Het sjoelbak syndroom

Logistiek is de kunst van het slim organiseren. Dat is de slogan van de stichting Nederland is logistiek. Op zich zit daar zeker een waarheid in. Maar hoe moet je slim organiseren? Dat vertelt het interessante managementboek ‘Het sjoelbak syndroom, de aanpak van werkdruk voor een betere organisatie’.

Dit boek begint met een cartoon van een herkenbare situatie. Een manager vraagt aan een zwetende medewerker aan een bureau met stapels paperassen ‘Hoe gaat het?’. ‘Nou druk’, antwoordt de medewerker vermoeid. ‘Waarmee?’, vraagt de manager. ‘Oh, van alles.’ ‘Nou succes’, wenst de manager opgewekt.

De auteur Maarten de Winter beschrijft de problemen van werkdruk op de werkvloer en teruglopende output heel treffend met de metafoor van het sjoelbak syndroom. Wie goed kan mikken, weet het aantal blokkerende sjoelschijven voor de opening beperkt te houden. Maar wie behendig is, ziet de sjoelbaan vollopen met sjoelen en kan dan alleen nog maar rammen, met meestal een averechts effect. De oplopende werkvoorraad in de organisatie ondermijnt de bestuurbaarheid van processen, zoals de volle sjoelbak de rechte lijn van de sjoel naar het doel. Het sjoelbak syndroom is ook te zien in de cyclus van achtereenvolgens onveranderbaarheid, lang wachten, lage efficiency, oeverloze discussies, vrijblijvendheid, hoge werkdruk, laag vertrouwen en ten slotte weer onveranderbaarheid.

De oplossing om deze neerwaartse spiraal van stagnatie in de output te doorbeken is volgens De Winter het toepassen van dynamisch capaciteitsmanagement. Hij behandelt in dit boek kort de bottlenecktheorie van Eli Goldratt en legt uit hoe werkvoorraad, flexibiliteit en effectiviteit samenhangen. Dit wordt heel praktisch gemaakt door drie cruciale lessen. De eerste les is dat organisaties onder onvoorspelbaarheid onmogelijk en een hoge efficiency en een hoge flexibiliteit kunnen hebben. Een tweede les is dat je werkvoorraden laag moet houden en je heel voorzichtig moet zijn om afhankelijke afdelingen alleen af te rekenen op bezetting. Een derde les is versnippering tegen te gaan. De techniek van dynamisch capaciteitsmanagement komt uitgebreid aan bod met begrijpelijke rekenvoorbeelden en overzichtelijke visuele schema’s met cascades in een planningsschema.

Voor iemand die logistiek heeft gestudeerd is dit allemaal heel herkenbaar, maar aan de andere kant ook wel weer verfrissend om te zien dat deze wetmatigheden voor alle processen gelden. De Winter noemt de drie benodigde indicatoren werkdruk (voor bestuurbaarheid), werkvoorraad (voor efficiency) en versnippering (voor flexibiliteit) heel treffend een spiegel voor de medewerker. Deze logistieke kennis is perfect voor leken in bureaucratische organisaties. Maar ook voor de logistiek is dit boek interessant. In de logistiek draait het niet alleen om het slimmer organiseren van de fysieke goederenstroom, maar ook steeds meer om het verbeteren van deze besturing.

‘Het sjoelbak syndroom’ (2011), door Maarten de Winter. Uitgeverij Pearson Education Benelux, 160 blz., € 24,95
Oordeel: ****