Bedrijven moeten werken aan ownership S&OP

Wat is de volgende stap naar verbetering in het proces Sales & Operations Planning? Is dat dan een kleine stap of een grote sprong? Dat wilde adviesbureau Involvation de leden van de SCM Professionals Club zelf laten ervaren tijdens een workshop over Sales & Operations Planning bij bierbrouwerij Bavaria in Lieshout op donderdag 4 april 2013.

Ongeveer de helft van de deelnemers had voorafgaand aan de workshop de S&OP maturity scan van Involvation ingevuld om te bepalen hoe goed dit proces binnen hun bedrijf functioneert en een overzicht van sterkten en zwakten te krijgen. De scan is gebaseerd op de vier volwassenheidsfasen die analistenbureau Gartner onderscheidt, en geeft een beeld van het huidige niveau waarin bedrijven verkeren. ‘In welke fase zit je en waar wil je naar toe?’, vroeg Alfons Willemsen, partner bij Involvation, in zijn inleidende presentatie.

De resultaten van de scan vormden de input voor een plenaire discussie om een beeld te krijgen van de volgende stap. De overall score van het huidige niveau van de participanten liep uiteen: tussen 1,8 en 3,2 op een schaal van 0 tot 4. Van de vijf gemeten onderdelen scoorden de bedrijven het laagst op ownership, namelijk tussen 1,3 en 3,3. Ook bleken de scores op performance management niet goed. ‘Je ziet vaak dat de KPI’s niet duidelijk zijn’, zeiWillemsen. ‘In de dagelijkse praktijk komt er ook politiek bij kijken en spelen bonussen vaak een rol.’

Exceltijgers en patronen

De deelnemers gingen vervolgens aan het werk met een case die Involvation heeft ontwikkeld om het S&OP-proces te ervaren. Allereerst kregen de deelnemers een spreadsheet voor hun neus. Dit moest de vraagvoorspelling van een fictieve multinational in gevarieerde melkproducten voorstellen. De deelnemers kregen de opdracht om de cijfers te interpreteren. Dit leidde direct tot een lange discussie over gemaakte aannames en One Set of Numbers. ‘Dit eenduidige cijfer betekent niet dat budget en forecast hetzelfde moeten worden’, zei Hans van der Drift, partner bij Involvation. Bij verschillende deelnemers was duidelijk een grote behendigheid in Excel waar te nemen, waar anderen juist naar de patronen en logica in de cijfers aan het kijken waren.

Nadat de deelnemers zich over de case hadden gebogen, werden de uitwerkingen plenair besproken met verfrissende discussies en nieuwe inzichten als resultaat. Het gevaar van overmatig zelfvertrouwen bleek een wezenlijk aspect te zijn, werd met een additioneel testje pijnlijk aangetoond. ‘Bij veel bedrijven geven wij het advies om minder zelf te forecasten en systemen hun werk te laten doen’, zei Willemsen. Als belangrijkste zwaktes van waargenomen S&OP-processen noemde hij dat deze te veel supply chain gedreven zijn, te operationeel en gedetailleerd en te weinig voorbereiding hebben.

Tot op het laatste moment bleven de deelnemers geconcentreerd bezig. De bijeenkomst werd afgesloten met de gebruikelijke borrel, maar de borrel zelf was niet heel gebruikelijk. De deelnemers kregen exclusief alcoholvrij fruitbier, waarmee Bavaria heel succesvol is in Islamitische landen.

>> Bekijk alle fotos