De Rapportbestrijdingsdienst komt er aan

Verschrikkelijk veel rapporten worden geschreven en een groot deel daarvan is ook nog eens verschrikkelijk slecht geschreven. De neerlandicus Michiel Boswinkel heeft zich opgeworpen als medewerker van de rapportenbestrijdingsdienst. Beter geen rapport dan een slecht rapport is zijn uitgangspunt. En gelijk heeft hij.

Rapportwijsheden
Zijn rapportwijsheden staan vermeld in het boekje ‘Rapportbestrijding, Tegen de papieren plaag’. En ik zal het gelijk eerlijk bekennen: ik kom het boekje van 128 pagina’s met geen mogelijkheid door. Niet dat de tips onjuist zijn of de schrijfstijl zo beroerd, maar ik vind het allemaal te simpel gesteld. Iets waar een middelbare scholier misschien iets aan heeft, maar een rapportenvreter als ik kan hier niks mee. Alles wordt namelijk echt een beetje te simpel gesteld. Zo schrijft hij over de layout van een rapport:

‘Als de tekst meer dan één A4 beslaat, is de lezer gebaat bij kopjes. Door ieder nieuw deelonderwerp van een kopje te voorzien, is direct duidelijk waar een nieuw deelonderwerp begint. Gaat het om een rapport van meer dan vier pagina’s, dan kunt u de kopjes het beste nummeren.’

Een helder verhaal, maar een beetje consultant doet dit al. Iemand die veel rapporten leest, zal deze ervaring ook hebben. Kortom, iemand die nooit een rapport leest en dan een rapport gaat schrijven, heeft iets aan deze tip.

Tips
Rapporten moeten overzichtelijk zijn, de juiste inhoud bevatten en prettig leesbaar zijn, stelt Boswinkel. Hij heeft daarvoor een aantal tips die de lezer verder kunnen helpen. Handzaam, want hij ruimt een aantal misverstanden uit de weg. ‘Zo moet het, want zo doen we het hier al jaren’ en ‘Het moet wel in één keer goed op papier. Dat is efficiënt.’ Goed om zulke misstanden aan de kaak te stellen, maar ook hier weet de doorgewinterde lezer of schrijver van rapporten genoeg.

Kortom, een leuk boekje, maar met een paar kleine tips en simpel nadenken kom je ook een heel eind. Dus ik beloof nog twee blogs: 6 tips voor rapportlezers en 6 tips voor rapportschrijvers.

Wordt vervolgd.

Hendrik-Jan de Wit is publicist en werkt als webredacteur bij www.romae.nl. Kijk op zijn blog voor meer meningen en verhalen: http://hendrik-jandewit.blogspot.com. Hij was tot december webredacteur bij Supply Chain Magazine.