C1000 optimaliseert purchase-to-pay proces

Van de duizenden EDI-berichten die iedere week binnenkomen bij C1000 werden er iedere week zo’n 2.500 afgekeurd omdat ze niet voldoen aan de invoeringsconventies van GS1. ‘We hadden 2,5 fte in dienst die continu leveranciers aan het bellen waren over de foutmeldingen’, vertelt Edward Heijnen, supply chain manager bij C1000, tijdens een seminar bij het distributiecentrum van C1000 in Breda op 22 januari 2013.

Sinds 2011 is het gebruik van EDI of webEDI een randvoorwaarde om aan C1000 te mogen leveren. Deze beslissing vloeide voort uit de implementatie van een nieuw ERP-pakket, Oracle Retail. Een EDI-team geeft al dan niet een ‘go’ voor nieuwe leveranciers.

Dat nog niet iedere leverancier het versturen van correcte EDI-berichten onder de knie heeft blijkt uit de vele foutmeldingen die de retailer wekelijks moet natrekken. ‘Het uitzoeken hiervan nam zoveel tijd in beslag dat wij dit wilden reduceren’, zegt Heijnen. Samen met softwareleverancier Descartes, met wie C1000 al langere tijd samenwerkt om het EDI-berichtenverkeer zo optimaal mogelijk te laten verlopen, ontwikkelde C1000 een zogenoemde validatieservice.

De validatieservice is een dienst waarbij een EDI-bericht zowel syntactisch als inhoudelijk wordt gevalideerd. Na binnenkomst bij C1000 wordt het bericht gecontroleerd volgens de afspraken van de GS1 invoeringsconventie en op klantspecifieke parameters. Alle berichten die niet aan de gestelde eisen voldoen, worden afgekeurd en automatisch teruggemeld met een vermelding van alle geconstateerde fouten in het verstuurde EDI-bericht.

No garbage in

Heijnen is eigenlijk van mening dat de controle eerder in de keten zou moeten plaatsen. Hij vraagt zich hardop af waarom het de retailer is die de checks moet inbouwen, terwijl de oorzaak ligt in het uitgaande berichtenverkeer van leveranciers. ‘EDI is geen corebusiness van ons, dus we willen het probleem aanpakken bij de bron’, zegt Heijnen. Met de nieuwe validatieservice reageert C1000 proactief op problemen die zouden kunnen ontstaan. Via rapportages is nu te achterhalen hoe leveranciers presteren. Zo kan C1000 gerichter met leveranciers samenwerken om de fouten te elimineren.

Vandaag de dag telt C1000 nog 100 unieke foutmeldingen per week. Het aantal leveranciers met fouten in hun berichten is gedaald van 550 naar 300, nog altijd de helft van het totale aantal dc-leveranciers. C1000 heeft vooralsnog de keuze gemaakt om meldingen over afgekeurde berichten niet rechtstreeks naar leveranciers te sturen, maar om in samenwerking met leveranciers te kijken waar het systeem aangepast dient te worden om de foutmelding in de toekomst te voorkomen.

Fred van der Heide, VP Product Strategy bij Descartes, voegt nog toe dat de nieuwe dienst zo is ontwikkeld, dat deze ook is in te zetten voor andere bedrijven, onafhankelijk van de backofficegegevens. ‘De validatieservice is opgebouwd uit verschillende modules en gebruikers kiezen datgene wat relevant is. ’