Drogisterijketen Matas automatiseert orderproces

De Deense drogisterijketen Matas heeft zijn forecasting en replenishment-proces geautomatiseerd. ‘De orderverwerking was een handmatig proces waarbij het onderbuikgevoel werd gebruikt in plaats van feiten’, vertelt Johnny Rolsted, supply chain analyst bij Matas, tijdens de SAS Analytics conferentie in Keulen op 14 juni 2012. Dit leidde tot een arbeidsintensief replenishmentproces waarin veel manuren gingen zitten, een hoge voorraadwaarde en veel out-of-stock-gevallen bij cruciale artikelen.

In 1949 gestart als coöperatie, heeft Matas anno 2012 een jaaromzet van een half miljard euro gerealiseerd door 296 winkels in Denemarken en twee in Zweden. De retailer verkoopt een brede range aan eigen- en merkartikelen in vier marktsegmenten: schoonheidsartikelen, vitaminen en dieet supplementen, huishoudelijke artikelen en medicijnen. De bijna 300 winkels worden beleverd vanuit het distributiecentrum van 15.000 vierkante meter in Allerød, waar ook het hoofdkantoor is gevestigd. In 2007 kreeg de drogisterijketen een nieuwe eigendomstructuur door een acquisitie van CVC Capital Partners, een private equity, en kwam er meer focus op standaardisatie.

Onderbuikgevoel
Voor de acquisitie was Matas een coöperatie, met 180 eigenaren die individueel de winkels bestuurden. De filiaalmanagers waren zelf verantwoordelijk voor de bestellingen. ‘De bestellingen waren vooral gebaseerd op onderbuikgevoel en op de verkopen van de afgelopen maand, terwijl de bestelvoorstellen van het distributiecentrum waren gebaseerd op de verkopen van het distributiecentrum en handmatig werden gecorrigeerd’, vertelt Rolsted.

Matas had laten doorrekenen hoeveel omzet werd gemist doordat producten simpelweg niet in de winkel aanwezig waren. Bij veertig procent van de out-of-stock gevallen bleek het om een snellopend artikel te gaan. De retailer wilde het orderproces daarom automatiseren. ‘We wilden forecasts gebaseerd op Point Of Sales (POS)-data en minder out-of-stocks, vooral op belangrijke artikelen. ’

Forecasting
Matas zocht externe hulp bij SAS, specialist in business analytics software en dienstverlening, en implementeerde een nieuw systeem om de orders automatisch te laten genereren op basis van POS-data, voorraadhoogtes, orders en assortiment. ‘Met SAS Forecast Server genereren we nu iedere week twee miljoen forecasts voor SKU/winkel-combinaties op het eerste echelon en dagelijks 26.500 forecasts per SKU op het tweede echelon’, verklaart Anders Richter, Senior Analytical Consultant bij SAS, die de duopresentatie met Rolsted doet.

Het doel dat Matas met SAS Inventory Optimization voor ogen heeft is om de optimale grootte van de herhalingsorders te vinden en de minimale en maximale voorraadhoogtes te vinden. ‘Inventory Optimization kan echter geen orders aggregeren op leveranciersniveau. Dus als er beperkingen, zoals een minimum ordergrootte, zijn, dan gebruiken we SAS Operations Research’, stelt Richter.

Resultaten
‘We hadden hoge verwachtingen, maar…’, kapte Rolsted zijn eigen zin af, waaruit af te leiden was dat zijn verwachtingen overtroffen waren. De totale voorraadwaarde werd gereduceerd met tien procent en het aantal out-of-stock-gevallen met twee procentpunt. Het aantal manuren dat aan replenishment werd gespendeerd, werd gereduceerd met zeventig procent. De stromen in het replenishment zijn coherent geworden en de bestelvoorstellen naar het dc semi-automatisch. ‘We hebben nu feiten in plaats van onderbuik-gevoel’, aldus Rolsted.