Correcte masterdata zijn onmisbaar

voorraadparameters

Het belang van assortimentsbeheer beschreef ik in mijn vorige column, nu ga ik in op de tweede randvoorwaarde voor optimale ketenvoorraden: correcte masterdata. Het optimaliseren van voorraad draait om twee vragen: wanneer bestellen en hoeveel? Veel bedrijven gebruiken software die op basis van verwachte vraag, BOM, huidig voorraadniveau, levertijd, THT en andere zaken, uitrekent wat ze dagelijks moeten bestellen. Maar die software kan nog zo geavanceerd zijn, als deze basisvariabelen verkeerd staan ingevuld in het ERP gaat het nooit optimaal werken: garbage in, garbage out.

Wat ik helaas ook vaak zie, is dat sommige masterdata niet eens bekend zijn. De Formule van Camp berekent de optimale bestelhoeveelheid op basis van bestelkosten en voorraadkosten, maar veel bedrijven hebben geen idee hoe hoog die kosten bij hen eigenlijk zijn. Ze kiezen dan voor een gemiddelde of een cijfer dat ze ergens in een boek hebben gelezen, maar beseffen niet dat deze waardes per bedrijf of productgroep enorm kunnen verschillen.

Masterdata management begint bij een heldere datadefinitie. Dat is soms al lastig genoeg. Wat versta je bijvoorbeeld onder voorraad (denk aan de pijplijn!) of hoe definieer je de producthiërarchie? Daarna moet je procedures implementeren voor het invoeren en het up-to-date houden van gegevens, en bijvoorbeeld voorraden tellen in dc of winkels.

Mensen maken fouten, dus vergeet vooral de ‘checks & balances’ niet. Een voorbeeld is dat je bandbreedtes instelt en automatisch checkt of levertijden niet groter zijn dan de THT. Sorteer een artikelbestand eens op minimale bestelhoeveelheid en kijk bij welke artikelen deze op 0 staat of een exceptioneel hoge waarde heeft. Als je een minimale bestelhoeveelheid omrekent naar het aantal dagen voorraad dat je inkoopt, zie je ook direct waar het (helemaal) mis kan gaan.

Valkuil

Een valkuil is dat het opschonen van masterdata als een op zichzelf staand project wordt beschouwd, iets dat in één ‘big bang’ kan worden gefikst. Maar dat is een illusie; het accuraat houden van masterdata vraagt om een cultuurverandering. Mijn ervaring is dat het pas echt gaat werken als mensen de positieve effecten ervan ondervinden en zien dat correcte data tot lagere voorraad of een betere servicegraad leiden. Dit lijkt een kip/ei-verhaal, maar mijn tip is om de introductie van masterdata management altijd te combineren met een verbeterproject met zichtbare resultaten.

Heeft u bovenstaande stappen goed doorlopen, dan heeft u de tweede stap gezet richting een optimale ketenvoorraad. In de volgende column behandel ik de derde stap: het inrichten van parameters en business rules.

Stefan Kooijmans, General Manager Slimstock