De wens als vader van de gedachte

Binnenkort is het weer tijd om goede voornemens voor het nieuwe jaar te maken. Grote kans dat voor velen dit soortgelijke voornemens zullen zijn als vorig jaar: meer tijd besteden met het gezin, beter of minder eten, meer sporten, et cetera. De wens is daarbij vaak de vader van de gedachte, of beter gezegd: het voornemen. Want, zacht gezegd, niet alle voornemens en plannen worden altijd gehaald.

Misschien is het niet erg wanneer doelstellingen niet worden gehaald. Immers, het zet in ieder geval een doel om naar toe te leven. Dat is zeker zo. Maar het kan wel tot onnodige kosten leiden. Zo had ik achteraf gezien mijn peperdure onbeperkte jaarabonnement op de plaatselijke sportschool, voorzien van alle mogelijke faciliteiten en snufjes, niet hoeven aanschaffen.

Ook in bedrijven speelt deze dynamiek, en zeker rond deze tijd waarin veel bedrijven het budget zetten voor volgend jaar, waarin goede voornemens ook een grote rol spelen. Afgegeven verwachtingen worden echter vaak sterk beïnvloed door bedrijfspolitieke overwegingen. Al dan niet door te hoge inschattingen, of juist te lage, om zodoende makkelijker aan de verwachtingen van hoger management of financiële markten te kunnen voldoen of deze te overtreffen. Zoals een supply chain director ooit tegen me zei: ‘We weten in ieder geval één maand per jaar zeker dat de forecast te rooskleurig is; de maand waarin het budget wordt opgesteld.’

Als deze forecast ook de input is voor de supply chain planning dan leidt dit tot onnodige kosten in de vorm van verkeerde inkoop en productieplanning, te hoge voorraden en nee-verkopen aan klanten. Dus wat te doen?

Een goed begin is het duidelijk onderscheiden van het doel (budget) versus de werkelijke verwachting (forecast). Daarbij is het van belang dat iemand met autoriteit de betrouwbaarheid van de voorspellingen (de forecast accuracy) constant beoordeelt en bevraagt. Daarnaast: er is eigenlijk nooit maar één versie van de waarheid. Wees voorbereid op verschillende, mogelijke scenario’s.

Kortom: het voornemen om vijf keer per week te sporten is en blijft prima, uitstekend zelfs, maar wat verwacht ik nou echt? Misschien een goed idee om eens aan mijn vrouw voor te leggen wat zij denkt en verwacht. En het mag dan misschien wat duurder lijken, maar misschien moest ik voor volgend jaar maar eens een beperkter sportabonnement nemen dat gemakkelijker is stop te zetten of juist uit te breiden. Dat had me afgelopen jaar in ieder geval veel geld gescheeld.

Jaap Verhoeven is senior manager bij PwC