Digitaliseren van vrachtbrief levert flinke kostenbesparing op

vrachtbrief

Het gebruik van digitale vrachtbrieven levert bedrijven veel voordelen op. Naast de verhoogde inzichtelijkheid in de supply chain kunnen gebruikers ook per document maar liefst 13 euro aan administratieve kosten besparen, blijkt uit een recent onderzoek van de Universiteit Hasselt.

Digitale vrachtbrieven hebben een aantal voordelen tegenover de papieren variant: zo worden de inzichtelijkheid in de supply chain en de communicatie met andere partijen verbeterd en de efficiëntie van het proces verhoogd. Toch zijn er nog altijd bedrijven die twijfelen aan het gebruik en de integratie van software voor de digitale vrachtbrief. Natuurlijk kost de integratie van nieuwe software en vernieuwing van processen tijd en geld. De voordelen zijn echter duidelijk, al is er op het eerste oog geen direct kostenvoordeel aan verbonden.

De studie van de Universiteit Hasselt, die binnen de e-CMR-pilot in de Benelux werd uitgevoerd, toont echter aan dat bedrijven door het gebruik van de digitale vrachtbrief flink kunnen besparen. Het gaat daarbij met name om administratieve kosten die ontstaan door de langere werkprocessen bij het aanmaken, indienen, versturen, ondertekenen en archiveren van een papieren vrachtbrief. Als deze tijd op de werkvloer wordt omgerekend in kosten, blijkt de digitale vrachtbrief per document 13 euro goedkoper dan de papieren versie. Deze uitkomst bevestigt ook oudere studies van de Lappeenranta University in Finland (2017) en SIRA Consulting (2007).

Tijd is geld

De e-CMR-pilot in de Benelux loopt momenteel twee jaar. De Universiteit Hasselt onderzocht de ervaringen met de e-CMR en de papieren vrachtbrief van respondenten van 72 bedrijven in België. Er werd met name onderzocht hoeveel tijd de gebruikers spenderen aan het opstellen, indienen, verzenden, ondertekenen en archiveren per vrachtbrief. Bij een digitale vrachtbrief heeft de verlader bijna 11 minuten minder nodig voor het aanmaken, versturen en indienen van de vrachtbrief. De vervoerder bespaart bijna 10 minuten per document omdat het tekenproces minder tijd vraagt. Maar vooral de archivering van de vrachtpapieren gaat dankzij de digitalisering veel sneller.

Door de bespaarde tijd per vrachtbrief in kosten om te rekenen, wordt duidelijk hoe hoog de besparingen voor bedrijven daadwerkelijk zijn. Terwijl de digitale vrachtbrief gemiddeld 9,72 euro aan werktijd kost, bedraagt dat bij de papieren versie 22,83 euro (gebaseerd op het door het meetbureau vastgestelde gemiddelde salaris in België). In totaal kan er zo 13,11 euro per vrachtbrief worden bespaard. Wanneer bedrijven tientallen vrachtbrieven per dag afhandelen, lopen de besparingen snel op. Het overstappen naar de digitale vrachtbrief levert dus direct een kostenbesparing op.

Twijfels over comptabiliteit software

Van de bedrijven die nog twijfelen om te starten met de digitale vrachtbrief, gaf meer dan 80 procent van de respondenten aan nog niet voldoende geïnformeerd te zijn over de mogelijkheden en voordelen. De verwachting is dat die kennis de komende tijd wel zal toenemen door toenemende communicatie over de digitale vrachtbrief. Ook had bijna 60 procent van de respondenten twijfels over de comptabiliteit van een nieuw softwaresysteem met bestaande systemen. Er wordt vaak vanuit gegaan dat het overstappen naar digitaal alleen loont als alle supply chain-partners meewerken, omdat de systemen niet compatible zijn. Dit leidt dan tot uitstel van het project.

De software van TransFollow biedt hier een oplossing voor. Deze kan in bestaande softwaresystemen geïntegreerd worden, maar supply chain-partners zónder integratie kunnen de TransFollow-app en -portal eveneens gebruiken. Door het aanmaken van een account kunnen zij alsnog de vrachtbrieven inzien, managen en voor eigen administratie het pdf-bestand downloaden. Mocht een chauffeur onderweg gecontroleerd worden, dan kan de vrachtbrief eenvoudig in de taal van de instantie getoond worden of per QR-code verstuurd. In het geval een betrokken partij geen account heeft of wil aanmaken, dan kan de digitale vrachtbrief na ondertekening ook eenvoudig per e-mail worden verstuurd.