7 tips voor een goed supply chain rapport

Je laat je medeweker een pittige studie doen hoe jullie de supply chain kunnen verbeteren. Maar je krijgt een onleesbaar rapport waar je geen wijs uit wordt. Dan maar een consultant inhuren? Maar dat is geen garantie voor succes.

Moet elke supply chain professional kunnen schrijven om een goed rapport op te kunnen leveren? Zeker, supply chain managers moeten een beetje kunnen schrijven. Maar veel belangrijker is dat hij of zij als opdrachtgever goed aangeeft wat hij of zij wil. Naar aanleiding van mijn vorige blog over het onleesbare boekje ‘Rapportbestrijding, Tegen de papieren plaag’ geef ik hier heel overzichtelijk mijn 7 tips voor supply chain professionals om vanaf vandaag alleen goede rapporten opgeleverd te krijgen.

1. Een rapport is het eindresultaat van een onderzoek
Het rapport is feitelijk een presentatie van een onderzoek. Het onderzoek is daarmee belangrijker dan een rapport. Een slecht onderzoek kan nooit een goed rapport opleveren. Een goed onderzoek kan wel in een slecht rapport terechtkomen waarmee het onderzoek ook slecht is. Kijk als supply chain manager dus niet alleen naar het rapport, maar probeer het onderzoek tussentijds ook te volgen.

2. Wees vooraf duidelijk wat precies onderzocht moet worden
Slechte rapporten ontstaan doordat de opdracht niet duidelijk is. Er is vooraf niet een heldere onderzoeksopdracht geformuleerd. Bovendien heerst binnen het team onduidelijkheid wat precies de behoefte is. Een onderzoek naar het werkkapitaal klinkt heel interessant, maar het kan iets opleveren wat je niet wilt weten. Kies zorgvuldig een deelgebied. Kortom, doe zelf vooraf goed onderzoek voordat je een ander ermee opzadelt.

3. Laat de rapportenschrijver regelmatig met tussentijdse presentaties of rapportages komen
Als supply chain manager is het belangrijk dat je het onderzoek goed volgt. Iemand een opdracht geven en 4 maanden later het rapport krijgen, levert vaak niet op wat je wilt. Laat de onderzoeker vooraf duidelijk aangeven wanneer hij een bepaalde fase van het onderzoek heeft afgerond. Zo kun je het onderzoek tijdig controleren en als dat nodig is bijsturen. Nog beter is om een tussentijdse rapportage te laten leveren. Zo krijg je direct een indruk van de schrijfstijl en andere kwaliteiten van de onderzoeker.

4. Maak duidelijke afspraken m.b.t. wanneer en hoe het rapport wordt aangeleverd
Werken jullie altijd in een bepaald type format voor rapporten? Geef dan een overzichtelijk document en een voorbeeldrapport mee hoe je verwacht dat de rapportenschrijver iets aanlevert. Laat je echter niet gevangen nemen in het rapport. In dat geval kun je er ook voor kiezen iemand anders het rapport zelf te laten schrijven. We hebben niet allemaal een Shakespeare in dienst.

5. Geef voorbeelden van goede én slechte rapporten
Wat vind je als supply chain manager een goed rapport? En kom dan eens niet op de proppen met het zoveelste AMR Research uitdraaitje. Pak een rapportage die de organisatie en/of de supply chain blijvend heeft veranderd en presenteer dit in de werkgroep. Vraag je dan vooral af wat de bijdrage of het effect van het rapport is geweest op de verandering. Zijn het de cijfers en grafieken? Of heeft de retorische opbouw van het rapport geholpen om iedereen binnen en buiten de organisatie te overtuigen?

6. Bespreek regelmatig een rapport in het team
Waarom zou je een rapport in de bureaula leggen. Bespreek het met de andere leden van het team. Pak gewoon een rapport dat kortgeleden is opgeleverd en neem de pluspunten en minpunten met elkaar door. Wat is er goed aan het rapport en wat mis je? Iedereen geeft een cijfer en je bepaalt aan het einde van het overleg wat het eindoordeel van het hele team is. Heb je een team dat lijdt aan koudwatervrees, gooi een eigen rapport in de groep en zeg dat iemand anders het geschreven heeft.

7. Doe eens gek
Waarom altijd een rapport. Soms leent een verslag zich veel beter voor een filmpje of een pakkende presentatie van een paar minuten. De samenvatting kan in het archief als het rapport. Daag als supply chain professional je medewerker uit door hem te vragen bij een andere afdeling of een klant een presentatie van het rapport te geven. Neem geen genoegen met een simpel PowerPoint grafiekentheater, maar laat hem eens iets aan de hand van een zak Lego Duplo of met Playmobil poppetjes demonstreren. Geloof maar dat er een hoop creativiteit loskomt…

Ten slotte daag ik je uit. Geef mij een voorbeeld van een rapport dat de organisatie blijvend heeft veranderd. Of een rapport dat jezelf als supply chain professional blijvend heeft veranderd. Bespaar je er geld mee of is je voorraad de helft kleiner geworden? Een goed rapport begint altijd bij jezelf.

Hendrik-Jan de Wit is publicist en werkt als webredacteur bij www.romae.nl. Kijk op zijn blog voor meer meningen en verhalen: http://hendrik-jandewit.blogspot.com. Hij was tot december webredacteur bij Supply Chain Magazine.