S&OP is een reis zonder eind

Sales & Operations Planning is geen project maar een reis, merkte één van de sprekers op tijdens de S&OP-track over S&OP op de Supply Chain Day. Maar dan wel een reis zonder eind, blijkt uit de verhalen.

Door Marcel te Lindert

Er zijn altijd mogelijkheden om het proces te verbeteren, efficiënter te maken of uit te breiden. Dat is onder meer het geval bij Henkel, producent van onder meer wasmiddelen en lijmen. Pas na een onderzoek van Harvard ontstond bij Henkel de bereidheid om echt werk te maken van S&OP. De wetenschappers uit Boston concludeerden dat een verhoging van de servicegraad met 1 procent zou kunnen leiden tot 1 tot 5 procent meer omzet. ‘Henkel deed al aan S&OP, maar dat was een weinig effectief en efficiënt proces. De S&OP-meetings hadden meer weg van een Poolse landdag: een ongestructureerde bijeenkomst waarin veel werd gesproken, maar weinig beslissingen vielen’, vertelt Jeroen Scheepers, senior consultant van Involvation.

Scheepers stelt dat vier factoren in orde moeten zijn om van S&OP een succes te maken: de reden om ermee aan de slag te gaan, de intrinsieke motivatie om het tot een succes te maken, de daarvoor benodigde competenties van mensen en tot slot de benodigde structuren, processen en systemen. ‘Henkel schoot op twee van de vier factoren duidelijk tekort. De reden was niet duidelijk en de structuren, processen en systemen lieten te wensen over. Met de boodschap van Harvard werd die reden duidelijk. Dat werkte zeer inspirerend’, zegt Scheepers, die met Involvation een uitgebreide tour langs de landenvestigingen van Henkel heeft gemaakt. ‘Per land hebben we een traject van drie dagen verzorgd, waaronder één dag met een S&OP-game en één dag met coaching on the job. Het resultaat is een S&OP-proces dat nu echt goed loopt.’

Software robots

Cruciaal in S&OP is het gebruik van een eenduidige set data. Redwood ontwikkelt ‘software robots’ die bedrijven ondersteunen bij het verkrijgen van eenduidigheid in data. ‘Wij zien dat dergelijke processen vaak zijn opgeknipt in stappen die door verschillende systemen worden ondersteund. Met onze software robots kunnen wij die systemen aan elkaar lijmen en processen automatiseren’, verklaart Jeroen Mullink, consultant sales & marketing bij Redwood.

Hij verwijst naar de vele manuele handelingen die bedrijven ondanks alle interfaces tussen systemen steeds weer opnieuw moeten uitvoeren, soms met hulp van Excel. Dat gaat van het combineren van data tot het plaatsen van een vinkje in een bepaald scherm. ‘Bij S&OP gaat het niet alleen om het verkrijgen van een goede dataset, maar ook om het verwerken van de output van het proces, zoals alle beslissingen die zijn genomen. Dat kan worden geautomatiseerd’, aldus Mullink, die Action als klant aanhaalt. Alle kassagegevens worden met een robot van Redwood elk kwartier naar het hoofdkantoor gestuurd, in de juiste systemen geplaatst en gecontroleerd. Daarna zorgt de robot ervoor dat op basis van deze gegevens winkelorders voor aanvulling van de winkelvoorraden worden gegenereerd. Tegelijkertijd gaat een rapportage richting hoofdkantoor. Mullink: ‘Action had veel tijd nodig om alle data te verwerken, waardoor er weinig tijd overbleef voor analyse. Nu is dat andersom.’

Nedac Sorbo is alweer een stap verder in het S&OP-proces. De nonfood-dienstverlener uit Duiven heeft gezien het grote aantal productintroducties veel baat bij S&OP, mede dankzij de forecasts uit het systeem Slim4. De volgende stap is uitbreiden van de dataset met data uit externe bronnen, zoals social media. Supply chain-directeur Mark Anneveld spreekt over big data. ‘Daarmee hopen we de toekomst te voorspellen, bijvoorbeeld welke leverancier van bakwaren hip wordt. Met die leverancier kunnen we dan contact opnemen om diens producten in ons assortiment op te nemen. Dat zijn echter analyses die we niet zelf kunnen doen. Daarvoor zullen we een derde partij moeten inhuren.’