Digitale transformatie raakt ook de supply chain

Dé nieuwe kreet op het vlak van IT-buzz is ‘digitale transformatie’. Maar gebeurt het ook in de supply chain-praktijk? De technische mogelijkheden zijn er wel. Bedrijven aarzelen echter vaak bij het doorvoeren van ingrijpende veranderingen. Dat merkt ook Eberhard Aust, CEO van het inkoopsoftwarebedrijf SynerTrade. Supply Chain Magazine sprak met hem over onnodige voorzichtigheid, gemiste kansen en de onontkoombaarheid van cloud in de supply chain.

Door Marco van der Hoeven

‘De digitale transformatie is al realiteit geworden’, zegt CEO Aust. ‘Zestig procent van alle organisaties is op zijn minst op een basale manier bezig met cloud. Web purchasing bijvoorbeeld is enorm belangrijk, er is geen enkele aanbieder meer die er niet op de een of andere manier mee te maken heeft. In de supply chain gebeurt steeds meer digitaal, van inkoop tot factureren. Maar we zijn nog maar net op weg. Er kan zo veel meer.’

Veel slimme technologie is al lang beschikbaar, maar gebruikers aarzelen. ‘Neem mobility. We hebben al sinds 2012 een app waarmee de inkoper al zijn taken ook offline kan doen, bijvoorbeeld in het vliegtuig. En zodra hij het vliegtuig uitkomt, synchroniseert het. Helaas zijn er nog altijd veel organisaties die gebruik van eigen toestellen niet toestaan. Bij bedrijven waar de app wel wordt gebruikt, zoals een internationaal bouwbedrijf, zien we dat ze er grote voordelen mee behalen. Bijvoorbeeld in China, waar je buiten de steden niet altijd internet hebt. Daar kunnen ze dan toch werken.’

Beleid staat in de weg

Een aantal vooruitstrevende bedrijven wijst weliswaar de weg in de digitale transformatie, maar in de praktijk staat bij het gros van de organisaties hun eigen beleid in de weg voor het gebruik van slimmere technologie. ‘Er is dus nog veel intern bewustzijn en verandering nodig op het gebied van governance om inkopers in staat te stellen daadwerkelijk te profiteren van de digitale transformatie.’

Een ander voorbeeld van de voordelen van digitaal werken, is de mogelijkheid voor inkopers een foto te maken van een bepaald product met hun smartphone, waarbij de app automatisch alle aanbieders van dat product vindt. De werking van deze technologie is vergelijkbaar met de gezichtsherkenning op Facebook. Aust: ‘Het effect hiervan is enorm, maar het wordt nog maar mondjesmaat gebruikt. Toch kan dit het complexe proces van de freeform-orders enorm versnellen, omdat er geen onduidelijkheid meer kan bestaan over de vorm en specificaties van de in te kopen producten.’

Big Brother

Hij vervolgt: ‘De digitale transformatie is dé kans voor inkoopafdelingen om in de cloud te gaan werken. Op die manier komen ze los van hun Big Brother, de IT-afdeling, die in praktijk nogal eens zorgt voor vertraging. Terwijl hun eigen systemen vaak minder veilig zijn dan systemen vanuit de cloud die al jaren met de hoogste security worden gemaakt. Natuurlijk zullen sommige zaken bij de centrale IT blijven. Dat is goed, maar andere zaken zullen toch echt overgaan naar de gebruikers die er een succes van zullen maken.’

Zelf claimt hij al zestien jaar aan cloud te doen. ‘We zien dat steeds meer organisaties cloud gaan gebruiken. Bij sommige bedrijven, zoals in de sector automotive, is purchasing in de cloud zo belangrijk dat ze er veel aandacht aan besteden. Daar is het geen probleem. Het is vooral zaak om de security goed te organiseren. We zien wel eens aarzeling tegenover de cloud, maar een aantal sectoren is er al volop mee bezig.’

‘Zo hebben we een groot farmaceutisch bedrijf als klant dat 60.000 tenders per jaar uitschrijft. De meest bedrijfskritische zaken, zoals clinical studies, worden al jaren in de cloud gedaan. En het bedrijf is daar succesvol mee. Kortom, we zien dat het de succesvolle bedrijven zijn die gebruikmaken van software in de cloud.’

Dracula

Eberhard Aust is tevens de oprichter van het inkoopsoftwarebedrijf. Na een technische studie heeft hij onder meer een paar jaar gewerkt bij consultants als McKinsey, waar hij zich specialiseerde op het gebied van inkoop. In 1999 besloot hij voor zichzelf te beginnen, onder meer geïnspireerd door de ontwikkelingen in opkomende economieën als China. ‘Ik wilde coole software leveren tegen een redelijke prijs’, zegt hij over zijn motivatie. ‘In landen als China kun je hightech produceren tegen lage prijzen.’

Hij koos ervoor zijn software te laten ontwikkelen in Roemenië. ‘Software kent geen grenzen. Je kunt het in landen als Roemenië laten programmeren en naar je server in Duitsland laten sturen.’ ‘Software met een bite’ noemt hij zijn product met een knipoog, omdat het nog steeds gemaakt wordt in de regio Transsylvanië. ‘Vooral Amerikanen zijn nogal eens verrast dat het land van Dracula echt blijkt te bestaan.’

Agressief

De software is gericht op het organiseren van de inkoop en strategic sourcing, beschikbaar gemaakt via de cloud. ‘Daar hebben we in het begin al voor gekozen’, zegt hij. Hij claimt dat dit bij de eerste gebruikers direct al tot forse besparingen heeft geleid, tot wel 70 procent. ‘Dat was een beetje te veel voor de betrokkenen, merkten we, omdat er vaak gewerkt werd met provisie. Dat heeft wel wat relaties onder druk gezet van mensen die al jaren succesvol met elkaar samenwerkten.’

SynerTrade is ondertussen uitgegroeid tot een volledige suite, waarbij allerlei aan purchase gerelateerde zaken ook worden meegenomen, zoals contractmanagement en betaaltoepassingen. SynerTrade is in het voorjaar van 2015 in Nederland van start gegaan, met het optekenen van een grote retailketen. ‘We hadden hier al een aantal internationale klanten, maar nu willen we gericht de Benelux-markt gaan bedienen. Dit is onderdeel van een beweging om daadwerkelijk wereldwijd te opereren, naast de al bestaande activiteiten in landen als China en de Verenigde Staten.’

Inkopers dwingen IT

Eén van de gebruikers van SynerTrade is Lufthansa, waar in zes maanden tijd een analysis tool is ingevoerd die inzicht geeft in de gegevens uit 36 verschillende ERP-systemen. De managementrapporten van Lufthansa komen daarom tegenwoordig uit dit systeem. Een andere gebruiker is het Duitse Medcare, dat nu één systeem wereldwijd gebruikt, onder meer voor het analyseren van uitgavepatronen.

SynerTrade heeft volgens Aust het meeste succes met directe verkoop aan de gebruikers, zoals de inkoopafdeling. ‘In grote bedrijven moet IT het wel toestaan, maar in de praktijk zijn het de inkopers die het willen hebben. Een andere belangrijke doelgroep is de financiële afdeling. De gebruikers dwingen IT om onze inkoopsoftware in te voeren omdat ze zien welke grote voordelen ze daarmee kunnen behalen. Dat past in het grotere cloud-verhaal; software moet zijn als elektriciteit. Het is intuïtief, en er is bovendien geen training voor nodig zoals bij het gebruik van traditionele enterprise software.’