Data alleen zijn niet heilig

Veel bedrijven investeren steeds meer tijd in het opzetten en onderhouden van een goed planningsproces. Zij kijken dan vooral naar kwantitatieve aspecten van de planning, waarbij op basis van historische data wordt bepaald wat de verwachtingen voor de (nabije) toekomst zijn. Hier worden verschillende analysetools voor ingezet en wordt roostering en capaciteitsplanning op gebaseerd. Niets mis mee natuurlijk. Sterker nog, verstandig om te doen, maar data alleen zijn niet voldoende.

Het opstellen van een planning moet behalve op kwantitatieve data ook gebaseerd zijn op kwalitatieve input. Ofwel: marktkennis, (klant)ervaring, het raadplegen van experts, gezond verstand, et cetera. Bedrijven richten zich vooral op de kwantitatieve kant, omdat die vaak relatief makkelijk te bepalen is, hoewel er ook nog veel bedrijven zijn die deze informatie niet hebben. Snel voor zorgen, zou ik zeggen. Systemen geven de historie weer, een kwestie van ‘optellen en delen’, en er rolt wel een planning uit. De planning wordt alleen veel beter en betrouwbaarder als ze zowel op kwantitatieve als op kwalitatieve input is gebaseerd. Bedrijven die alles alleen op data doen, slaan de plank mis, want door corona, gestegen energieprijzen en het wegvallen van markten zijn data alleen niet betrouwbaar genoeg.

Eventkalender

Data worden vaak gezien als het nieuwe goud, maar data alleen zeggen niet zo veel. Daarom is het verstandig om met een zogenaamde eventkalender te werken. Hierin geef je de argumenten weer waarop de planning is gebaseerd, maar geef je ook achteraf de verklaringen aan waarom deze toch niet helemaal is uitgekomen. Door dit structureel bij te houden, ontstaat de mogelijkheid de kwalitatieve planning te verbeteren. Door bijvoorbeeld weersinvloeden, acties of andere omstandigheden vast te leggen, verrijk je de planning. Als je dit dan ook nog eens opstelt en deelt met de ketenpartners, wordt de planning een stuk betrouwbaarder, en daar profiteert de hele keten van. Er is dan steeds meer sprake van rust, reinheid en regelmaat.

Kwalitatieve kant van planning

Investeren in data-analyse is natuurlijk verstandig, maar zorg er als bedrijf ook voor dat je de kwalitatieve kant van planning en de transparantie in de keten op orde brengt. Ga met klanten of leveranciers praten en je krijgt altijd waardevolle feedback terug die helpt de planning betrouwbaarder te maken. Het enige dat hiervoor nodig is, is het gewoon doen. Met ketenpartners praten gaat in dit geval niet over de vuile was buiten hangen, om een order vragen of wat dan ook. Nee, het gaat om tactische besturing van de supply chain – en daar valt veel te halen. Data zijn relevant, maar zijn ook gewoon maar data en zeker niet de heilige graal.

Edward Heijnen, zelfstandig interim-professional supply chain-procesverbeteringen