterende 10 procent wordt verdeeld onder de businesscase en de software. Helder, zou je zeggen.

De uitdaging van S&OP zit dus niet in de businesscase of de software, maar daar omheen. Dit klopt ook met mijn eigen ervaringen. Na een honderdtal adviesopdrachten bij heel diverse bedrijven voel ook ik aan: het probleem zit hem niet in de businesscase of de tools, het zit hem in de mensen en de data.

Focus op softwarefunctionaliteit

En waar focussen bedrijven zich op bij de selectie van een oplossing voor S&OP in hun Request For Proposal (RFP)? Driemaal raden, op de softwarefunctionaliteit! Kan de software omgaan met Artificial Intelligence? Zo ja, wat moeten ze daarmee gaan doen? Is de oplossing Software-as-a-Service of implementatie op locatie? Kan de software ook externe data verwerken? Optimaliseert de software op basis van kosten? Noem het maar op. Het antwoord op deze vragen is trouwens simpel. 90 procent van de software die analistenbureau Gartner vermeldt in zijn Magic Quadrant voor S&OP-software is in staat het gevraagde uit te voeren.

RFP-processen hebben daarnaast ook iets occults. Ze hebben iets weg van ‘blind getrouwd’. Bedrijven huren experts (consultants) in die de perfecte match voor hen uitzoeken op basis van het bedrijfsprofiel (omvang, branche, etc.). Aangezien er verschillende concurrerende kandidaten in het selectieproces meedraaien, is er weinig rechtstreeks contact tussen hen en het zoekende bedrijf; dat contact verloopt veelal via de consultant. Als een softwareleverancier na een lang proces uiteindelijk met het bedrijf wordt gematcht, dan gaat het niet zomaar over een project. Het gaat over een relatie voor de komende vijf tot tien jaar.

Starten vanuit vertrouwen

Waar moet het RFP-proces zich dan op focussen? Focus op de vragen die ertoe doen: hoe kan de partner ons helpen met de management buy-in, met het verandermanagement, met de soms gevoelige discussies over organisatie en vaardigheden, de positie van demand planning. Wil je als potentiële softwarepartner de juiste aanpak uittekenen, dan is het essentieel dat je zicht krijgt op de organisatie, dat je voelt waar de uitdagingen zitten, op het vlak van verandering en vaardigheden en wat betreft de kwaliteit van de data.

Een traditionele RFP start vanuit wantrouwen, terwijl we moeten starten vanuit vertrouwen. Een traditionele RFP start ook vanuit vragenlijsten, terwijl we moeten starten met workshops, waarin we samen oplossingen uittekenen vanuit een breder perspectief. Op die manier krijg je echt zicht op de ervaring van de partner, in hoeverre deze je problemen echt snapt en met concrete oplossingen komt. Wil je de tool zien? Ja, uiteraard, maar geef hem de juiste plaats. De software is níet de kritische succesfactor, dus laat die ook het selectieproces niet overnemen!

Bram Desmet, Chief Executive Officer bij Solventure en Adjunct Professor Operations & Supply Chain aan Vlerick Leuven Gent Management School